提升跨部门协作效率的五大关键策略

跨部门协作：企业成功的关键

在当今全球经济面临挑战、企业竞争日趋激烈的背景下，企业的生存与发展不仅依赖于市场开拓能力和产品服务能力，更需要提升内部的管理沟通和跨部门协作能力。尤其在新冠疫情的影响下，企业面对的压力加大，如何有效协调部门间的合作成为了管理者们亟需解决的重要课题。

东方启明：《结构沟通 管理畅通》

【课程背景】在新冠疫情和世界经济式微的当下，企业生存艰难、竞争激烈。企业若想在激烈的竞争中占有一席之地，需要增强市场开拓能力和产品服务能力的同时，加强企业自身软实力的建设也必不可少，而企业内部的管理沟通是企业软实力的重要部分，尤其是从事具体执行和管理工作的中基层管理者，管理效率高低很大部分取决于沟通技能。有效的管理沟通能够使企业不同部门、不同成员之间信息传递更加准确、透明、全面，还能增强企业员工之间的凝聚力，为实现企业的共同愿景、创造高绩效发挥重要促进作用。根据管理学家罗伯特·卡茨研究，管理者应具备技术技能、人际技能、概念技能三种能力，而对于中基层管理者管理成效很大程度上取决于人际技能，而沟通技能是人际技能的核心技能之一。管理者70%的时间用于沟通，开会、谈话、作报告、部署工作、团队激励占据了大部分时间，沟通的效率直接决定了管理的效率；同时，70%的出错是由于沟通失误引起的，实际企业管理中，中基层管理者多是业务出身，是技术“大拿”，但是管理“小白”，没有心理学基础，不了解沟通的方式方法，缺乏沟通工具，缺少沟通反馈、缺少主动沟通、沟通渠道和方式单一，经常出现管理者责骂职工不服从安排，缺乏责任心、不安心本职工作，而职工抱怨管理者不通情达理、家长作风、刚愎自用、无能、不称职；部门间相互踢皮球，矛盾重重，积重难返。针对此种问题，本课程从结构化方法论和具体工具、技巧出发，根据不同的沟通场景，为中基层管理者手把手传授管理中的沟通技能，把看不见、摸不着的沟通方式，变换成具体的沟通表单和实景演练，切实提高中基层管理者的沟通技能，使学员学习到如何激发下属潜能，如何使用潜意识沟通引发深层改变，如何使用正能量语言凝聚团队战斗力，如何通过富有能量的感召焕发团队激情，实现管理沟通畅通，赋能企业价值增长。【课程收益】了解管理沟通遵守的四大原则掌握跨部门沟通中随声附和、三个一、PPP等3个沟通方法掌握会议主持中会议掌控、头脑风暴、有效复盘3个会议画布表单掌握关键对话中说服、批评、绩效反馈、袒露真诚、面对新时代等5个沟通法则和模型掌握激励员工和团队中提问对话、团队故事、点燃团队4个沟通模型【课程特色】学员为本，演练多；技能实操，易掌握；逻辑清晰，结构化；轻松氛围，很幽默；案例精彩，有收获。【课程对象】中层部门管理者、基层科室主任、主管【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、管理沟通遵守的原则是什么1.沟通视窗原则公开象限潜能象限盲点象限隐秘象限2洞察需求原则“WI—FI”制导模型对方关心、喜欢、不喜欢案例：董事长阅示报告的案例3.结论先行原则金字塔原理就说三点课堂练习4.精要表述原则奥利奥模型：观点、理由、预期、观点二、跨部门沟通怎样做到协助协作1.怎样处理争议随声附和法则随：肯定观点、动机、态度、视角附：同时，分享我的观点、想法、立场2.怎样赞美表达错误的赞美：空洞、夸张正确的赞美：PPP模型赞美原则3.怎样提意见三个一法则4.怎样应对情绪化观察坚持三、主持会议怎样做到高燃高效1.掌握进程开场：三约定会中：三把握会末：三确定会后：三跟进2.头脑风暴准备：两同一别预热：阐释背景、意义、目标分享讲评：汇总、评价、加工决议有效复盘复盘前：主题、时间、人员复盘中：回顾目标、评价结果、分析原因、总结经验复盘后：沉淀经验、行动改进四、关键对话怎样做到有进有退1.怎样说服ABC说服法2.怎样批评PIX批评法3.怎样绩效反馈智慧模型4.怎样袒露真诚三真诚法5.怎样面对新生代港铁法则五、激励员工怎样做到赋能赋责1.提问式对话GROW模型：目标、现状、可能、行动2.好的问题开放问题:What\How假设问题动机问题3.三项技能倾听回应反馈六、激励团队怎样做到激发激情1.能量表达正面语言肯定语言积极语言2.团队故事故事场景：表彰、入职、庆典、劝导、介绍故事结构：NIKE模型故事技巧4.点燃团队VIP模型

