提升跨部门协作效率的五大关键策略

跨部门协作：提升企业软实力的关键

在当今快速变化的商业环境中，企业面临着前所未有的挑战。新冠疫情的影响使得很多企业在生存与发展之间挣扎，而世界经济的低迷更是为企业带来了激烈的竞争。在这种背景下，企业若想在竞争中占有一席之地，除了增强市场开拓能力和产品服务能力之外，提升企业内部的管理沟通能力，尤其是跨部门的协作能力，也显得尤为重要。

东方启明：《结构沟通 管理畅通》

【课程背景】在新冠疫情和世界经济式微的当下，企业生存艰难、竞争激烈。企业若想在激烈的竞争中占有一席之地，需要增强市场开拓能力和产品服务能力的同时，加强企业自身软实力的建设也必不可少，而企业内部的管理沟通是企业软实力的重要部分，尤其是从事具体执行和管理工作的中基层管理者，管理效率高低很大部分取决于沟通技能。有效的管理沟通能够使企业不同部门、不同成员之间信息传递更加准确、透明、全面，还能增强企业员工之间的凝聚力，为实现企业的共同愿景、创造高绩效发挥重要促进作用。根据管理学家罗伯特·卡茨研究，管理者应具备技术技能、人际技能、概念技能三种能力，而对于中基层管理者管理成效很大程度上取决于人际技能，而沟通技能是人际技能的核心技能之一。管理者70%的时间用于沟通，开会、谈话、作报告、部署工作、团队激励占据了大部分时间，沟通的效率直接决定了管理的效率；同时，70%的出错是由于沟通失误引起的，实际企业管理中，中基层管理者多是业务出身，是技术“大拿”，但是管理“小白”，没有心理学基础，不了解沟通的方式方法，缺乏沟通工具，缺少沟通反馈、缺少主动沟通、沟通渠道和方式单一，经常出现管理者责骂职工不服从安排，缺乏责任心、不安心本职工作，而职工抱怨管理者不通情达理、家长作风、刚愎自用、无能、不称职；部门间相互踢皮球，矛盾重重，积重难返。针对此种问题，本课程从结构化方法论和具体工具、技巧出发，根据不同的沟通场景，为中基层管理者手把手传授管理中的沟通技能，把看不见、摸不着的沟通方式，变换成具体的沟通表单和实景演练，切实提高中基层管理者的沟通技能，使学员学习到如何激发下属潜能，如何使用潜意识沟通引发深层改变，如何使用正能量语言凝聚团队战斗力，如何通过富有能量的感召焕发团队激情，实现管理沟通畅通，赋能企业价值增长。【课程收益】了解管理沟通遵守的四大原则掌握跨部门沟通中随声附和、三个一、PPP等3个沟通方法掌握会议主持中会议掌控、头脑风暴、有效复盘3个会议画布表单掌握关键对话中说服、批评、绩效反馈、袒露真诚、面对新时代等5个沟通法则和模型掌握激励员工和团队中提问对话、团队故事、点燃团队4个沟通模型【课程特色】学员为本，演练多；技能实操，易掌握；逻辑清晰，结构化；轻松氛围，很幽默；案例精彩，有收获。【课程对象】中层部门管理者、基层科室主任、主管【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、管理沟通遵守的原则是什么1.沟通视窗原则公开象限潜能象限盲点象限隐秘象限2洞察需求原则“WI—FI”制导模型对方关心、喜欢、不喜欢案例：董事长阅示报告的案例3.结论先行原则金字塔原理就说三点课堂练习4.精要表述原则奥利奥模型：观点、理由、预期、观点二、跨部门沟通怎样做到协助协作1.怎样处理争议随声附和法则随：肯定观点、动机、态度、视角附：同时，分享我的观点、想法、立场2.怎样赞美表达错误的赞美：空洞、夸张正确的赞美：PPP模型赞美原则3.怎样提意见三个一法则4.怎样应对情绪化观察坚持三、主持会议怎样做到高燃高效1.掌握进程开场：三约定会中：三把握会末：三确定会后：三跟进2.头脑风暴准备：两同一别预热：阐释背景、意义、目标分享讲评：汇总、评价、加工决议有效复盘复盘前：主题、时间、人员复盘中：回顾目标、评价结果、分析原因、总结经验复盘后：沉淀经验、行动改进四、关键对话怎样做到有进有退1.怎样说服ABC说服法2.怎样批评PIX批评法3.怎样绩效反馈智慧模型4.怎样袒露真诚三真诚法5.怎样面对新生代港铁法则五、激励员工怎样做到赋能赋责1.提问式对话GROW模型：目标、现状、可能、行动2.好的问题开放问题:What\How假设问题动机问题3.三项技能倾听回应反馈六、激励团队怎样做到激发激情1.能量表达正面语言肯定语言积极语言2.团队故事故事场景：表彰、入职、庆典、劝导、介绍故事结构：NIKE模型故事技巧4.点燃团队VIP模型

