会议主持技巧:提升管理沟通效率的关键
在当今竞争激烈的商业环境中,企业生存和发展的难度加大,尤其是在新冠疫情和全球经济不景气的背景下。企业若想在这种环境中占有一席之地,不仅需要提高市场开拓能力和产品服务能力,还需注重增强自身的软实力。而企业内部的管理沟通,恰恰是提升软实力的关键所在。中基层管理者的管理效率往往取决于其人际沟通技能,而有效的会议主持技巧则是沟通技能中不可或缺的一部分。
【课程背景】在新冠疫情和世界经济式微的当下,企业生存艰难、竞争激烈。企业若想在激烈的竞争中占有一席之地,需要增强市场开拓能力和产品服务能力的同时,加强企业自身软实力的建设也必不可少,而企业内部的管理沟通是企业软实力的重要部分,尤其是从事具体执行和管理工作的中基层管理者,管理效率高低很大部分取决于沟通技能。有效的管理沟通能够使企业不同部门、不同成员之间信息传递更加准确、透明、全面,还能增强企业员工之间的凝聚力,为实现企业的共同愿景、创造高绩效发挥重要促进作用。根据管理学家罗伯特·卡茨研究,管理者应具备技术技能、人际技能、概念技能三种能力,而对于中基层管理者管理成效很大程度上取决于人际技能,而沟通技能是人际技能的核心技能之一。管理者70%的时间用于沟通,开会、谈话、作报告、部署工作、团队激励占据了大部分时间,沟通的效率直接决定了管理的效率;同时,70%的出错是由于沟通失误引起的,实际企业管理中,中基层管理者多是业务出身,是技术“大拿”,但是管理“小白”,没有心理学基础,不了解沟通的方式方法,缺乏沟通工具,缺少沟通反馈、缺少主动沟通、沟通渠道和方式单一,经常出现管理者责骂职工不服从安排,缺乏责任心、不安心本职工作,而职工抱怨管理者不通情达理、家长作风、刚愎自用、无能、不称职;部门间相互踢皮球,矛盾重重,积重难返。针对此种问题,本课程从结构化方法论和具体工具、技巧出发,根据不同的沟通场景,为中基层管理者手把手传授管理中的沟通技能,把看不见、摸不着的沟通方式,变换成具体的沟通表单和实景演练,切实提高中基层管理者的沟通技能,使学员学习到如何激发下属潜能,如何使用潜意识沟通引发深层改变,如何使用正能量语言凝聚团队战斗力,如何通过富有能量的感召焕发团队激情,实现管理沟通畅通,赋能企业价值增长。【课程收益】了解管理沟通遵守的四大原则掌握跨部门沟通中随声附和、三个一、PPP等3个沟通方法掌握会议主持中会议掌控、头脑风暴、有效复盘3个会议画布表单掌握关键对话中说服、批评、绩效反馈、袒露真诚、面对新时代等5个沟通法则和模型掌握激励员工和团队中提问对话、团队故事、点燃团队4个沟通模型【课程特色】学员为本,演练多;技能实操,易掌握;逻辑清晰,结构化;轻松氛围,很幽默;案例精彩,有收获。【课程对象】中层部门管理者、基层科室主任、主管【课程时间】1-2天(6小时/天)【课程大纲】一、管理沟通遵守的原则是什么1.沟通视窗原则公开象限潜能象限盲点象限隐秘象限2洞察需求原则“WI—FI”制导模型对方关心、喜欢、不喜欢案例:董事长阅示报告的案例3.结论先行原则金字塔原理就说三点课堂练习4.精要表述原则奥利奥模型:观点、理由、预期、观点二、跨部门沟通怎样做到协助协作1.怎样处理争议随声附和法则随:肯定观点、动机、态度、视角附:同时,分享我的观点、想法、立场2.怎样赞美表达错误的赞美:空洞、夸张正确的赞美:PPP模型赞美原则3.怎样提意见三个一法则4.怎样应对情绪化观察坚持三、主持会议怎样做到高燃高效1.掌握进程开场:三约定会中:三把握会末:三确定会后:三跟进2.头脑风暴准备:两同一别预热:阐释背景、意义、目标分享讲评:汇总、评价、加工决议有效复盘复盘前:主题、时间、人员复盘中:回顾目标、评价结果、分析原因、总结经验复盘后:沉淀经验、行动改进四、关键对话怎样做到有进有退1.怎样说服ABC说服法2.怎样批评PIX批评法3.怎样绩效反馈智慧模型4.怎样袒露真诚三真诚法5.怎样面对新生代港铁法则五、激励员工怎样做到赋能赋责1.提问式对话GROW模型:目标、现状、可能、行动2.好的问题开放问题:What\How假设问题动机问题3.三项技能倾听回应反馈六、激励团队怎样做到激发激情1.能量表达正面语言肯定语言积极语言2.团队故事故事场景:表彰、入职、庆典、劝导、介绍故事结构:NIKE模型故事技巧4.点燃团队VIP模型
