数字化办公选型指南：提升工作效率的最佳实践

数字化办公选型：引领企业迈向高效工作环境的新时代

在当今这个数字化革命席卷全球的时代，数字化办公已然成为众多企业的首选。随着移动互联网与人工智能技术的迅猛发展，数字化智能办公正在成为全球企业办公的趋势。企业们逐渐意识到，构建一个具有数字包容性的工作环境是提升竞争力的关键所在。本文将结合数字化办公的背景、定义、痛点、选型、建设及持续运营等内容，深入探讨如何实现高效的数字化办公选型。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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一、数字化办公的背景与发展历程

回顾过去几年，数字化办公的普及速度显著加快。根据相关行业调查数据，美国的数字化办公设备普及率已超过90%，日韩和西欧的数字化办公普及率也达到了80%以上。尽管中国企业的数字化办公普及率略低（74.6%），但却是提升速度最快的国家之一。

2020年的疫情无疑为企业的数字化转型按下了快进键。从线下到线上、从机房到云端、从面对面到远程，这一切都在短时间内发生了巨大的变化。企业如何快速搭建一个高效、安全、稳定的数字化办公平台，成为了当前亟待解决的挑战。

二、数字化办公的定义

数字化办公不仅仅是指远程办公或无纸化办公，更是一个涵盖了多种技术与管理方式的综合体系。它的范围包括在线协作、信息共享、流程自动化以及智能化管理等多个方面。通过数字化办公，企业能够在提升效率的同时，降低成本，实现资源的优化配置。

三、传统企业的数字化办公痛点

尽管数字化办公带来了许多机遇，但传统企业在转型过程中也面临着诸多挑战。

• 效率提升的瓶颈：许多企业在数字化转型过程中，发现效率提升并未如预期般明显，仍然存在信息传递不畅、沟通不及时等问题。
• 时间成本和物料成本：企业在转型过程中，可能会面临较高的时间成本和物料成本，尤其是在基础设施建设和人员培训方面。
• 会议效率低下：传统的会议模式往往效率不高，线上线下结合的会议形式，如何高效开展也是企业需要重点考虑的问题。

四、如何进行数字化办公平台选型

在面临诸多挑战的情况下，企业应如何选择合适的数字化办公平台呢？以下是几个关键要点：

• 愿景：明确企业数字化转型的愿景与目标，确保选择的平台能够支持这一愿景的实现。
• 现状与差异：对比当前企业的数字化水平与目标之间的差距，以确定所需的技术和工具。
• 契机与探索：把握市场的契机，积极探索适合自身特点的数字化解决方案。
• 选型建议：根据企业规模、行业特点等综合因素，制定详细的选型建议，确保所选平台的适用性。
• 风险与规避：在选型过程中，充分评估潜在风险，并制定相应的规避策略。
• 决策点：确保决策过程中涉及的各方意见得到充分考虑，以便做出更加科学合理的选择。

例如，在某企业的数字化办公选型过程中，通过对现状的全面分析与需求的深入挖掘，最终选定了适合自身发展的数字化平台，实现了高效的协同办公。

五、如何建设数字化办公平台

选定数字化办公平台后，建设工作同样至关重要。以下是建设过程中需要考虑的几个要素：

• 建设目标：明确数字化办公平台的建设目标，包括提高效率、降低成本、提升员工满意度等。
• 建设范围：确定数字化办公平台的建设范围，涵盖哪些业务流程和部门。
• 试点方案：在正式推广之前，选择部分部门进行试点，以验证平台的有效性。
• 高层服务：确保企业高层领导的支持与参与，为数字化办公的推广提供强有力的保障。
• 活动爆点：通过举办一些推广活动，例如高层参与的宣讲会，激发员工的参与热情。

以某企业的数字化办公建设为例，通过制定详细的建设方案和试点计划，最终实现了全员的快速推广与应用。

六、持续运营的保障机制

数字化办公平台的建设并不是终点，更重要的是如何进行持续运营。以下是持续运营中需关注的几个要点：

• 持续服务：建立完善的服务体系，确保用户在使用过程中遇到的问题能够及时得到解决。
• 扩展应用：根据企业的发展需求，逐步扩展数字化办公平台的应用范围，增加更多功能。
• 定期升级：定期对数字化办公平台进行升级，保持技术的先进性与适应性。
• 持续运营：建立持续运营的机制，确保数字化办公平台能够长期稳定地运行。

例如，某企业在数字化办公平台上线后，通过定期的用户反馈与升级，成功维护了平台的长期稳定运行。

结语

数字化办公不仅是企业转型的趋势，更是提升企业竞争力的关键所在。在这个过程中，企业必须充分认识到数字化办公的痛点，科学合理地进行平台选型、建设及持续运营。通过有效的策略与实践，企业能够在数字化浪潮中立于不败之地，创造更大的价值。