提升采购审计效率的五大关键策略

采购审计的重要性与实施策略

在现代企业运营中，采购环节的管理显得尤为重要。采购不仅关系到企业的运营成本，还直接影响到公司的盈利能力和市场竞争力。因此，采购审计作为对采购活动进行全面检查与评估的重要手段，其重要性不言而喻。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

王悦 培训咨询

采购问题是企业的生死问题

采购环节的失控往往意味着企业面临巨大的风险和损失。无论是由于内部控制不足，还是外部市场环境变化，采购问题一旦出现，后果可以是毁灭性的。以某些企业为例，由于采购环节的失误，导致了大量的资金浪费和资源闲置，这不仅影响了企业的运营效率，还损害了企业的信誉和品牌形象。

采购审计的规范作用

通过定期进行采购审计，企业能够及时发现采购流程中的漏洞和风险点，从而采取必要的措施进行整改。这不仅有助于规范采购活动，降低采购成本，还能提高采购的透明度和效率，确保企业的可持续发展。

案例分析：大疆为何死盯采购部

大疆的成功与其严格的采购审计制度密不可分。作为一家科技企业，大疆在采购环节的每一个细节都进行严格把控，以确保采购的合规性和经济性。这种做法不仅提高了采购效率，还有效防范了潜在的舞弊行为，为企业的快速发展奠定了坚实基础。

十大采购关键环节及常见风险

在采购审计过程中，重点关注以下十大关键环节及其常见风险是非常必要的：

• 内控机制：健全的内控机制能有效防范采购风险。
• 采购计划：科学合理的采购计划是采购成功的基础。
• 采购合同：合同的严谨性直接关系到采购的合法性。
• 采购招标：合规的招标程序能有效降低选择风险。
• 供货商选择：选择可靠的供应商是确保采购质量的关键。
• 采购数量：适当的采购数量能有效控制成本。
• 采购价格：合理的采购价格是企业盈利的保障。
• 采购质量：达标的采购质量是产品竞争力的基础。
• 物资保管：安全的物资保管能防止资源浪费。
• 结算付款：严格的付款程序能降低舞弊风险。

采购审计模式

采购审计的实施可以采用不同的模式，主要包括项目管理式审计和过程参与式审计。

项目管理式审计

这种模式强调在特定项目的实施过程中进行审计，确保每个环节的合规性和有效性。通过对项目的整体把控，审计人员能够及时识别潜在风险并进行调整。

过程参与式审计

过程参与式审计则更加强调审计人员在整个采购过程中的参与，通过实时监控和反馈来确保采购活动的合法性和高效性。这种模式能够帮助企业快速应对市场变化，提升采购灵活性。

采购审计要点

进行有效的采购审计需要关注多个要点，以下是采购审计的六大要点：

• 编制专项采购审计工作计划：根据不同物资的特点，考虑内部控制环境的变化及采购风险因素，制定详细的审计计划。
• 对采购计划进行审计：审查采购计划的执行情况，包括依据、价格、数量及选择的采购方式。
• 对招标程序进行审计：确保招标过程的合规性，包括供方资源管理、投标人审定等。
• 采购合同审计：审查合同的合规性、条款完备性及合同执行情况。
• 采购价格审计：分析价格标准、信息系统及调价管理机制，确保采购价格的合理性。
• 采购计划执行审计：关注采购方式、供货商变化、价格偏差及结算合规性等。

采购审计与反舞弊

采购领域是舞弊行为的高发区域，因此，在进行采购审计时，反舞弊的措施显得格外重要。

舞弊的特点和理论

舞弊行为通常具有隐蔽性和复杂性，其特点包括机会、压力和动机。根据舞弊三角理论，只有当这三者同时存在时，舞弊行为才会发生。此外，GONE理论进一步深入分析了舞弊的成因，帮助审计人员更好地识别和防范舞弊风险。

反舞弊的“三板斧”

• 死盯“机会”：通过加强内部控制，减少舞弊发生的机会。
• 重视“压力”：关注员工的工作压力，及时进行心理疏导和支持。
• 把准“动机”：通过对员工行为的监控，识别潜在的舞弊动机。

处理舞弊问题的注意事项

审计人员在处理舞弊问题时，需要特别关注以下几点：

• 审计人员应了解自身的法律风险，确保审计过程的合规性。
• 在判断舞弊行为的合法性时，应遵循简单原则，确保审计结果的客观性。
• 审计人员还需关注其他潜在风险，确保审计工作的全面性。
• 最后，通过建立风险预防与控制机制，降低舞弊发生的可能性。

总结

采购审计不仅是企业内部控制体系的重要组成部分，更是保障企业合法权益、提高效率的重要手段。通过对采购环节的全面审计，企业能够及时发现问题，降低风险，从而推动企业的可持续发展。随着市场环境的变化和企业规模的扩大，采购审计的必要性和重要性将愈加突出。因此，各企业应重视采购审计工作，不断完善审计机制，以应对未来的挑战。