数字化办公选型指南：提升工作效率的关键策略

数字化办公选型：企业转型的必经之路

在全球范围内，数字化革命正在以惊人的速度改变着企业的运作方式。越来越多的企业意识到，建设一个数字包容性的工作环境已成为时代的趋势。特别是在过去几年的疫情影响下，企业的数字化办公需求愈加迫切。为了帮助企业适应这一转型，本文将深入探讨数字化办公选型的关键要素和实施流程，分析传统企业在数字化转型中面临的挑战与机遇，并提供实用的建议与案例。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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一、数字化办公的发展背景

随着移动互联网和人工智能技术的普及，数字化办公的概念已经深入人心。根据行业调查数据，美国的数字化办公设备普及率已达到90%以上，而日韩和西欧国家也在80%以上。虽然中国的数字化办公普及率略低于日韩（74.6%），但其提升速度却是全球最快的。这一背景下，企业如何快速构建一个高效、安全、开放的数字化办公运营平台，成为了亟待解决的难题。

二、数字化办公的定义与特征

数字化办公不仅仅是简单的远程办公或无纸化办公，而是一个综合性的工作模式，涉及到信息技术、协同工具、数据安全等多个方面。数字化办公的范围和边界包括：

• 信息技术的应用：企业通过信息技术提升工作效率，减少人工干预。
• 协同工作的方式：通过在线工具实现团队成员之间的实时协作。
• 数据管理与安全：确保企业数据在存储和传输过程中的安全性。

三、传统企业数字化办公的痛点

尽管数字化办公带来了诸多便利，但传统企业在转型过程中面临着不少痛点：

• 效率提升的瓶颈：很多企业依旧依赖传统的办公方式，导致工作效率低下。
• 时间成本和物料成本：传统模式下，物料的使用与管理成本较高。
• 会议方式的局限性：不少企业依然采用面对面的会议形式，造成时间和资源的浪费。

例如，L集团在品牌服务商大会的召开中，采用了线上与线下相结合的会议模式，有效降低了成本，同时提高了与会人员的参与感和互动性。

四、数字化办公的选型策略

在进行数字化办公选型时，企业需要从多个方面进行综合考量。以下是选型过程中的关键要素：

• 愿景：明确数字化办公的目标与愿景，确保各部门协同一致。
• 现状与差异：分析当前办公模式的现状和与理想状态的差异，为选型提供依据。
• 契机与探索：寻找数字化转型的契机，通过小规模试点探索适合企业的解决方案。
• 选型建议：根据企业规模、行业特点等因素，选择合适的数字化办公工具与平台。
• 风险与规避：识别潜在的风险，制定相应的应对措施。
• 决策点：设定明确的决策点，确保项目的顺利推进。

通过实施L集团嘟嘟选型案例，企业能够更清晰地认识到在实际运作中可能面临的挑战，并能够及时调整策略以应对变化。

五、数字化办公平台的建设

数字化办公平台的建设需要一个系统的方案，以下是建设过程中的几个要点：

• 建设目标：设定清晰的建设目标，确保平台的功能能够满足企业需求。
• 建设范围：明确平台覆盖的业务范围，防止信息孤岛和数据烟囱的出现。
• 试点方案：制定试点方案，通过小规模测试验证平台的可行性。
• 高层服务：获得高层的支持与参与，提高项目的重视程度。
• 活动爆点：通过活动吸引全员参与，提高数字化办公平台的使用率。

以L集团为例，该企业在全员推广当天举行了一系列的活动，成功吸引了员工的参与，提高了平台的认可度和使用率。

六、持续运营的保障机制

为了确保数字化办公平台的持续有效运作，企业需要建立一套全面的保障机制：

• 持续服务：提供持续的技术支持与服务，保证员工在使用过程中遇到问题能够得到及时解决。
• 扩展应用：根据企业业务的发展，不断扩展平台的功能。
• 定期升级：定期对平台进行升级，确保其技术始终处于领先水平。
• 持续运营：设定专门的团队负责平台的日常运营与维护。

通过这些措施，企业不仅可以保证数字化办公平台的稳定性与安全性，还能为员工提供更好的使用体验，从而提高整体工作效率。

总结

数字化办公的选型与建设是企业转型过程中不可或缺的一部分。通过对数字化办公的深入理解，企业能够更好地识别自身的痛点与机遇，制定出适合自身的发展策略。数字化办公不仅是工具的选择，更是企业文化的重塑与管理模式的创新。希望本文能为企业在数字化转型的道路上提供一些有益的思路与实践经验。