提升会议效率的会议主持技巧全解析

会议主持技巧：提升管理沟通效率的关键

在当今竞争激烈的商业环境中，企业不仅需要在市场开拓和产品服务上具备优势，更需要在内部管理和沟通上提升软实力。尤其在中基层管理者的日常工作中，会议的有效主持是提高管理沟通效率的重要环节。本文将围绕“会议主持技巧”这一主题，结合企业管理沟通的原则和方法，为中基层管理者提供实用的会议主持技巧。

东方启明：《结构沟通 管理畅通》

【课程背景】在新冠疫情和世界经济式微的当下，企业生存艰难、竞争激烈。企业若想在激烈的竞争中占有一席之地，需要增强市场开拓能力和产品服务能力的同时，加强企业自身软实力的建设也必不可少，而企业内部的管理沟通是企业软实力的重要部分，尤其是从事具体执行和管理工作的中基层管理者，管理效率高低很大部分取决于沟通技能。有效的管理沟通能够使企业不同部门、不同成员之间信息传递更加准确、透明、全面，还能增强企业员工之间的凝聚力，为实现企业的共同愿景、创造高绩效发挥重要促进作用。根据管理学家罗伯特·卡茨研究，管理者应具备技术技能、人际技能、概念技能三种能力，而对于中基层管理者管理成效很大程度上取决于人际技能，而沟通技能是人际技能的核心技能之一。管理者70%的时间用于沟通，开会、谈话、作报告、部署工作、团队激励占据了大部分时间，沟通的效率直接决定了管理的效率；同时，70%的出错是由于沟通失误引起的，实际企业管理中，中基层管理者多是业务出身，是技术“大拿”，但是管理“小白”，没有心理学基础，不了解沟通的方式方法，缺乏沟通工具，缺少沟通反馈、缺少主动沟通、沟通渠道和方式单一，经常出现管理者责骂职工不服从安排，缺乏责任心、不安心本职工作，而职工抱怨管理者不通情达理、家长作风、刚愎自用、无能、不称职；部门间相互踢皮球，矛盾重重，积重难返。针对此种问题，本课程从结构化方法论和具体工具、技巧出发，根据不同的沟通场景，为中基层管理者手把手传授管理中的沟通技能，把看不见、摸不着的沟通方式，变换成具体的沟通表单和实景演练，切实提高中基层管理者的沟通技能，使学员学习到如何激发下属潜能，如何使用潜意识沟通引发深层改变，如何使用正能量语言凝聚团队战斗力，如何通过富有能量的感召焕发团队激情，实现管理沟通畅通，赋能企业价值增长。【课程收益】了解管理沟通遵守的四大原则掌握跨部门沟通中随声附和、三个一、PPP等3个沟通方法掌握会议主持中会议掌控、头脑风暴、有效复盘3个会议画布表单掌握关键对话中说服、批评、绩效反馈、袒露真诚、面对新时代等5个沟通法则和模型掌握激励员工和团队中提问对话、团队故事、点燃团队4个沟通模型【课程特色】学员为本，演练多；技能实操，易掌握；逻辑清晰，结构化；轻松氛围，很幽默；案例精彩，有收获。【课程对象】中层部门管理者、基层科室主任、主管【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、管理沟通遵守的原则是什么1.沟通视窗原则公开象限潜能象限盲点象限隐秘象限2洞察需求原则“WI—FI”制导模型对方关心、喜欢、不喜欢案例：董事长阅示报告的案例3.结论先行原则金字塔原理就说三点课堂练习4.精要表述原则奥利奥模型：观点、理由、预期、观点二、跨部门沟通怎样做到协助协作1.怎样处理争议随声附和法则随：肯定观点、动机、态度、视角附：同时，分享我的观点、想法、立场2.怎样赞美表达错误的赞美：空洞、夸张正确的赞美：PPP模型赞美原则3.怎样提意见三个一法则4.怎样应对情绪化观察坚持三、主持会议怎样做到高燃高效1.掌握进程开场：三约定会中：三把握会末：三确定会后：三跟进2.头脑风暴准备：两同一别预热：阐释背景、意义、目标分享讲评：汇总、评价、加工决议有效复盘复盘前：主题、时间、人员复盘中：回顾目标、评价结果、分析原因、总结经验复盘后：沉淀经验、行动改进四、关键对话怎样做到有进有退1.怎样说服ABC说服法2.怎样批评PIX批评法3.怎样绩效反馈智慧模型4.怎样袒露真诚三真诚法5.怎样面对新生代港铁法则五、激励员工怎样做到赋能赋责1.提问式对话GROW模型：目标、现状、可能、行动2.好的问题开放问题:What\How假设问题动机问题3.三项技能倾听回应反馈六、激励团队怎样做到激发激情1.能量表达正面语言肯定语言积极语言2.团队故事故事场景：表彰、入职、庆典、劝导、介绍故事结构：NIKE模型故事技巧4.点燃团队VIP模型

