提升采购合规性的重要性与实施策略解析

采购合规性的重要性

在现代企业管理中，采购不仅仅是获取物资的过程，更是影响企业整体运营效率和经济效益的关键环节。采购合规性，作为确保采购活动合法、规范和高效的基础，对于企业的存续与发展至关重要。采购合规性不仅关系到企业的经济利益，还直接影响到企业的声誉和可持续发展。因此，建立有效的采购合规管理体系，确保每一步采购活动的合规性，成为企业内部审计部门的重要任务。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

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采购合规性的定义与内涵

采购合规性是指企业在采购过程中遵循法律法规、行业标准及内部规章制度的情况。它不仅包括采购流程的合规性，还涉及到供应商的选择、合同的签署、价格的合理性以及物资的质量等多个层面。通过对这些环节的严格审核，企业能够有效规避法律风险、提升采购效率、降低成本、增强竞争力。

采购审计的重要性

采购审计作为确保采购合规性的重要手段，能够帮助企业识别和解决潜在的合规风险。定期的采购审计工作，不仅可以及时发现采购中的问题，还能评估采购活动的整体合规性，进而提升采购过程的透明度和公正性。

采购问题的严重性

采购问题的出现往往会对企业造成严重影响，甚至可能导致企业的存亡。例如，采购环节的舞弊行为会直接导致资金损失，影响企业的正常运营；而不合规的采购活动可能引发法律诉讼，给企业带来巨大声誉损失。因此，企业必须对此高度重视，确保采购的每一个环节都符合相关法规。

采购审计的目标与收益

通过实施有效的采购审计，企业可以实现以下几方面的收益：

• 发现问题与风险：及时识别采购环节中的问题与风险，避免对企业造成进一步损失。
• 提高效率：通过优化采购流程，提升采购活动的效率和经济效益。
• 保护权益：确保企业在采购过程中的合法权益不受侵害，为企业的可持续发展奠定基础。

采购环节的关键风险

在采购活动中，有多个环节可能存在合规风险，企业需要对此进行全面分析和评估。以下是采购中的十大关键环节及其常见风险：

• 内控机制：内控机制是否健全是采购合规的基础。
• 采购计划：采购计划的科学性直接影响采购的合理性。
• 采购合同：合同的严谨性决定了采购的法律保障。
• 采购招标：招标的合规性直接关系到采购的公平性。
• 供货商选择：供应商的可靠性是保障采购质量的前提。
• 采购数量：采购数量的适当性影响到企业的库存成本。
• 采购价格：合理的采购价格是控制成本的关键。
• 采购质量：质量的达标与否直接影响到产品的市场竞争力。
• 物资保管：物资的安全保管关系到资产的完整性。
• 结算付款：严格的结算付款程序是确保合规的必要环节。

采购审计的两大模式

根据不同的审计需求和企业特点，采购审计可以采用不同的模式。主要有以下两种模式：

• 项目管理式审计：该模式适用于大型项目的采购审计，强调对项目全过程的管理和监督。
• 过程参与式审计：这种模式强调审计人员在采购过程中的参与，通过实时监控和评估，确保合规性。

采购审计的关键要点

在进行采购审计时，有几个关键要点需要特别注意：

编制专项采购审计工作计划

在进行采购审计之前，首先需要编制一份详细的工作计划。这份计划应考虑以下因素：

• 不同物资的比重和特点
• 内部控制环境的重大变化
• 物资采购的改进空间
• 采购风险因素
• 获取采购相关制度规定
• 熟悉前期物资采购审计工作成果
• 掌握外部信息资料

对采购计划进行审计

审计采购计划是确保合规性的关键步骤。审计应关注采购计划的程序、依据、执行情况、价格、数量及采购方式选择等多个方面。

对招标程序进行审计

招标程序的审计应包括供方资源管理、采购方式、投标人审定、招标文件管理、评标标准确定等环节，确保整个招标过程的规范性与透明性。

采购合同审计

采购合同的审计应重点关注合同签订的合规性、合同条款的完备性和合法性，以及合同的执行结果和管理程序。

采购价格审计

价格审计主要关注价格标准、信息系统及调价管理机制，确保采购价格的合理性和透明度。

采购计划执行审计

在采购计划执行过程中，需审计采购方式和供货商的改变、价格偏差、质量检验、付款节奏等环节，确保执行过程的合规性。

采购审计与反舞弊

采购环节是舞弊行为的高发领域，企业在进行采购审计时，必须加强对舞弊行为的防范与查处。舞弊的特点通常包括机会、压力和动机三个方面。通过对这些因素的监控，企业可以有效降低舞弊的发生概率。

采购审计反舞弊的“三板斧”

• 死盯“机会”：通过完善内部控制，降低舞弊的机会。
• 重视“压力”：关注员工的工作压力，减少因压力导致的舞弊行为。
• 把准“动机”：通过合理的激励机制，降低员工的舞弊动机。

总结

采购合规性在企业运营中扮演着至关重要的角色。通过建立健全的采购审计机制，企业不仅能有效发现和解决潜在问题，还能提升整体采购效率，保护企业合法权益。在未来的企业管理中，重视采购合规性将是提升企业竞争力和实现可持续发展的重要保障。