远程协同办公：提升团队效率的关键策略与工具

远程协同办公：数字化转型的必经之路

随着“数字化革命”的浪潮席卷全球，远程协同办公逐渐成为众多企业的新常态。尤其是在2020年疫情的推动下，企业纷纷加速数字化转型，寻求高效、安全和开放的数字化办公解决方案。本文章将围绕数字化办公的发展历程、定义、传统企业在数字化办公中面临的挑战与机遇、选型建议及建设平台的要点进行深入探讨，为企业在远程协同办公的过程中提供实际指导。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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数字化办公的发展历程

数字化办公并非一蹴而就，而是经历了一个不断演变的过程。从最初的自动化办公系统，到后来的网络化办公，再到如今的智能化办公，企业在办公模式上进行了不断的探索与实践。过去几年，随着移动互联网和人工智能技术的普及，数字化智能办公成为了全球企业办公的趋势。

根据行业调查数据，美国作为数字化办公的先行者，其数字化办公设备的普及率已达到90%以上，而日韩、西欧等地区也达到80%以上。尽管中国企业的数字化办公普及率略低于日韩，约为74.6%，但其提升速度是最快的。在这一转型过程中，企业不再局限于传统的线下办公，而是逐渐向云端迁移，形成了更为灵活的工作方式。

疫情的影响

2020年的疫情无疑为数字化转型按下了快进键。许多企业在“不得已而为之”的情况下，迅速实现了从线下到线上、从面对面到远程的转变。这一转变不仅推动了企业的数字化进程，也为未来的工作模式奠定了基础。

远程协同办公的定义与范围

在深入了解数字化办公之前，有必要明确其定义。数字化办公不仅仅是指远程办公或无纸化办公，它还包括利用数字技术提升工作效率、优化资源配置、增强团队协作等多个方面。具体来说，数字化办公的范围和边界包括：

• 远程办公：员工可以在任何地点完成工作，不再受限于传统的办公场所。
• 无纸化办公：通过电子文档和云存储替代传统纸质文档，提升资源利用率。
• 实时协作：利用即时通讯工具和协作平台，实现团队成员之间的无缝沟通。
• 数据驱动决策：通过数据分析工具，帮助企业做出更加科学的决策。

传统企业在数字化办公中的机会与挑战

尽管数字化办公为企业带来了诸多机遇，但在转型过程中也面临着一些挑战。以下是传统企业在数字化办公中常见的痛点：

效率提升的瓶颈

在传统办公模式下，信息传递的效率往往受到限制，导致工作延误。数字化办公可以通过在线协作平台提高信息共享的速度，从而提升整体工作效率。然而，许多企业在转型初期并未充分利用这些工具，仍然存在沟通不畅、信息孤岛等问题。

时间成本和物料成本

传统企业在办公过程中，往往需要大量的时间和物料成本。在数字化办公中，通过电子化的方式可以大幅度降低这些成本。然而，企业需要在初期投入一定的资金用于设备和软件的采购，这对于一些中小企业来说也是一个挑战。

会议方式的创新

数字化办公使得会议形式变得更加多样化。以L集团的品牌服务商大会为例，该公司通过线上与线下相结合的方式，成功组织了一次高效的会议。这种新颖的会议形式不仅节省了时间，还提高了参与度。

传统企业的数字化办公选型建议

在数字化办公的过程中，企业需要选择合适的办公平台。以下是选型时需要考虑的几个要点：

• 愿景：明确企业数字化转型的愿景和目标，了解自身的发展方向。
• 现状与差异：评估当前的办公模式与数字化办公的差异，找出改进的空间。
• 契机与探索：抓住数字化转型的契机，进行相关技术和工具的探索。
• 选型建议：根据企业的具体需求，选择适合的数字化办公平台。
• 风险与规避：识别潜在的风险，并制定相应的规避策略。
• 决策点：在选型过程中，确保各相关方参与决策，形成共识。

通过对L集团嘟嘟的选型案例教学，企业可以更好地理解如何在实际操作中做出明智的选择。

建设数字化办公平台的关键要点

成功的数字化办公不仅仅依赖于技术的选择，更需要从整体上进行规划与建设。以下是建设数字化办公平台时需要关注的几个要点：

• 建设目标：明确建设数字化办公平台的目标，确保与企业整体战略相一致。
• 建设范围：界定数字化办公的建设范围，包括哪些部门和业务流程。
• 试点方案：选择部分业务进行试点，在试点中总结经验，为后续推广提供依据。
• 高层服务：确保高层管理人员的参与和支持，为数字化办公提供必要的资源和决策。
• 活动爆点：通过一些具有吸引力的活动（如总裁参与的推广活动）来提升员工的参与度和积极性。

以L集团嘟嘟全员推广当天活动为例，展示了如何通过有效的活动策划来推动数字化办公的落地。

持续运营保障机制的制定

数字化办公的成功不仅在于建设，更在于持续的运营。企业需要制定有效的保障机制，以确保数字化办公平台的长期有效性。以下是持续运营的四个要点：

• 持续服务：建立完善的服务体系，确保用户在使用过程中的问题能及时得到解决。
• 扩展应用：根据企业发展的需要，不断扩展数字化办公的应用场景。
• 定期升级：定期对数字化办公平台进行升级，确保其始终处于行业前沿。
• 持续运营：制定长期的运营计划，确保数字化办公的持续优化与发展。

结语

随着数字化时代的到来，远程协同办公已成为企业发展的重要趋势。面对挑战与机遇并存的局面，企业需要认真思考如何有效地进行数字化转型，提升办公效率，降低运营成本。通过合理的选型、有效的建设以及持续的运营保障，企业将能够在数字化办公的道路上走得更加稳健，为未来的发展打下坚实的基础。

在这一过程中，企业中高层管理者的参与至关重要。他们需要把握数字化办公的核心要义，带领团队共同迎接这一变革，推动企业的持续发展与创新。