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一、跨部门协作的重要性

跨部门协作是指不同部门之间为实现共同目标而进行的合作与沟通。有效的跨部门协作能够带来以下几个方面的好处：

• 信息共享：不同部门之间能够及时分享信息，减少信息孤岛，提高决策的准确性。
• 资源优化：通过跨部门合作，实现资源的最优配置，降低成本，提高效率。
• 增强团队凝聚力：跨部门合作能够打破部门壁垒，增强员工之间的相互理解和信任。
• 创新能力提升：不同部门的员工能够通过思想碰撞产生新的创意和解决方案。

因此，跨部门的协作不仅仅是一个工作方式，更是企业软实力的重要体现。

二、管理沟通的四大原则

有效的管理沟通是跨部门协作的基础。在沟通中，遵循以下四大原则至关重要：

• 沟通视窗原则：通过公开、潜能、盲点和隐秘四个象限，全面了解沟通对象的需求和心理状态。
• 洞察需求原则：运用“WI-FI”制导模型，掌握对方的关心、喜欢和不喜欢，从而更好地进行沟通。
• 结论先行原则：采用金字塔原理，确保沟通内容简洁明了，先给出结论，再进行详细阐述。
• 精要表述原则：运用奥利奥模型，将观点、理由、预期和观点进行清晰的表述。

遵循这些原则能够提升跨部门沟通的效率，减少误解和冲突。

三、跨部门沟通的技巧

在实际的跨部门沟通中，掌握一些具体的技巧能够让沟通更加顺畅和高效：

• 随声附和法则：在处理争议时，通过肯定对方的观点和立场，进而引入自己的看法，建立良好的沟通氛围。
• PPP模型：在赞美他人时，确保赞美是真诚的，避免空洞和夸张，以增强沟通的可信度。
• 三个一法则：在提出建议或意见时，遵循“一点意见、一个理由、一个建议”的结构，确保信息传达简单明了。
• 观察坚持：面对情绪化的沟通对象时，保持冷静并进行积极的观察，避免情绪化反应。

这些沟通技巧可以帮助中基层管理者更好地与不同部门的同事进行有效沟通，从而提高整体管理效率。

四、提升会议效率的策略

会议是跨部门协作的重要环节，掌握高效的会议管理技巧能够显著提升会议的效果：

• 三约定：在会议开始时，明确会议目标、时间限制和参与人员，确保所有人达成共识。
• 头脑风暴：通过充分的准备和预热，让参与者积极发言，促进创造性思维的碰撞。
• 有效复盘：在会议结束后进行复盘，总结会议成果、分析原因，并制定行动计划。

通过科学的会议管理，不仅能提高决策的效率，还能增进部门之间的合作意愿。

五、关键对话的艺术

在跨部门协作中，进行有效的关键对话十分重要。掌握以下对话技巧，可以让沟通更加顺畅：

• ABC说服法：在说服他人时，从“A”（吸引注意）、“B”（建立信任）、“C”（提供解决方案）三个方面入手。
• PIX批评法：在提出批评时，采用“观察、影响、期望”三步法，让对方更容易接受反馈。
• 智慧模型：在进行绩效反馈时，结合事实、感受和期望，让反馈更加具建设性。
• 三真诚法：在沟通中保持真诚，建立信任，促进开放的交流环境。
• 港铁法则：面对新生代员工时，尊重他们的想法和需求，采取更加灵活的沟通方式。

通过掌握这些对话技巧，管理者能够更好地与团队成员进行沟通，增强团队的凝聚力和战斗力。

六、激励员工与团队的策略

激励是提升团队绩效和士气的关键，特别是在跨部门协作中，激励的方式需更加灵活多样：

• GROW模型：通过明确目标、评估现状、探索可能性和制定行动计划，激励员工主动参与。
• 开放问题：使用开放式问题引导员工思考，如“What”与“How”问题，激发他们的创造力。
• 积极语言：在沟通中使用肯定和正面的语言，提升团队的积极性和士气。
• NIKE模型：通过讲述团队故事，增强团队的归属感和认同感。
• VIP模型：运用能量表达，点燃团队激情，提升团队的整体表现。

通过这些激励策略，管理者能够更好地赋能团队，提升整体的工作效率和协作能力。

结语

在企业生存和发展的关键时刻，跨部门协作的重要性不言而喻。通过有效的管理沟通和协作技巧，企业能够更好地面对外部挑战，提高内部管理效率，增强企业竞争力。希望通过本课程的学习，中基层管理者能够掌握高效的沟通技巧，提升跨部门协作的能力，为企业创造更大的价值。