提升跨部门协作效率的实用策略与建议

跨部门协作：企业管理中的沟通艺术

在新冠疫情和全球经济下行的双重压力之下，企业面临着前所未有的挑战。在这样的背景下，如何增强市场开拓能力与产品服务能力，同时加强企业内部的软实力建设，成为了企业生存与发展的关键。这其中，跨部门的协作与管理沟通显得尤为重要。本文将结合相关培训课程内容，探讨如何通过有效的跨部门协作，提升企业的管理效率，并最终实现企业目标。

东方启明：《结构沟通 管理畅通》

【课程背景】在新冠疫情和世界经济式微的当下，企业生存艰难、竞争激烈。企业若想在激烈的竞争中占有一席之地，需要增强市场开拓能力和产品服务能力的同时，加强企业自身软实力的建设也必不可少，而企业内部的管理沟通是企业软实力的重要部分，尤其是从事具体执行和管理工作的中基层管理者，管理效率高低很大部分取决于沟通技能。有效的管理沟通能够使企业不同部门、不同成员之间信息传递更加准确、透明、全面，还能增强企业员工之间的凝聚力，为实现企业的共同愿景、创造高绩效发挥重要促进作用。根据管理学家罗伯特·卡茨研究，管理者应具备技术技能、人际技能、概念技能三种能力，而对于中基层管理者管理成效很大程度上取决于人际技能，而沟通技能是人际技能的核心技能之一。管理者70%的时间用于沟通，开会、谈话、作报告、部署工作、团队激励占据了大部分时间，沟通的效率直接决定了管理的效率；同时，70%的出错是由于沟通失误引起的，实际企业管理中，中基层管理者多是业务出身，是技术“大拿”，但是管理“小白”，没有心理学基础，不了解沟通的方式方法，缺乏沟通工具，缺少沟通反馈、缺少主动沟通、沟通渠道和方式单一，经常出现管理者责骂职工不服从安排，缺乏责任心、不安心本职工作，而职工抱怨管理者不通情达理、家长作风、刚愎自用、无能、不称职；部门间相互踢皮球，矛盾重重，积重难返。针对此种问题，本课程从结构化方法论和具体工具、技巧出发，根据不同的沟通场景，为中基层管理者手把手传授管理中的沟通技能，把看不见、摸不着的沟通方式，变换成具体的沟通表单和实景演练，切实提高中基层管理者的沟通技能，使学员学习到如何激发下属潜能，如何使用潜意识沟通引发深层改变，如何使用正能量语言凝聚团队战斗力，如何通过富有能量的感召焕发团队激情，实现管理沟通畅通，赋能企业价值增长。【课程收益】了解管理沟通遵守的四大原则掌握跨部门沟通中随声附和、三个一、PPP等3个沟通方法掌握会议主持中会议掌控、头脑风暴、有效复盘3个会议画布表单掌握关键对话中说服、批评、绩效反馈、袒露真诚、面对新时代等5个沟通法则和模型掌握激励员工和团队中提问对话、团队故事、点燃团队4个沟通模型【课程特色】学员为本，演练多；技能实操，易掌握；逻辑清晰，结构化；轻松氛围，很幽默；案例精彩，有收获。【课程对象】中层部门管理者、基层科室主任、主管【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、管理沟通遵守的原则是什么1.沟通视窗原则公开象限潜能象限盲点象限隐秘象限2洞察需求原则“WI—FI”制导模型对方关心、喜欢、不喜欢案例：董事长阅示报告的案例3.结论先行原则金字塔原理就说三点课堂练习4.精要表述原则奥利奥模型：观点、理由、预期、观点二、跨部门沟通怎样做到协助协作1.怎样处理争议随声附和法则随：肯定观点、动机、态度、视角附：同时，分享我的观点、想法、立场2.怎样赞美表达错误的赞美：空洞、夸张正确的赞美：PPP模型赞美原则3.怎样提意见三个一法则4.怎样应对情绪化观察坚持三、主持会议怎样做到高燃高效1.掌握进程开场：三约定会中：三把握会末：三确定会后：三跟进2.头脑风暴准备：两同一别预热：阐释背景、意义、目标分享讲评：汇总、评价、加工决议有效复盘复盘前：主题、时间、人员复盘中：回顾目标、评价结果、分析原因、总结经验复盘后：沉淀经验、行动改进四、关键对话怎样做到有进有退1.怎样说服ABC说服法2.怎样批评PIX批评法3.怎样绩效反馈智慧模型4.怎样袒露真诚三真诚法5.怎样面对新生代港铁法则五、激励员工怎样做到赋能赋责1.提问式对话GROW模型：目标、现状、可能、行动2.好的问题开放问题:What\How假设问题动机问题3.三项技能倾听回应反馈六、激励团队怎样做到激发激情1.能量表达正面语言肯定语言积极语言2.团队故事故事场景：表彰、入职、庆典、劝导、介绍故事结构：NIKE模型故事技巧4.点燃团队VIP模型

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一、管理沟通的重要性

管理沟通是企业软实力的重要组成部分，尤其对于中基层管理者而言，沟通技能的高低直接影响到管理效率。根据管理学家罗伯特·卡茨的研究，管理者应具备技术技能、人际技能、概念技能三种能力。而其中，人际技能尤为重要，沟通技能正是人际技能的核心。

