远程协同办公提升团队效率的最佳实践

远程协同办公：数字化转型的新机遇

在数字化革命的浪潮下，远程协同办公已经成为当今企业运营的核心趋势之一。尤其是在2020年新冠疫情的影响下，企业面临着前所未有的挑战，许多公司被迫快速转型，采用远程办公的模式。企业如何在这一过程中实现数字化转型，提升工作效率，确保信息安全，成为了亟待解决的问题。本文将深入探讨数字化办公的背景、定义、痛点、选型及建设等方面，为企业在远程协同办公中提供实用指导。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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一、数字化办公的背景

随着移动互联网和人工智能技术的快速发展，数字化办公已经成为全球企业的首选。美国、日韩以及西欧等国家的数字化办公普及率均已超过80%，而中国的数字化办公普及率达到74.6%，并且呈现出迅速增长的趋势。疫情的到来，犹如一把加速器，让企业在数字化转型的道路上不断前行。

然而，企业在转型过程中也面临着多重挑战，如信息安全的保障、业务系统的融合等。如何建立一个高效、安全、稳定的数字化办公平台，成为了企业的当务之急。

二、数字化办公的定义

数字化办公不仅仅是远程办公或无纸化办公。它是指通过数字技术的应用，提升办公效率，优化工作流程，促进团队协作。数字化办公的范围包括信息共享、在线会议、项目管理、数据分析等多个方面。

三、传统企业数字化办公的痛点

对于许多传统企业来说，数字化办公的转型并非易事。以下是一些常见的痛点：

• 效率提升的瓶颈：许多企业在转型过程中，发现原有的工作流程并不适用于数字化办公，导致效率低下。
• 时间成本和物料成本：远程办公虽然减少了通勤时间，但在物料管理和沟通上却可能增加了成本。
• 会议的方式转变：线上会议的普及使得传统会议的形式受到挑战，如何提高线上会议的效率成为新问题。

例如，L集团在品牌服务商大会上采用了线上与线下结合的形式，成功打破了传统会议的局限。

四、数字化办公的选型

企业在进行数字化办公时，选型至关重要。以下是选型的几个关键点：

• 愿景：明确企业的数字化愿景，制定相应的战略目标。
• 现状与差异：分析当前的办公现状，找出与数字化办公的差距。
• 契机与探索：寻找合适的契机，进行技术探索和尝试。
• 选型建议：根据企业的需求，选择合适的数字化办公平台。
• 风险与规避：评估选型过程中可能面临的风险，并制定相应的规避措施。
• 决策点：确保在选型过程中，管理层能够参与决策。

在L集团的案例中，他们经过反复评估和测试，最终选定了适合自身的数字化平台，确保了顺利转型。

五、数字化办公平台的建设

建设数字化办公平台需要明确以下几个方面：

• 建设目标：设定清晰的建设目标，确保平台能够满足企业的实际需求。
• 建设范围：确定平台的功能范围，避免功能过于复杂或不必要。
• 试点方案：在全面推广前，可以先进行小范围的试点，收集反馈。
• 高层服务：高层管理者的参与能够极大地推动数字化办公的进程。
• 活动爆点：通过一些活动吸引员工参与，例如总裁的参与能够提高推广效果。

在L集团的推广活动中，公司的总裁参与了全员推广，极大地鼓舞了员工的士气，提升了平台的使用率。

六、持续运营的保障机制

数字化办公的成功不仅在于平台的建设，更在于持续的运营管理。为此，企业需要建立以下保障机制：

• 持续服务：提供长期的技术支持和服务，确保平台的稳定性。
• 扩展应用：根据企业的发展需要，不断扩展平台的应用功能。
• 定期升级：定期对平台进行升级，确保其技术的先进性。
• 持续运营：制定明确的运营计划，确保平台的长期有效运行。

通过这些措施，企业能够确保数字化办公平台的持续有效性，不断提升工作效率。

总结

在数字化转型的浪潮下，远程协同办公为企业提供了新的发展机遇。企业需要明确数字化办公的定义、痛点，科学选型，并有效建设和运营数字化办公平台。通过不断的探索与实践，企业将能够在激烈的市场竞争中立于不败之地。

未来，数字化办公将不仅是企业生存的必要条件，更将成为企业实现创新与突破的重要驱动力。希望本文能够为企业在远程协同办公的实践中提供有价值的参考和指导。