远程协同办公的优势与实践指南

远程协同办公的崛起与数字化转型的重要性

在当今数字化革命的浪潮中，远程协同办公作为企业运营的一个重要组成部分，正逐渐成为企业提高效率和应对市场变化的关键手段。尤其是在2020年全球疫情的影响下，企业被迫转型，迅速适应了这种新型办公模式。越来越多的公司意识到，创建一个数字包容性的工作环境是提升竞争力的必要条件。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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数字化办公的发展历程

数字化办公的出现并非一日之功，其发展经历了多个阶段。从最初的传统办公模式，到后来的电子邮件、视频会议等工具的普及，直至现在的云计算与人工智能技术的广泛应用，数字化办公正在不断演进。在这过程中，企业不仅需要关注技术的更新换代，更要理解如何将这些技术有效地融入到日常运营中。

数字化办公的定义与范畴

数字化办公可以被定义为利用数字技术来提升工作效率和协作能力的工作方式。这不仅仅是简单的远程办公或无纸化办公，更是一种全新的工作思维与组织方式。通过数字化办公，企业能够实现信息的快速传递与共享，从而提高工作效率，减少时间和物料成本。

传统企业面临的机会与挑战

尽管数字化办公带来了许多机遇，但传统企业在实施过程中也面临着不少挑战。以下是几个主要的痛点：

• 效率提升的瓶颈：许多企业在信息流转与沟通效率上存在较大障碍，导致团队协作不畅。
• 时间成本与物料成本：传统办公模式往往需要大量的时间和物料，增加了企业的运营成本。
• 会议效率低下：即使在数字化转型的过程中，很多企业仍然依赖于传统的会议方式，导致会议效果不佳。

例如，在L集团的一次品牌服务商大会中，企业成功地将线上与线下会议结合，通过数字化手段提升了会议的参与度和效率，这为其他企业提供了一个可借鉴的案例。

数字化办公的选型策略

企业在实施数字化办公时，选择合适的工具与平台至关重要。以下是选型时需要考虑的几个要点：

• 愿景：明确企业希望通过数字化办公实现的目标。
• 现状与差异：分析当前企业的数字化水平与目标之间的差距。
• 契机与探索：识别市场中的新兴技术与趋势，寻找适合自身的契机。
• 选型建议：根据企业的实际情况，制定合适的工具与平台选型建议。
• 风险与规避：识别可能的风险，并制定相应的规避策略。
• 决策点：在选型过程中，确保决策的透明与合理。

在L集团的案例中，该公司通过详细的选型过程，成功地选择了一款适合自身需求的数字化办公平台，极大地提升了团队的协作能力。

如何建设数字化办公平台

建设数字化办公平台不是一蹴而就的，而是一个系统化的过程。以下是建设过程中需要关注的几个要点：

• 建设目标：明确平台建设的目标和预期效果。
• 建设范围：根据企业的需求，确定数字化办公平台的应用范围。
• 试点方案：选择部分团队进行试点，以便及时发现问题并进行调整。
• 高层服务：高层管理者的参与和支持是成功实施的关键。
• 活动爆点：通过一些活动吸引员工的关注，提高平台的使用率。

在L集团的推广活动中，该公司通过总裁的参与，有效地提高了全员对新平台的接受度和使用率。

持续运营的保障机制

数字化办公平台的持续运营需要建立相应的保障机制，以确保其长效性和有效性。关键要素包括：

• 持续服务：提供长期的技术支持与服务，确保平台的稳定运行。
• 扩展应用：根据企业发展的需要，及时更新与扩展平台的功能。
• 定期升级：定期对系统进行升级，以适应不断变化的技术需求。
• 持续运营：建立有效的运营机制，确保平台的持续使用与优化。

结语

在数字化办公的浪潮中，企业必须要勇于面对挑战，积极探索适合自身的解决方案。通过有效的选型、建设与运营，企业不仅能够提升工作效率，还能在激烈的市场竞争中占据优势。随着技术的不断进步，未来的数字化办公将更加智能化、便捷化，为企业的发展提供源源不断的动力。

通过本次培训课程，学员们将能够深入理解数字化办公的发展历程、痛点以及实施策略，找到适合自身企业的数字化转型路径。在未来的工作中，提升数字化办公的能力，将成为每个企业成功的关键。