优化采购审计方法提升企业成本控制效果

采购审计方法：确保企业采购合规与效益的关键

在现代企业管理中，采购环节的有效性直接关系到企业的经济效益和市场竞争力。采购不仅是企业经营活动的重要组成部分，还涉及到供应链的各个方面。为确保采购活动的合法性、规范性和经济效益，企业需要对采购进行定期的审计。本文将深入探讨采购审计的重要性、关键环节及审计方法，帮助企业内部审计部门提升采购审计水平，降低风险，实现降本增效的目标。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

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一、采购审计的重要性

采购问题的严重性不容忽视。一项不当的采购决策，可能会导致企业资源浪费，甚至影响公司的整体运营。审计作为一种有效的监督工具，能够帮助企业及时发现并纠正采购中的问题，确保采购活动的合规性。

• 采购问题是企业的生死问题：采购不当可能导致成本失控、质量下降，甚至影响客户满意度。
• 采购审计是规范采购活动的重要手段：通过对采购流程的审查和评估，确保每个环节都符合相关法律法规和企业政策。
• 案例分析：例如，某知名无人机制造商大疆通过加强对采购部门的审计，成功识别并防止了潜在的舞弊行为，保障了公司的合法利益。

二、十大采购关键环节及常见风险

在审计采购活动时，需关注以下十个关键环节及其潜在风险：

• 内控机制：企业的内控机制是否健全，能有效防范采购风险。
• 采购计划：采购计划的科学性与合理性直接影响采购效果。
• 采购合同：合同条款的严谨性和法律合规性是保障企业权益的基础。
• 采购招标：招标过程的合规性及透明度影响供应商的选择。
• 供货商选择：供应商的可靠性直接关系到采购质量。
• 采购数量：采购数量的合理性影响库存管理和资金流动。
• 采购价格：合理的价格是确保采购经济效益的前提。
• 采购质量：物资质量的达标与否直接影响产品的最终质量。
• 物资保管：物资的安全保管是防止损失的重要措施。
• 结算付款：严格的结算程序能保障资金的安全流动。

三、两大采购审计模式

根据企业的不同需求，采购审计可以采取以下两种模式：

• 项目管理式审计：这种模式强调对特定采购项目的全面审查，确保项目的每个环节都符合标准。
• 过程参与式审计：审计人员在采购过程中全程参与，实时监控并提供建议，以减少潜在风险。

四、六大采购审计要点

在进行采购审计时，需关注以下六大要点，以确保审计的全面性和有效性：

• 编制专项采购审计工作计划：
  • 考虑不同物资的比重和特点。
  • 关注内部控制环境的重大变化。
  • 评估物资采购的改进空间。
  • 识别采购风险因素。
  • 获取采购相关制度规定和前期审计成果。
  • 掌握外部信息资料。
• 对采购计划进行审计：
  • 审查采购计划的程序及依据。
  • 评估采购计划的执行情况。
  • 检查采购计划的价格和数量。
  • 分析采购方式的选择。
• 对招标程序进行审计：
  • 管理供方资源。
  • 确保采购方式的合规性。
  • 审查投标人的审定过程。
  • 管理招标文件及评标标准的确定。
• 采购合同审计：
  • 审查合同签订的合规性。
  • 评估合同条款的完备性和合法性。
  • 检查合同执行结果及管理程序。
• 采购价格审计：
  • 审查价格标准的合理性。
  • 分析价格信息系统的有效性。
  • 检查调价管理机制的规范性。
• 采购计划执行：
  • 评估采购方式和供货商的改变。
  • 分析价格偏差及质量检验结果。
  • 确保付款节奏和结算的合规性。

五、采购审计与反舞弊

采购领域是舞弊行为的高发区域，因此在审计时需要特别关注舞弊风险。

• 舞弊的特点：通常具有隐蔽性、复杂性和多样性，对审计提出了更高的要求。
• 舞弊理论的应用：审计人员可以通过“舞弊三角”理论和GONE理论来分析和识别舞弊行为。
• 采购审计反舞弊的“三板斧”：
  • 关注“机会”——通过加强内部控制来减少舞弊发生的机会。
  • 重视“压力”——了解员工在采购过程中的压力源，及时给予支持。
  • 把准“动机”——分析员工的动机，防范潜在的舞弊行为。
• 案例分析：供应商与采购人员合谋舞弊案的审计处理，强调了审计人员在识别和处理舞弊问题时需要具备的法律风险意识。
• 审计处理舞弊问题的注意事项：审计人员需关注法律风险、判断合法性的原则及其他潜在风险，并采取有效的风险预防措施。

结论

采购审计不仅是对企业采购过程的监督和评估，更是保护企业合法权益、提升采购效率的重要手段。通过对采购环节的全面审计，企业能够及时发现问题，降低风险，实现降本增效，推动可持续发展。因此，企业应重视采购审计工作，持续提升审计人员的专业能力，以应对日益复杂的采购环境和舞弊风险。通过不断完善采购审计的方法和流程，企业将能够在激烈的市场竞争中立于不败之地。