数字化办公选型指南：提升工作效率的最佳工具

数字化办公选型：重塑企业未来的关键

在全球数字化革命的浪潮中，数字化办公已成为越来越多企业的首选。尤其是在2020年疫情的影响下，企业的办公模式发生了翻天覆地的变化，数字化办公的需求愈加迫切。本文将深入探讨数字化办公的定义、发展历程、传统企业在数字化办公中面临的挑战与机遇，以及如何有效选型数字化办公平台，确保企业在快速变化的市场环境中保持竞争力。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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数字化办公的发展历程

数字化办公并非一朝一夕之功。随着移动互联网和人工智能技术的迅猛发展，企业逐渐意识到，传统的办公模式已无法满足其日益增长的需求。根据行业调查数据显示，数字化办公设备在美国的普及率已达到90%以上，日韩、西欧等地区的普及率也超过了80%。而中国企业在数字化办公的提升速度上位居全球前列，尽管普及率为74.6%，但增速却是最快的。

疫情的到来，犹如一场催化剂，让企业的数字化转型按下了快进键。许多原本计划逐步推进的数字化办公策略，被迫加速实施。企业在短时间内需要快速适应远程办公、云端服务等新常态，面临着前所未有的挑战。

什么是数字化办公？

数字化办公不仅仅是远程办公或无纸化办公的简单叠加，它更是一种全新的办公理念。数字化办公是通过信息技术手段，提升办公效率、降低成本、优化资源配置的一种综合性解决方案。其范围涵盖了以下几个方面：

• 远程办公：支持员工在任何地点办公，提高灵活性。
• 无纸化办公：减少纸质文件的使用，提升环保意识。
• 数据共享与协作：实现信息的高效传递与共享，促进团队协作。
• 智能化管理：通过人工智能与大数据分析，提升决策效率。

传统企业的数字化办公痛点

尽管数字化办公为企业提供了诸多机遇，但在实施过程中，传统企业依然面临着不少挑战：

• 效率提升的瓶颈：许多企业在数字化转型的初期，往往面临技术与业务需求不匹配的问题。
• 时间成本与物料成本：企业在转型过程中，常常需要投入大量的时间与物料成本，造成短期内的资金压力。
• 会议模式的变革：如何在疫情期间有效召开线上会议，成为企业管理者的一大考验。例如，L集团在品牌服务商大会上采用了线上与线下结合的方式，成功打破了传统会议的局限性。

数字化办公平台的选型

面对数字化办公的机遇与挑战，企业如何选择合适的数字化办公平台，成为了一个亟待解决的问题。选型的过程可以分为以下几个关键步骤：

• 愿景：明确企业在数字化办公中的长期愿景与目标，确保与公司的战略方向一致。
• 现状与差异：对当前办公模式进行全面评估，找出现状与目标间的差距。
• 契机与探索：在分析市场上已有的解决方案的基础上，寻找适合企业自身特色的数字化工具。
• 选型建议：根据评估结果，制定详细的选型建议，包括功能需求、预算控制等。
• 风险与规避：识别可能面临的风险，并制定相应的规避策略，以减少潜在损失。
• 决策点：在选型过程中，确保关键决策能够得到领导层的支持与认可。

以L集团为例，通过对嘟嘟平台的选型过程进行分析，企业不仅能够明确自己的需求，还能在实践中总结出行之有效的经验。

建设数字化办公平台的要点

选型完成后，企业需要着手建设数字化办公平台。建设的过程同样需要遵循一定的原则和流程：

• 建设目标：明确平台建设的目标，确保其能够满足企业的实际需求。
• 建设范围：确定平台的功能范围，包括文档管理、项目协作、在线会议等。
• 试点方案：选择部分部门进行试点，验证平台的可行性与有效性。
• 高层服务：保证高层领导的支持与参与，提升员工的使用积极性。
• 活动爆点：通过组织一些推广活动，如总裁参与的全员推广活动，提升员工的关注度和参与度。

持续运营的保障机制

数字化办公平台的成功选型与建设并不是终点，企业还需要制定持续运营的保障机制，以确保平台的长期有效性：

• 持续服务：为用户提供持续的技术支持与服务，解决使用过程中的问题。
• 扩展应用：随着企业的发展，不断扩展平台的应用场景，满足新的需求。
• 定期升级：根据市场变化与技术发展，定期进行平台的升级与优化。
• 持续运营：建立专门的运营团队，监测平台的使用情况，定期进行数据分析，为决策提供依据。

总结

数字化办公的选型与建设是企业在信息化时代转型的重要一步。通过明确愿景、评估现状、制定选型方案、建设平台以及持续运营机制，企业能够在激烈的市场竞争中立于不败之地。随着数字化办公的不断深入，企业也将迎来新的发展机遇，助力其在未来的产业价值链中占据有利位置。

在这个快速变化的时代，企业唯有不断拥抱数字化转型，才能在未来的发展中赢得先机。希望通过本文的探讨，能够为企业在数字化办公的选型与建设中提供有益的参考与启示。