为什么会议主持技巧至关重要
根据管理学家罗伯特·卡茨的研究,管理者需要具备技术技能、人际技能和概念技能。其中,人际技能的核心便是沟通技能,而管理者在日常工作中,70%的时间都用于沟通,这包括开会、谈话、作报告等。有效的会议不仅能够提高沟通效率,还能避免因沟通失误而导致的错误。因此,掌握会议主持的技巧,对于提高管理效率,减少沟通失误至关重要。
会议主持的四大关键技巧
1. 会议的筹备与开场
成功的会议从筹备阶段就开始了。在会议开始前,主持者应做好以下几项准备:
- 明确会议目的:在会议前明确会议的目标和预期结果,确保每位参与者都能理解会议的重要性。
- 制定议程:准备详细的会议议程,并提前分享给参与者,让他们有时间进行准备。
- 确定参会人员:确保相关人员参加会议,避免因缺席而无法达成共识。
在会议开始时,主持者应进行有效的开场,以调动与会人员的积极性。可以采用“三约定”法则:
- 约定会议时间:明确会议的开始和结束时间。
- 约定发言顺序:让参与者清楚谁先发言,避免混乱。
- 约定会议规则:例如,谁发言时其他人不打断等。
2. 会议中高效掌控
在会议进行过程中,主持者需要掌握会议进程,确保讨论有序进行。以下是“三把握”法则:
- 把握发言节奏:适时引导发言,避免某一位参与者占用过多时间。
- 把握讨论主题:确保讨论始终围绕会议议程展开,不偏离主题。
- 把握参会者情绪:关注与会者的情绪变化,适时调整会议气氛。
3. 头脑风暴与有效复盘
会议中,头脑风暴是一种有效的讨论方式,可以激发创新思维。准备阶段需要做到“两同一别”:
- 同主题:确保所有参与者对讨论主题有共同的理解。
- 同目标:明确头脑风暴的目标,确保讨论有的放矢。
- 别打断:在头脑风暴过程中,鼓励大家畅所欲言,避免打断。
会议结束后,复盘是不可或缺的环节。有效复盘包括:
- 复盘前:明确复盘的主题、时间和参与人员。
- 复盘中:回顾目标、评价结果、分析原因及总结经验。
- 复盘后:沉淀经验,行动改进。
4. 会议后的跟进与落实
会议结束后,确保落实会议决定至关重要。可以通过“三跟进”法则来实施:
- 跟进决策:明确每项决策的责任人和完成时间。
- 跟进进度:定期检查任务的执行情况,确保进度符合预期。
- 跟进反馈:收集与会者的反馈意见,为下次会议的改进提供参考。
提升会议主持技巧的实践方法
通过实际演练,可以有效提升会议主持的能力。在培训课程中,学员将通过案例分析和角色扮演等方式,掌握实际的沟通技巧。
- 案例分析:通过分析成功与失败的会议案例,了解会议主持的关键要素。
- 角色扮演:模拟会议场景,进行实战演练,提升应对各种情况的能力。
- 反馈与改进:在演练后进行互评,提出改进意见,帮助彼此成长。
结语
在现代企业管理中,会议不仅是信息交流的平台,更是团队协作的重要环节。掌握会议主持技巧,不仅能够提高沟通效率,还能增强团队凝聚力。希望通过本课程的学习,能够帮助中基层管理者提升会议主持能力,从而更好地服务于企业的发展目标。
通过掌握有效的会议技巧,企业能够在激烈的市场竞争中脱颖而出,为员工创造更好的工作环境,推动企业价值的增长。
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