提升跨部门协作效率的最佳实践与策略

跨部门协作：提升企业管理沟通效率的关键

在当今这个全球经济不确定性加剧、竞争日益激烈的环境中，各类企业面临着前所未有的生存压力。尤其是在新冠疫情的影响下，企业的市场开拓能力和产品服务能力都受到了严峻挑战。在这种情况下，企业需要更加注重自身的软实力建设，其中管理沟通能力的提升显得尤为重要。本文将探讨如何通过有效的跨部门协作，提升企业的管理沟通效率，从而增强企业的核心竞争力。

东方启明：《结构沟通 管理畅通》

【课程背景】在新冠疫情和世界经济式微的当下，企业生存艰难、竞争激烈。企业若想在激烈的竞争中占有一席之地，需要增强市场开拓能力和产品服务能力的同时，加强企业自身软实力的建设也必不可少，而企业内部的管理沟通是企业软实力的重要部分，尤其是从事具体执行和管理工作的中基层管理者，管理效率高低很大部分取决于沟通技能。有效的管理沟通能够使企业不同部门、不同成员之间信息传递更加准确、透明、全面，还能增强企业员工之间的凝聚力，为实现企业的共同愿景、创造高绩效发挥重要促进作用。根据管理学家罗伯特·卡茨研究，管理者应具备技术技能、人际技能、概念技能三种能力，而对于中基层管理者管理成效很大程度上取决于人际技能，而沟通技能是人际技能的核心技能之一。管理者70%的时间用于沟通，开会、谈话、作报告、部署工作、团队激励占据了大部分时间，沟通的效率直接决定了管理的效率；同时，70%的出错是由于沟通失误引起的，实际企业管理中，中基层管理者多是业务出身，是技术“大拿”，但是管理“小白”，没有心理学基础，不了解沟通的方式方法，缺乏沟通工具，缺少沟通反馈、缺少主动沟通、沟通渠道和方式单一，经常出现管理者责骂职工不服从安排，缺乏责任心、不安心本职工作，而职工抱怨管理者不通情达理、家长作风、刚愎自用、无能、不称职；部门间相互踢皮球，矛盾重重，积重难返。针对此种问题，本课程从结构化方法论和具体工具、技巧出发，根据不同的沟通场景，为中基层管理者手把手传授管理中的沟通技能，把看不见、摸不着的沟通方式，变换成具体的沟通表单和实景演练，切实提高中基层管理者的沟通技能，使学员学习到如何激发下属潜能，如何使用潜意识沟通引发深层改变，如何使用正能量语言凝聚团队战斗力，如何通过富有能量的感召焕发团队激情，实现管理沟通畅通，赋能企业价值增长。【课程收益】了解管理沟通遵守的四大原则掌握跨部门沟通中随声附和、三个一、PPP等3个沟通方法掌握会议主持中会议掌控、头脑风暴、有效复盘3个会议画布表单掌握关键对话中说服、批评、绩效反馈、袒露真诚、面对新时代等5个沟通法则和模型掌握激励员工和团队中提问对话、团队故事、点燃团队4个沟通模型【课程特色】学员为本，演练多；技能实操，易掌握；逻辑清晰，结构化；轻松氛围，很幽默；案例精彩，有收获。【课程对象】中层部门管理者、基层科室主任、主管【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、管理沟通遵守的原则是什么1.沟通视窗原则公开象限潜能象限盲点象限隐秘象限2洞察需求原则“WI—FI”制导模型对方关心、喜欢、不喜欢案例：董事长阅示报告的案例3.结论先行原则金字塔原理就说三点课堂练习4.精要表述原则奥利奥模型：观点、理由、预期、观点二、跨部门沟通怎样做到协助协作1.怎样处理争议随声附和法则随：肯定观点、动机、态度、视角附：同时，分享我的观点、想法、立场2.怎样赞美表达错误的赞美：空洞、夸张正确的赞美：PPP模型赞美原则3.怎样提意见三个一法则4.怎样应对情绪化观察坚持三、主持会议怎样做到高燃高效1.掌握进程开场：三约定会中：三把握会末：三确定会后：三跟进2.头脑风暴准备：两同一别预热：阐释背景、意义、目标分享讲评：汇总、评价、加工决议有效复盘复盘前：主题、时间、人员复盘中：回顾目标、评价结果、分析原因、总结经验复盘后：沉淀经验、行动改进四、关键对话怎样做到有进有退1.怎样说服ABC说服法2.怎样批评PIX批评法3.怎样绩效反馈智慧模型4.怎样袒露真诚三真诚法5.怎样面对新生代港铁法则五、激励员工怎样做到赋能赋责1.提问式对话GROW模型：目标、现状、可能、行动2.好的问题开放问题:What\How假设问题动机问题3.三项技能倾听回应反馈六、激励团队怎样做到激发激情1.能量表达正面语言肯定语言积极语言2.团队故事故事场景：表彰、入职、庆典、劝导、介绍故事结构：NIKE模型故事技巧4.点燃团队VIP模型