• 沟通效率与管理效率直接相关：管理者在工作中花费70%的时间用于沟通，而沟通失误则是导致70%错误的根源。
• 沟通技能的缺失导致管理困境：很多中基层管理者虽然在业务上有很强的专业能力，但在管理上却显得无能为力，缺乏有效的沟通工具和方法。

二、跨部门沟通的原则与方法

为了实现高效的跨部门协作，管理者需要掌握一些基本的沟通原则与方法。这些原则不仅能够帮助管理者在沟通中避免误解，还能有效增强部门之间的合作。

1. 沟通视窗原则

管理者需要了解沟通的四大象限：公开象限、潜能象限、盲点象限和隐秘象限。通过有效的沟通，可以将信息在这四个象限之间流动，增强信息的透明度和共享性。

2. 洞察需求原则

使用“WI-FI”制导模型，了解对方的关心、喜欢和不喜欢，能够帮助管理者更加有效地传达信息、理解对方的需求。例如，在与其他部门沟通时，先了解对方的关注点，再进行信息传递，可以大大提高沟通的效率。

3. 结论先行原则

金字塔原理强调在沟通中要先给出结论，再提供支持信息。这样可以使对方在最短时间内理解核心观点，避免信息过载。

4. 精要表述原则

使用奥利奥模型将观点、理由、预期和观点组合起来，能够让管理者的表述更具说服力，帮助跨部门沟通更加顺畅。

三、跨部门协作中的沟通技巧

在实际的跨部门协作中，管理者还需要掌握一些具体的沟通技巧，以便于更好地处理各类问题。

1. 处理争议的随声附和法则

在面对不同意见时，管理者可以先肯定对方的观点，然后再分享自己的想法。这种方法可以有效减少对立情绪，促进沟通。

2. 赞美表达的PPP模型

在赞美他人时，管理者应注意使用真实、具体的赞美方式，避免空洞和夸张的表述。使用PPP模型（Praise, Provide, Praise）可以帮助管理者在进行批评时，先给予积极的反馈，然后提供改进建议，最后再以赞美结束，从而保持良好的沟通氛围。

3. 提意见的三个一法则

在提出意见时，管理者可以遵循三个一法则：一条建议、一条支持理由、一条期望结果。这种结构化的建议方式，能够让对方更容易接受并理解。

4. 应对情绪化的观察坚持

在跨部门沟通中，情绪往往会影响沟通的效果。管理者应注意观察对方的情绪，并适时调整自己的沟通方式，以降低冲突的可能性。

四、提升会议效率的技巧

会议是跨部门沟通的重要形式，提升会议的效率对于实现高效协作至关重要。以下是一些有效的会议管理技巧。

1. 掌握会议进程

• 开场时明确三项约定：会议目的、参与者角色、时间安排。
• 会议中要把握讨论的节奏，确保每个议题都能得到充分探讨。
• 会后要进行跟进，确保每个决策都能落到实处。

2. 头脑风暴的准备与分享

在头脑风暴环节，管理者需要提前准备，确保参与者的思想碰撞能够产生有效的结果。通过汇总、评价、加工决议，能够促进创新想法的产生。

3. 有效复盘

复盘是对会议效果的总结，管理者在复盘时应回顾目标、评价结果、分析原因，并总结经验，以便于在未来的会议中不断改进。

五、关键对话与绩效反馈

绩效反馈是跨部门沟通中不可或缺的一部分，管理者需要掌握关键对话的技巧，以便于有效进行绩效管理。

1. 说服技巧的ABC法则

通过了解对方的观点、情感和行为，管理者能够更好地进行说服，提升沟通的有效性。

2. 批评的PIX模型

在进行批评时，管理者可以遵循PIX模型：描述问题、影响和期望，确保批评能够被接受并促使改进。

3. 绩效反馈的智慧模型

通过结构化的反馈方式，管理者能够更清晰地传达期望与建议，帮助员工提升绩效。

六、团队激励与沟通

在跨部门协作中，激励团队的沟通同样重要。管理者需要运用有效的沟通技巧，激发团队的激情与创造力。

1. 提问式对话的GROW模型

通过设定目标、分析现状、探讨可能性和制定行动计划，管理者可以帮助团队成员明确方向，提升积极性。

2. 故事表达的NIKE模型

在团队故事分享中，管理者可以运用NIKE模型（Need, Idea, Key takeaway, End）来构建故事，使其更具感染力，从而增强团队凝聚力。

3. 点燃团队的VIP模型

通过积极的语言、故事分享和团队活动，管理者能够有效地激发团队的热情，推动跨部门的协作。

结论

在当今竞争激烈的商业环境中，跨部门协作不仅是企业生存的必要条件，更是实现高绩效的关键所在。通过有效的管理沟通技巧，中基层管理者可以在跨部门协作中发挥更大的作用，促进信息的透明流动，增强团队的凝聚力，从而实现企业目标。随着管理沟通技能的提升，企业将能够更好地应对挑战，抓住机遇，实现可持续发展。