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一、跨部门协作的重要性

跨部门协作是指不同部门之间为了实现共同目标而进行的合作与沟通。在企业中，各部门通常承担着不同的职能与责任，然而，单一部门的努力往往难以实现整体目标。因此，跨部门的有效协作显得尤为重要。

• 提高工作效率：通过跨部门协作，信息能够更快地流动，决策的制定也更加迅速，从而提高工作效率。
• 增强创新能力：不同部门的人员往往具备不同的技能和视角，通过协作，可以激发更多的创意与解决方案。
• 提升员工满意度：跨部门协作能够改善员工之间的关系，增强团队凝聚力，从而提升员工的工作满意度。

二、提升跨部门协作的策略

为了有效提升跨部门的协作能力，企业管理者需要具备一定的沟通技巧和方法。以下是一些关键策略：

1. 遵循沟通原则

有效的沟通是跨部门协作的基础。管理者应遵循以下四大原则：

• 沟通视窗原则：理解沟通中不同信息的公开性和隐秘性，确保信息的透明度。
• 洞察需求原则：运用“WI-FI”模型，关注对方的需求与兴趣，提供相关的信息。
• 结论先行原则：采用金字塔原理，以清晰的结构传达信息，确保信息的有效性。
• 精要表述原则：使用奥利奥模型，清晰地表达观点、理由和预期结果。

2. 有效处理争议

在跨部门合作中，争议和误解往往难以避免。管理者可以采用随声附和法则来处理争议。这一法则要求在肯定他人观点的基础上，分享自己的看法，从而促进双方的理解和共识。

3. 适当赞美与建议

赞美和建议是沟通中必不可少的部分。管理者应采用PPP模型来进行有效的赞美，避免空洞和夸张的表述。同时，对于提出的建议，可以使用三个一法则，即提出一个观点、一个建议和一个请求，确保交流的有效性。

三、如何提高会议效率

会议是跨部门协作的重要形式，如何提高会议的效率是管理者需要关注的另一个关键点。以下是提高会议效率的几个方法：

1. 掌握会议流程

有效的会议需要明确的流程，包括：

• 开场：设定三项约定，明确会议目标。
• 会中：保持对会议进程的把握。
• 会末：确认会议结果和后续的跟进事项。

2. 头脑风暴与复盘

在会议中，采用头脑风暴的方式，可以激发更多的创意。在会议结束后，进行有效的复盘，总结经验教训，为下一次的会议和合作提供借鉴。

四、关键对话与反馈

在跨部门协作中，关键对话和反馈是必不可少的部分。管理者需要掌握以下几种沟通法则：

• 说服法：采用ABC说服法，明确论点、支持数据和结论。
• 批评法：运用PIX批评法，做到尊重与有效。
• 绩效反馈：使用智慧模型，确保反馈的建设性。
• 袒露真诚：通过三真诚法，增进信任与理解。
• 面对新生代：运用港铁法则，适应新生代员工的沟通需求。

五、激励员工与团队

跨部门协作不仅仅是信息的传递，更是团队的凝聚。管理者可通过以下方式激励员工和团队：

1. 提问式对话

采用GROW模型进行提问，帮助员工明确目标、现状和行动计划，从而激发他们的潜力。

2. 故事激励

通过团队故事的分享，增强团队的归属感和凝聚力。使用NIKE模型，为故事设定结构，确保其感染力。

3. 能量表达

运用正面语言和积极语言，营造良好的沟通氛围，从而点燃团队的激情。

结论

在企业的日常运营中，跨部门协作的有效性直接影响着企业的管理效率和整体绩效。通过遵循沟通原则、有效处理争议、提高会议效率、掌握关键对话及激励团队等策略，管理者能够显著提升跨部门协作的能力，进而推动企业的可持续发展。

在未来的竞争环境中，企业若想立于不败之地，必须认真对待跨部门协作的问题，提升管理沟通的能力，进而为企业的价值增长赋能。