提升工作效率的跨部门协作策略与技巧

跨部门协作：提升企业软实力的关键

在当今复杂多变的商业环境中，企业面临着前所未有的挑战。尤其是在新冠疫情及全球经济下行的大背景下，企业生存变得愈加艰难，竞争愈加激烈。在此背景下，如何增强市场开拓能力和产品服务能力，提升企业的软实力，成为了企业必须面对的重要课题。而跨部门协作，则是提升企业软实力的核心组成部分之一。

东方启明：《结构沟通 管理畅通》

【课程背景】在新冠疫情和世界经济式微的当下，企业生存艰难、竞争激烈。企业若想在激烈的竞争中占有一席之地，需要增强市场开拓能力和产品服务能力的同时，加强企业自身软实力的建设也必不可少，而企业内部的管理沟通是企业软实力的重要部分，尤其是从事具体执行和管理工作的中基层管理者，管理效率高低很大部分取决于沟通技能。有效的管理沟通能够使企业不同部门、不同成员之间信息传递更加准确、透明、全面，还能增强企业员工之间的凝聚力，为实现企业的共同愿景、创造高绩效发挥重要促进作用。根据管理学家罗伯特·卡茨研究，管理者应具备技术技能、人际技能、概念技能三种能力，而对于中基层管理者管理成效很大程度上取决于人际技能，而沟通技能是人际技能的核心技能之一。管理者70%的时间用于沟通，开会、谈话、作报告、部署工作、团队激励占据了大部分时间，沟通的效率直接决定了管理的效率；同时，70%的出错是由于沟通失误引起的，实际企业管理中，中基层管理者多是业务出身，是技术“大拿”，但是管理“小白”，没有心理学基础，不了解沟通的方式方法，缺乏沟通工具，缺少沟通反馈、缺少主动沟通、沟通渠道和方式单一，经常出现管理者责骂职工不服从安排，缺乏责任心、不安心本职工作，而职工抱怨管理者不通情达理、家长作风、刚愎自用、无能、不称职；部门间相互踢皮球，矛盾重重，积重难返。针对此种问题，本课程从结构化方法论和具体工具、技巧出发，根据不同的沟通场景，为中基层管理者手把手传授管理中的沟通技能，把看不见、摸不着的沟通方式，变换成具体的沟通表单和实景演练，切实提高中基层管理者的沟通技能，使学员学习到如何激发下属潜能，如何使用潜意识沟通引发深层改变，如何使用正能量语言凝聚团队战斗力，如何通过富有能量的感召焕发团队激情，实现管理沟通畅通，赋能企业价值增长。【课程收益】了解管理沟通遵守的四大原则掌握跨部门沟通中随声附和、三个一、PPP等3个沟通方法掌握会议主持中会议掌控、头脑风暴、有效复盘3个会议画布表单掌握关键对话中说服、批评、绩效反馈、袒露真诚、面对新时代等5个沟通法则和模型掌握激励员工和团队中提问对话、团队故事、点燃团队4个沟通模型【课程特色】学员为本，演练多；技能实操，易掌握；逻辑清晰，结构化；轻松氛围，很幽默；案例精彩，有收获。【课程对象】中层部门管理者、基层科室主任、主管【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、管理沟通遵守的原则是什么1.沟通视窗原则公开象限潜能象限盲点象限隐秘象限2洞察需求原则“WI—FI”制导模型对方关心、喜欢、不喜欢案例：董事长阅示报告的案例3.结论先行原则金字塔原理就说三点课堂练习4.精要表述原则奥利奥模型：观点、理由、预期、观点二、跨部门沟通怎样做到协助协作1.怎样处理争议随声附和法则随：肯定观点、动机、态度、视角附：同时，分享我的观点、想法、立场2.怎样赞美表达错误的赞美：空洞、夸张正确的赞美：PPP模型赞美原则3.怎样提意见三个一法则4.怎样应对情绪化观察坚持三、主持会议怎样做到高燃高效1.掌握进程开场：三约定会中：三把握会末：三确定会后：三跟进2.头脑风暴准备：两同一别预热：阐释背景、意义、目标分享讲评：汇总、评价、加工决议有效复盘复盘前：主题、时间、人员复盘中：回顾目标、评价结果、分析原因、总结经验复盘后：沉淀经验、行动改进四、关键对话怎样做到有进有退1.怎样说服ABC说服法2.怎样批评PIX批评法3.怎样绩效反馈智慧模型4.怎样袒露真诚三真诚法5.怎样面对新生代港铁法则五、激励员工怎样做到赋能赋责1.提问式对话GROW模型：目标、现状、可能、行动2.好的问题开放问题:What\How假设问题动机问题3.三项技能倾听回应反馈六、激励团队怎样做到激发激情1.能量表达正面语言肯定语言积极语言2.团队故事故事场景：表彰、入职、庆典、劝导、介绍故事结构：NIKE模型故事技巧4.点燃团队VIP模型