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一、管理沟通遵守的原则

有效的管理沟通遵循一些基本原则，掌握这些原则可以为会议的成功主持打下基础。

• 沟通视窗原则：了解沟通的四个象限（公开、潜能、盲点、隐秘），帮助管理者更好地把握信息传递的透明度。
• 洞察需求原则：运用“WI-FI”制导模型，关注对方的关心点，以便更好地引导沟通。
• 结论先行原则：采用金字塔原理，确保会议中首先给出主要结论，再进行细节阐述。
• 精要表述原则：利用奥利奥模型（观点、理由、预期、观点），使信息表达更加清晰有力。

二、跨部门沟通的技巧

在会议中，跨部门的沟通往往是最具挑战性的部分。以下是一些实用的沟通技巧：

• 随声附和法则：在处理争议时，首先肯定对方观点，再分享自己的想法，促进更好的理解与合作。
• PPP模型：在赞美时，避免空洞和夸张，确保赞美的内容真实且具体。
• 三个一法则：在提出意见时，确保表达的观点、理由和建议相互支持。
• 观察坚持法：面对情绪化的对话，保持冷静，观察对方的情绪，并适时给予反馈。

三、如何高效主持会议

会议的高效性在于主持人的掌控能力，以下是一些会议主持的技巧：

1. 会议进程的掌控

• 会前约定：明确会议的目的、参与人员和时间安排，确保每个参与者都了解会议内容。
• 会中把握：在会议过程中，保持对话题的控制，确保讨论不偏离主题。
• 会后跟进：在会议结束后，及时跟进会议决策的落实情况，确保责任到人。

2. 头脑风暴的有效组织

• 准备：在会议前确保所有参与者了解背景信息和目标。
• 预热：通过引导性问题激发参与者的思考，创造开放的讨论氛围。
• 分享讲评：汇总讨论结果，进行评价和加工，形成可行的决策。

3. 有效复盘

• 复盘前：确定复盘的主题、时间和参与人员。
• 复盘中：回顾会议目标，评价结果，分析原因，总结经验。
• 复盘后：沉淀经验，形成改进行动方案，以便于未来的会议更高效。

四、关键对话的技巧

在会议中，关键对话往往是影响决策的重要环节，掌握以下技巧可以提升沟通效果：

• 说服法（ABC说服法）：通过分析对方的态度、行为和条件，找到说服的切入点。
• 批评法（PIX批评法）：在进行批评时，确保内容具体、针对性强，并给出改进建议。
• 绩效反馈智慧模型：在进行绩效反馈时，注意反馈的及时性和建设性。
• 袒露真诚法（三真诚法）：在对话中展现真实的自我，建立信任关系。
• 面对新生代（港铁法则）：理解新生代员工的需求和期望，以便更好地进行沟通。

五、激励员工和团队的沟通模型

有效的沟通不仅能提高工作效率，还能激励员工和团队，以下是一些激励沟通的模型：

• 提问式对话（GROW模型）：通过设定目标、分析现状、探索可能性和行动计划，激发员工的主动性。
• 好的问题：运用开放问题、假设问题和动机问题，引导员工深入思考，促进对话。
• 三项技能：在沟通中，注重倾听、回应和反馈，建立良好的沟通氛围。

六、点燃团队激情的策略

作为会议主持人，能够激励团队的关键在于良好的情绪表达和故事讲述技巧：

• 能量表达：使用正面、肯定和积极的语言，激发团队的积极情绪。
• 团队故事（NIKE模型）：通过讲述团队的成功故事，增强团队的凝聚力。
• 点燃团队（VIP模型）：通过分享愿景、启发和表彰，激励团队成员朝着共同目标努力。

总结

有效的会议主持技巧不仅能提高沟通的效率，还能增强团队的凝聚力。在当前企业面临挑战的情况下，中基层管理者需要不断提升自己的沟通能力，以实现更高的管理绩效。通过掌握管理沟通的原则、跨部门沟通的技巧、会议主持的艺术以及激励团队的策略，管理者可以在会议中发挥更大的作用，从而推动企业的持续发展。