提升采购效率的关键策略与实践分享

提升采购效率的重要性及其方法

采购在企业经营活动中占据着至关重要的地位，其效率直接影响到公司的整体运作和经济效益。有效的采购过程可以为企业节约成本、提高供应链的灵活性，并最终增强市场竞争力。因此，提升采购效率是每一个企业必须面对的重要课题。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

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采购效率低下的危害

在采购过程中，低效率往往会导致一系列问题。首先，采购问题可能成为企业生死存亡的关键因素。例如，采购环节的失控可能导致企业无法按时获取所需物资，进而影响生产和销售。其次，效率低下可能引发不必要的成本增加，如果企业在采购环节中反复修改合同、重新选择供应商，不仅浪费时间，还可能导致资金的浪费。此外，采购环节的不规范，容易滋生腐败和舞弊行为，给企业带来法律风险和声誉损失。

采购审计的重要性

为了确保采购活动的合规性和经济效益，定期的采购审计是非常必要的。采购审计可以全面检查、评估和监管企业在采购过程中的各个环节，从而确保采购活动的合法性和规范性。通过审计，企业可以及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益。此外，采购审计还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。

关键环节及其风险

在提升采购效率的过程中，了解采购的关键环节及其潜在风险至关重要。以下是十大采购关键环节及其常见风险：

• 内控机制：企业的内控机制是否健全，是否能有效防范风险。
• 采购计划：采购计划的科学性，是否经过充分的市场调研和需求分析。
• 采购合同：合同的严谨性，是否存在漏洞。
• 采购招标：招标过程的合规性，是否遵循相关法律法规。
• 供货商选择：供应商的可靠性，是否经过严格的评估。
• 采购数量：采购数量的适当性，避免过量或不足。
• 采购价格：采购价格的合理性，是否经过市场对比。
• 采购质量：采购物资的质量是否达标，确保符合标准。
• 物资保管：物资的保管安全性，避免损坏和遗失。
• 结算付款：结算和付款的严格性，确保流程合规。

采购审计的模式与要点

采购审计模式

采购审计可以采用多种模式，其中最为常见的两种是项目管理式审计和过程参与式审计。项目管理式审计注重对特定项目的整体把控，而过程参与式审计则强调在采购的每一个环节中进行深入的介入和审查。这两种模式各具优势，企业可以根据具体情况选择适合的审计模式，以达到提升采购效率的目的。

采购审计要点

在进行采购审计时，需要关注以下六大要点：

• 编制专项采购审计工作计划：考虑不同物资的比重和特点，确保审计计划的有效性。
• 对采购计划进行审计：审查采购计划的程序、依据、执行情况及价格合理性。
• 对招标程序进行审计：检查供方资源管理、招标文件的管理及评标程序的合规性。
• 采购合同审计：确保合同签订的合规性与条款的完备性。
• 采购价格审计：审查价格标准和信息系统的建立，确保价格合理。
• 采购计划执行的审计：关注供货商的变动、价格偏差及质量检验。

采购审计与反舞弊

采购环节是舞弊行为的高发领域，因此，进行有效的采购审计可以有效防止舞弊行为的发生。企业应重视舞弊的特点及其理论，了解舞弊出现的“机会”、“压力”和“动机”。在审计过程中，审计人员需要关注潜在的舞弊风险，并采取相应的措施进行防范。

采购审计处理舞弊问题的注意事项

在处理舞弊问题时，审计人员需注意以下几个方面：

• 了解审计人员反舞弊面临的法律风险，确保审计活动在法律框架内进行。
• 掌握判断舞弊行为是否合法的原则，确保审计结果的客观性与公正性。
• 警惕审计人员可能面临的其他风险，如信息泄露等。
• 制定有效的风险预防与控制措施，确保采购活动的合规性与透明度。

结论

提升采购效率是企业实现可持续发展的关键。通过定期的采购审计，企业不仅可以有效识别和消除潜在的风险，还能够确保采购活动的合规性和经济性。面对复杂多变的市场环境，企业应不断优化采购流程，提升采购效率，以实现更高的经济效益和市场竞争力。在此过程中，内审、内控合规及监察部门的协作显得尤为重要，共同推动企业的采购活动向规范化、效率化方向发展。