优化内部控制机制提升企业管理效率

内部控制机制在采购审计中的重要性

在现代企业管理中，采购环节的有效管理与监督是确保企业顺利运营的关键。内部控制机制作为一种管理手段，能够有效地保障采购活动的合规性和经济效益，其重要性不容忽视。尤其是在采购审计过程中，内部控制机制的健全与否直接影响到审计效果与企业的可持续发展。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

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采购审计的重要性

采购在企业经营活动中扮演着至关重要的角色。采购工作做不好，可能导致企业经营活动的重大损失。因此，定期的监督检查工作显得尤为必要。采购审计不仅是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，更是保障采购活动合法性、规范性的重要手段。

• 确保合规性：通过审计，可以及时发现采购环节中的合规问题，保障企业的合法权益。
• 提高效率：采购审计能够识别流程中的瓶颈与低效环节，从而优化采购流程，提高采购活动的整体效率。
• 降低风险：通过对采购环节的风险评估，企业能够应对潜在的风险，降低损失。
• 促进可持续发展：合理的采购审计能够为企业的长期发展提供保障，助力企业价值增值。

采购环节的关键风险

在采购过程中，存在多种风险点，任何一个环节的失控都可能导致企业的重大损失。以下是十大关键采购环节及其常见风险：

• 内控机制：内部控制机制是否健全，直接影响采购环节的合规性。
• 采购计划：是否科学合理，影响采购效率和成本。
• 采购合同：合同的严谨性和合法性，关系到采购的权益保障。
• 采购招标：招标流程的合规性，确保公平竞争。
• 供货商选择：供货商的可靠性，影响产品质量。
• 采购数量：数量的适当性，关系到库存管理。
• 采购价格：价格的合理性，直接影响企业成本。
• 采购质量：产品质量的达标，影响企业声誉。
• 物资保管：物资的安全管理，防止损失。
• 结算付款：付款的严格性，防范财务风险。

采购审计模式

为了有效开展采购审计，企业可以选择不同的审计模式。主要有以下两种：

• 项目管理式审计：以项目为导向，对特定采购项目进行全面审计，确保每个项目的合规性与有效性。
• 过程参与式审计：在采购流程的各个环节中进行实时监控与审计，及时发现问题并提出改进建议。

采购审计要点

在进行采购审计时，有六大要点需要注意，以确保审计工作有效开展：

• 编制专项采购审计工作计划：根据不同物资的比重和特点，制定相应的审计计划，确保审计工作有的放矢。
• 对采购计划进行审计：审核采购计划的程序、依据、执行情况以及价格和数量的合理性。
• 对招标程序进行审计：确保招标过程的合规性，包括供方资源管理、投标人审定、评标标准等。
• 采购合同审计：审查合同签订的合规性、条款的完备性及合同内容的合法性。
• 采购价格审计：分析价格标准、价格信息系统及调价管理机制。
• 采购计划执行审计：检查采购方式和供货商的变更、价格偏差、质量检验等情况。

采购审计与反舞弊

采购环节往往是舞弊行为的高发领域，因此反舞弊工作非常重要。舞弊的特点包括：

• 机会：舞弊往往发生在管理松懈、缺乏监督的环节。
• 压力：外部或内部的业绩压力可能导致员工采取不当手段。
• 动机：个人利益驱动是舞弊行为的重要动机。

在采购审计中，针对反舞弊的措施可以总结为“三板斧”：

• 死盯“机会”：加大对采购环节的监督，减少舞弊发生的可能性。
• 重视“压力”：关注员工的工作压力，及时提供支持和帮助。
• 把准“动机”：通过建立健全的激励机制，减少个人利益驱动的动机。

总结

综上所述，内部控制机制在采购审计中发挥着不可或缺的作用。通过健全的内部控制机制，企业可以有效预防采购环节的风险，提高采购活动的合规性和经济效益。采购审计不仅是对采购过程的监督，更是保障企业长远发展的重要手段。企业应不断完善内部控制机制，提升采购审计的有效性，以应对日益复杂的市场环境和激烈的竞争。在未来，企业应当更加重视采购审计的工作，确保其在内部控制中的核心地位，为企业的可持续发展保驾护航。