数字化办公选型：提升企业效率的关键策略

数字化办公选型：新时代企业转型的必经之路

随着“数字化革命”的迅猛发展，越来越多的企业意识到，建立一个数字包容性的工作环境已是当务之急。特别是在2020年疫情的推动下，企业从线下转向线上、从机房转向云端，这一切都在加速企业数字化办公的进程。然而，如何快速高效地打造一个专属、安全、稳定的数字化办公平台，成为了企业面临的主要挑战。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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数字化办公的发展历程

数字化办公并非一朝一夕之功。自20世纪末信息技术开始普及以来，企业办公模式经历了多次变革。从最初的纸质文档处理，到后来的电子邮件、视频会议，再到如今的云办公、移动办公，数字化办公的发展历程可以说是科技与商业结合的缩影。

在这一过程中，尤其是移动互联网和人工智能技术的普及，推动了数字化办公的普及。根据相关调查，美国的数字化办公设备普及率已经达到90%以上，而中国企业的数字化办公普及率虽然为74.6%，但其增长速度却是全球最快的。

数字化办公的定义与范围

数字化办公的定义并不仅限于远程办公或无纸化办公，它是一种全新的工作方式，旨在通过数字技术提升工作效率与协同能力。数字化办公的范围包括但不限于：

• 在线协作工具的使用
• 云存储与数据管理
• 自动化办公流程
• 数字化会议与沟通

传统企业的数字化办公痛点

在数字化转型的过程中，传统企业面临着多重挑战。首先，效率提升的瓶颈制约了企业的快速发展。许多企业在进行数字化办公时，发现原有的工作流程和团队协作方式难以适应新的办公环境，导致效率反而下降。

其次，时间成本与物料成本的增加也是一个不容忽视的问题。企业在转型过程中，需要投入大量资源来培训员工使用新工具、购买新设备，这些都可能导致短期内的成本上升。

最后，会议的模式转变也是数字化办公的重要挑战之一。例如，L集团在举办品牌服务商大会时，采用了线上与线下结合的方式，这种创新的会议模式不仅提升了参与度，还使得信息传递更加高效。

数字化办公的选型策略

面对痛点与挑战，企业在数字化办公选型时需要考虑多个因素。选型的四个要点包括：

• 愿景：企业需要明确数字化办公的长远目标和愿景，以便在选择工具和平台时保持一致。
• 现状与差异：充分分析企业当前的数字化水平，找出与目标之间的差距，制定相应的改进计划。
• 契机与探索：抓住市场变化和技术创新带来的契机，积极探索适合自身的数字化解决方案。
• 风险与规避：在选型过程中，要评估潜在的风险，并制定相关的规避措施。

例如，L集团在进行数字化办公选型时，通过详细的需求分析与市场调研，最终选择了适合自身业务发展的平台，成功实现了转型。

如何建设数字化办公平台

建设数字化办公平台的过程并非一蹴而就，企业需要关注六个关键要点：

• 建设目标：明确建设平台的目标，确保与企业战略相符。
• 建设范围：确定需要数字化的业务范围，避免过度扩展导致资源浪费。
• 试点方案：选择部分部门或项目进行试点，积累经验后再进行全面推广。
• 高层服务：高层领导参与建设过程，提供必要的支持与资源保障。
• 活动爆点：通过活动吸引员工参与，例如总裁亲自参与推广活动，以增强员工的认同感。

在L集团的案例中，通过全员推广活动，成功提升了员工对数字化办公平台的认知与使用率。

持续运营的保障机制

数字化办公并不是一项一次性的工作，而是需要长期维护与持续改进的过程。在这一过程中，企业需要建立有效的保障机制，包括：

• 持续服务：确保对员工的持续支持与服务，及时解决使用过程中遇到的问题。
• 扩展应用：根据业务的发展不断扩展数字化办公的应用，提升整体效率。
• 定期升级：定期对平台进行升级，确保其始终处于最佳状态。
• 持续运营：建立持续运营的团队，负责平台的日常维护与优化。

总结

数字化办公的选型与建设是一个复杂而系统的过程，企业在这一过程中需要充分考虑自身的特点与市场环境。通过合理的选型策略、科学的建设方案以及有效的运营保障机制，企业才能在数字化转型的浪潮中立于不败之地。

在未来，数字化办公将成为企业发展的重要驱动力，帮助企业提升效率、降低成本、增强竞争力。因此，尽早布局数字化办公，将为企业的长远发展打下坚实的基础。