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管理沟通的重要性

管理沟通是企业软实力的重要组成部分，尤其是对于中基层管理者而言，沟通效率的高低直接影响着管理成效。根据研究，管理者在工作中大约有70%的时间花费在沟通上。无论是召开会议、进行谈话，还是撰写报告，沟通都是不可或缺的环节。有效的管理沟通不仅能使信息传递更加准确、透明、全面，还能增强员工之间的凝聚力，为实现企业共同愿景和创造高绩效发挥重要作用。

然而，现实情况常常是，中基层管理者在沟通中存在诸多问题，例如沟通工具的缺乏、沟通反馈的不足，以及沟通方式的单一化。这些问题导致了部门间的矛盾和信息的失真，进而影响了企业的整体运行效率。因此，加强跨部门协作，提升沟通技能显得尤为重要。

跨部门沟通的四大原则

在跨部门沟通中，有四个基本原则需要遵循，以确保沟通的有效性：

• 沟通视窗原则：管理者需要了解不同沟通象限的特性，包括公开象限、潜能象限、盲点象限和隐秘象限，以便更好地把握沟通的方向。
• 洞察需求原则：使用“WI-FI”制导模型，关注对方的关心、喜欢和不喜欢，提升沟通的针对性和有效性。
• 结论先行原则：采用金字塔原理，先给出结论，再详细阐述理由，以便让对方迅速理解核心信息。
• 精要表述原则：通过奥利奥模型（观点、理由、预期、观点），简洁明了地传达信息，避免冗长和模糊。

跨部门协作的沟通方法

有效的跨部门协作不仅依赖于原则的遵循，还需要运用具体的沟通方法。以下是几种有效的沟通方法：

• 随声附和法则：在处理争议时，通过肯定对方的观点、动机和态度，减少对抗情绪，同时分享自己的观点，促进理解和共识。
• PPP模型：在赞美他人时，确保赞美是真诚的，避免空洞或夸张的表述，以增强团队凝聚力。
• 三个一法则：在提出意见时，确保建议简单易懂，使对方更容易接受和理解。
• 观察坚持原则：在应对情绪化沟通时，保持冷静，关注对方的情感需求，促进有效沟通。

高效会议的主持技巧

召开会议是跨部门协作的重要形式，如何主持一场高效的会议是管理者必须掌握的技能。以下是一些有效的会议主持技巧：

• 会议开场：设定三项约定，包括会议目的、会议时长和参与者的角色，以确保会议的高效性。
• 头脑风暴：在会议中预热，阐释背景、意义和目标，鼓励参与者分享创意，确保每个人的声音都被听到。
• 有效复盘：在会议结束后，及时回顾会议目标、评价结果和分析原因，汇总经验教训，确保后续改进。

关键对话技巧

在跨部门协作中，管理者常常需要进行关键对话。掌握以下沟通法则，将有助于提升对话的效果：

• ABC说服法：通过明确的论据和逻辑结构，增强说服力，使对话更具影响力。
• PIX批评法：在给予批评时，采用结构化的方法，确保批评内容具体、可行，并促进建设性反馈。
• 智慧模型反馈：在进行绩效反馈时，强调积极的方面，帮助员工找到改进方向。
• 三真诚法：在对话中袒露真诚，以建立信任关系，促进开放的沟通氛围。
• 港铁法则：在面对新生代员工时，关注他们的需求和特点，采用更灵活的沟通方式。

激励员工与团队

有效的沟通不仅能够提升工作效率，还能激励员工和团队。在实际操作中，管理者可以运用以下沟通模型：

• GROW模型：通过提问式对话，帮助员工设定目标、分析现状、寻找可能的解决方案，并制定行动计划。
• 开放问题：使用开放性的问题引导员工深入思考，激发他们的潜能。
• 正面语言：在沟通过程中，强调积极的表达，增强团队的凝聚力和战斗力。
• NIKE模型：通过精彩的团队故事激励团队，提升团队士气和归属感。
• VIP模型：在团队建设中，通过点燃团队激情，增强团队的执行力和创造力。

总结

提升跨部门协作能力是当前企业管理中不可忽视的一个环节。通过遵循有效的沟通原则，掌握具体的沟通方法和技巧，管理者能够在实践中有效提高沟通效率，减少信息误差，增强团队的凝聚力。最终，企业将能够在激烈的市场竞争中立于不败之地，实现可持续发展。

随着企业对软实力的重视程度不断提升，跨部门协作及管理沟通的重要性将愈加显著。通过系统的培训与实践，企业能够培养出一支高效的管理团队，为实现企业的长远目标奠定坚实基础。