提升采购效率的关键策略与实用技巧

提升采购效率的关键策略与实践

在现代企业管理中，采购成为一项至关重要的活动。采购不仅关系到企业的成本控制，还直接影响到产品质量和市场竞争力。为了提升采购效率，企业需要重视采购审计的重要性，并通过科学的方法来识别和解决各个环节中的潜在风险。本文将深入探讨如何通过有效的采购审计来提升采购效率，从而助力企业的可持续发展。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

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采购审计的重要性

在企业经营活动中，采购环节的管理与控制是企业成功的重要因素之一。采购问题往往被称为“企业的生死问题”，因为这直接关系到企业的成本、质量以及供货的可靠性。因此，定期进行采购审计是确保采购活动合法合规的重要手段。

• 确保合法性与合规性：采购审计可以帮助企业及时发现采购流程中的不合规行为，保障企业的合法权益。
• 提高采购效率：通过审计，可以识别出采购环节中的瓶颈，从而优化采购流程。
• 促进可持续发展：合理的采购审计能够为企业的长远发展奠定基础，提高企业的市场竞争力。

采购环节的关键风险

在采购的各个环节中，存在着许多潜在的风险。理解并掌握这些风险点是提升采购效率的第一步。

• 内控机制：企业的内控机制是否健全，会直接影响采购的合规性。
• 采购计划：科学合理的采购计划能够有效降低不必要的支出。
• 合同管理：合同的严谨性决定了双方的权益是否能够得到保障。
• 招标过程：招标的合规性直接影响供货商的选择和项目的成功实施。
• 供应商选择：供应商的可靠性是确保产品质量的关键。
• 采购价格：合理的价格可以有效控制采购成本，提升经济效益。

采购审计的两大模式

在开展采购审计时，企业可以选择两种主要的审计模式，以便更好地适应自身的管理需求。

• 项目管理式审计：这种模式强调对特定项目的全面审计，确保项目的每一步都符合计划。
• 过程参与式审计：审计人员在采购的全过程中进行实时监督，及时发现问题并提出改进建议。

采购审计的六大要点

要实现高效的采购审计，企业需要关注以下六大要点：

• 编制专项采购审计工作计划：根据不同物资的特点以及内部控制环境的变化，制定详细的审计计划。
• 对采购计划进行审计：审查采购计划的程序、依据和执行情况，确保每个环节都符合标准。
• 对招标程序进行审计：检视招标的合规性，确保供方资源管理和评标程序的公正性。
• 采购合同审计：对合同的合规性及条款的完备性进行审计，确保合同执行的有效性。
• 采购价格审计：分析价格标准与信息系统，确保采购价格的合理性。
• 采购计划执行审计：审查采购过程中的价格偏差、质量检验等，确保执行的合规性。

反舞弊的重要性

采购领域是舞弊行为的高发区，因此，采购审计在反舞弊方面的作用尤为重要。有效的采购审计能够帮助企业识别舞弊的机会、压力和动机，从而采取相应的措施进行预防和控制。

• 识别舞弊机会：通过对采购过程的全面审计，可以发现潜在的舞弊机会，及时进行干预。
• 重视舞弊压力：了解内部人员的压力来源，采取措施降低舞弊的动机。
• 把准舞弊动机：通过分析舞弊行为的动机，制定相应的管理措施，降低舞弊风险。

结论

提升采购效率是企业实现降本增效的重要手段，而采购审计则为这一目标的实现提供了强有力的支持。通过对采购环节的全面审计，企业能够及时识别并解决潜在的问题，进而提高采购的合法性、合规性和经济效益。在未来的企业管理中，采购审计将继续扮演着不可或缺的角色，助力企业实现可持续发展。

综上所述，企业应重视采购审计的实施，通过科学的审计方法与工具，确保每一个采购环节的高效运作。只有这样，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。