提升采购效率的最佳策略与实践分享

提升采购效率的重要性及方法探讨

在现代企业管理中，采购效率的提升显得尤为重要。采购不仅仅是企业获取物资和服务的手段，更是影响企业经营成本、运营效率及市场竞争力的关键环节。通过有效的采购审计，企业能够在保障采购合法合规的前提下，降低成本、提高效率，实现可持续发展。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

王悦 培训咨询

一、采购审计的重要性

采购在企业经营活动中占据着极其重要的地位。采购环节的失控可能导致企业在经济效益、资源配置及合规性等方面出现严重问题。因此，定期的采购审计工作显得至关重要。

1. 采购问题是企业的生死问题

无论是大型企业还是中小型企业，采购管理的有效性直接关系到整体运营的顺利与否。如果采购环节出现问题，则可能导致物资短缺、资金流动不畅，甚至影响到企业的正常生产和销售。

2. 采购审计是规范采购活动的重要手段

通过采购审计，企业能够对采购过程中的每一个环节进行有效的监督和控制，确保采购活动的合法性和规范性。定期审计可以帮助企业及时发现潜在的风险和问题，从而采取相应的措施进行整改。

3. 案例分析

以大疆为例，该公司因其采购部门的管理问题而受到外界的广泛关注。通过对采购环节的严格审计，大疆能够更好地控制采购成本，确保产品质量，从而在竞争激烈的市场中保持领先地位。

二、十大采购关键环节及常见风险

在采购过程中，有十大关键环节需要重点关注，每一个环节都可能存在潜在的风险。

• 内控机制：是否健全？
• 采购计划：是否科学？
• 采购合同：是否严谨？
• 采购招标：是否合规？
• 供货商选择：是否可靠？
• 采购数量：是否适当？
• 采购价格：是否合理？
• 采购质量：是否达标？
• 物资保管：是否安全？
• 结算付款：是否严格？

每个环节都需要通过审计来识别风险，确保采购活动的顺利进行。

三、采购审计的两大模式

采购审计可以分为两种主要模式：项目管理式审计和过程参与式审计。每种模式都有其独特的优势和适用场景。

1. 项目管理式审计

这种审计模式通常针对特定的采购项目进行全面审计，确保项目在执行过程中遵循相关的规定和标准。这种模式适合于大型项目或复杂采购。

2. 过程参与式审计

在这种模式下，审计人员将全程参与到采购过程中，实时监控采购活动的合规性和效率。这种模式有助于及时发现问题并进行整改，提升采购效率。

四、六大采购审计要点

在实施采购审计时，有六大要点需要特别关注。

1. 编制专项采购审计工作计划

在编制审计计划时，需要考虑以下几个方面：

• 不同物资的比重和特点
• 内部控制环境的重大变化
• 物资采购的改进空间
• 采购风险因素
• 获取采购相关制度规定
• 熟悉前期物资采购审计工作成果
• 掌握外部信息资料

2. 对采购计划进行审计

审计采购计划时，需要关注以下几个方面：

• 采购计划程序的合规性
• 采购计划依据是否合理
• 采购计划执行情况
• 采购计划价格的合理性
• 采购计划数量的适当性
• 采购方式选择的合规性

3. 对招标程序进行审计

针对招标程序的审计主要包括：

• 供方资源管理的有效性
• 采购方式的合规性
• 投标人审定的合理性
• 招标文件管理的规范性
• 评标标准的明确性
• 评标评委的选择
• 开标程序的透明性
• 评标程序的合规性
• 定标程序的公正性

4. 采购合同审计

在合同审计中，要特别注意：

• 合同签订的合规性
• 采购合同条款的完备性
• 合同内容的合法性
• 采购合同的执行结果
• 采购合同的管理程序

5. 采购价格审计

价格审计的主要内容包括：

• 价格标准的合理性
• 价格信息系统的有效性
• 调价管理机制的透明性

6. 采购计划执行审计

审计执行过程时需关注：

• 采购方式和供货商的改变
• 价格偏差的原因分析
• 质量检验的有效性
• 计量的准确性
• 票据的真伪
• 付款节奏的合理性
• 结算的合规性

五、采购审计与反舞弊

采购领域是舞弊行为的高发区。为了有效防范舞弊，企业需要在审计过程中重视反舞弊工作。

1. 舞弊的特点和理论

舞弊行为通常具有隐蔽性和复杂性。了解舞弊的特点及相关理论（如舞弊三角和GONE理论）是有效防范舞弊的基础。

2. 反舞弊的“三板斧”

• 死盯“机会”——对采购环节的每个细节保持高度警惕
• 重视“压力”——关注内部员工可能面临的业绩压力
• 把准“动机”——分析员工的行为动机，识别潜在风险

3. 处理舞弊问题的注意事项

在处理舞弊问题时，审计人员需要特别注意法律风险、判断合法性的原则以及可能面临的其他风险，确保审计工作的合规性和有效性。

结论

采购效率的提升不仅仅依赖于完善的流程和制度，更需要通过有效的审计手段来发现和解决问题。企业应当重视采购审计工作，通过科学的审计方法和技术手段，确保采购活动的合规性和高效性，从而为企业的可持续发展奠定坚实的基础。