优化内部控制机制提升企业管理效率

内部控制机制在采购审计中的重要性

在现代企业运营中，采购不仅是成本控制的关键环节，更是企业整体运作的核心组成部分。然而，采购活动的复杂性和多变性，使得其在执行过程中的风险难以避免。因此，建立有效的内部控制机制，对于确保采购活动的合法性、合规性以及经济效益具有至关重要的作用。本文将围绕“内部控制机制”这一主题，从采购审计的重要性、关键环节及常见风险、审计模式、审计要点、反舞弊机制等方面进行深入探讨，力求为企业内部审计部门提供一套系统的采购审计思路与方法。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

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采购审计的重要性

采购审计是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作。其重要性主要体现在以下几个方面：

• 保障企业合法权益：通过对采购活动的审计，能够及时发现并纠正不合规的行为，进而保护企业的合法权益。
• 提高采购效率与效益：审计过程中的问题发现与风险评估，可以帮助企业优化采购流程，提高整体采购效率与效益。
• 促进可持续发展：通过对采购环节的规范化管理，能够有效降低采购风险，为企业的可持续发展奠定基础。

此外，采购问题往往被视为企业生死攸关的问题，尤其是在面对激烈的市场竞争时，良好的采购审计机制能够为企业提供强有力的支持。以大疆为例，其在采购部门的严格审计，正是确保了其在技术与市场中的领先地位。

十大采购关键环节及常见风险

在采购审计中，关注每一个关键环节对于识别和控制风险是非常必要的。以下是十大采购关键环节及其常见风险：

• 内控机制：内控机制是否健全直接影响采购活动的合规性和有效性。
• 采购计划：采购计划的科学性决定了采购活动是否能够有效进行。
• 采购合同：合同的严谨性直接关系到采购的合法性与合规性。
• 采购招标：招标过程的合规性是确保采购公正性的重要环节。
• 供货商选择：选择可靠的供货商是降低采购风险的关键。
• 采购数量：采购数量的适当性直接影响企业的库存成本。
• 采购价格：合理的采购价格是企业控制成本的重要环节。
• 采购质量：采购物资的质量达标与否，直接影响到后续的生产流程。
• 物资保管：物资的安全保管是降低损失的重要措施。
• 结算付款：结算付款的严格性关系到企业的资金流动与财务安全。

两大采购审计模式

在进行采购审计时，可以采用不同的审计模式以适应不同的企业需求。主要有两大审计模式：

• 项目管理式审计：这种模式强调对特定采购项目进行全面审计，关注项目的整体执行情况和效果。
• 过程参与式审计：审计人员在采购活动的每个环节参与，实时监控，确保过程的合规性与合理性。

六大采购审计要点

为了确保采购审计工作的有效性，以下六大审计要点应被严格遵循：

编制专项采购审计工作计划

编制审计工作计划时需考虑：

• 不同物资的比重和特点
• 内部控制环境的重大变化
• 物资采购的改进空间
• 采购风险因素
• 获取采购相关制度规定
• 熟悉前期物资采购审计工作成果
• 掌握外部信息资料

对采购计划进行审计

对采购计划进行审计时，应关注以下方面：

• 采购计划程序
• 采购计划依据
• 采购计划执行情况
• 采购计划价格与数量的合理性
• 采购方式选择的合规性

对招标程序进行审计

招标程序审计的关键点包括：

• 供方资源管理的有效性
• 采购方式的合规性
• 投标人审定的公正性
• 招标文件的管理
• 评标标准与评委的选择

采购合同审计

在合同审计过程中，应关注：

• 合同签订的合规性
• 合同条款的完备性与合法性
• 采购合同的执行结果
• 合同管理程序的有效性

采购价格审计

价格审计时，需考虑：

• 价格标准的合理性
• 价格信息系统的完善性
• 调价管理机制的有效性

采购计划执行审计

执行审计时需关注：

• 采购方式和供货商改变的合理性
• 价格偏差的原因分析
• 质量检验与计量的准确性
• 票据真伪的确认
• 付款节奏与结算合规性

采购审计与反舞弊

采购活动常常是舞弊行为高发的领域，因此，建立有效的反舞弊机制显得尤为重要。采购审计应关注以下几个方面：

• 死盯“机会”：审计人员应关注采购过程中可能出现的舞弊机会，及时发现并处理。
• 重视“压力”：分析采购人员面临的压力来源，采取相应的措施来减轻潜在的舞弊动机。
• 把准“动机”：了解采购人员的工作动机，从根源上控制舞弊行为的发生。

例如，曾发生过一起供应商与采购人员合谋的舞弊案，审计部门通过细致的审计程序，最终揭露了这一行为并采取了有效的处理措施。

总结

在企业的采购活动中，实施健全的内部控制机制与全面的采购审计是保障企业合法权益、提高采购效率与促进可持续发展的重要手段。通过对采购各个环节的审计，不仅可以及时发现并纠正潜在的问题，还能够防范舞弊行为，确保企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

因此，企业内部审计部门应不断提升自身的专业能力，结合实际情况，制定科学合理的采购审计工作计划，确保采购活动的规范性与合规性，从而为企业的健康发展提供强有力的支持。