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1. 理解跨部门协作的必要性

跨部门协作不仅仅是不同部门之间的简单配合，更是企业内部沟通和信息共享的有效机制。根据管理学家罗伯特·卡茨的研究，管理者需要具备技术技能、人际技能和概念技能，其中人际技能占据了重要的位置，而沟通技能则是人际技能的核心。

在企业的日常管理中，中基层管理者往往是技术“大拿”，但在管理方面却显得有些力不从心。许多管理失误的原因，往往源自于沟通不畅、信息不透明，甚至是部门之间的相互推诿。因此，提升跨部门的沟通能力，建立高效的协作机制，已成为提升企业竞争力的关键所在。

2. 管理沟通的原则

要实现有效的跨部门协作，首先需要遵循一些基本的管理沟通原则：

• 沟通视窗原则：了解自己在沟通中的四个象限，包括公开象限、潜能象限、盲点象限和隐秘象限，确保信息的全面性和透明性。
• 洞察需求原则：“WI—FI”制导模型帮助管理者了解对方的关心、喜欢和不喜欢，进行针对性的沟通。
• 结论先行原则：采用金字塔原理，先给出结论，再详细解释，避免信息的冗长和混乱。
• 精要表述原则：使用奥利奥模型（观点、理由、预期、观点），确保信息的逻辑性和清晰度。

3. 提升跨部门沟通的方法

在跨部门沟通中，管理者可以运用多种沟通方法来增强协作效果：

• 随声附和法则：在处理争议时，首先肯定对方的观点和动机，然后再分享自己的想法，从而实现有效的沟通。
• PPP模型：在赞美他人时，避免空洞和夸张的表述，而是采用真实、具体的赞美，增强沟通的有效性。
• 三个一法则：在提意见时，遵循一条主线、一种方式和一份材料，确保信息的清晰传达。
• 坚持观察法则：在面对情绪化的沟通时，保持冷静并坚持客观观察，避免情绪影响沟通效果。

4. 会议的高效管理

会议是跨部门协作的重要形式，而高效的会议管理则是确保沟通顺畅的关键。以下是一些有效的会议管理策略：

• 三约定法：在会议开始时，与会人员需要达成三项约定，以明确会议的目标和流程。
• 头脑风暴：在会议中进行头脑风暴，需要预热、分享和讲评，以激发创新思维。
• 有效复盘：会议结束后，及时进行复盘，总结经验教训，确保信息的传递和反馈。

5. 关键对话的技巧

在跨部门协作中，关键对话是不可避免的。掌握一些关键对话的技巧，可以大幅提升沟通的效果：

• ABC说服法：通过分析对方的观点、建立信任和提供证据，成功地进行说服。
• PIX批评法：在提出批评时，关注事实、影响和期望，确保批评的建设性。
• 智慧反馈模型：在进行绩效反馈时，采用智慧反馈的方式，确保信息的有效传递。
• 三真诚法：在袒露真诚时，保持真实、透明和敏感，以增强信任感。
• 港铁法则：面对新生代员工时，采用尊重和理解的态度，促进有效沟通。

6. 激励员工与团队

在跨部门协作中，激励员工和团队同样重要。以下是一些有效的激励策略：

• GROW模型：通过目标、现状、可能和行动的提问式对话，激励员工的潜能。
• 开放问题：提出开放性问题，引导员工思考，激发创造力。
• 三项技能：倾听、回应和反馈是激励沟通的三项基本技能，管理者需加以培养。

7. 结论

在企业日常运营中，跨部门协作是提升企业软实力、增强市场竞争力的关键所在。通过有效的管理沟通、合理的会议管理、关键对话的技巧以及激励员工与团队的策略，中基层管理者能够有效提升跨部门的协作能力，从而实现企业的共同愿景。

随着企业环境的不断变化，跨部门协作的重要性将愈发凸显，管理者需不断提升自身的沟通技能和管理能力，以适应新的挑战，推动企业的持续发展。

通过本次培训课程，学员们将能够掌握跨部门协作的核心技能，提升管理效率，为企业的价值增长赋能。