提升采购合规性的重要性与实践策略分析

采购合规性的重要性

在现代企业管理中，采购环节占据着至关重要的地位。企业的采购活动不仅直接影响到成本控制和资源配置，还间接关系到企业的市场竞争力和可持续发展。因此，确保采购合规性成为了企业管理中的一项重要任务。采购合规性是指企业在采购过程中严格遵循法律法规、内部制度及行业标准，以确保采购活动的合法性、有效性和经济性。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

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采购合规性对企业的影响

采购合规性不仅关乎企业的合法运营，更直接影响着企业的声誉和财务状况。合规的采购流程能够有效防范法律风险，减少潜在的损失，同时也为企业赢得了良好的社会形象。相反，若采购流程不合规，可能导致以下问题：

• 法律风险：不符合相关法律法规的采购行为，可能会导致企业受到法律制裁，甚至面临高额的罚款。
• 财务损失：非合规的采购可能使企业承受不必要的成本，如高于市场价的采购价格、低质量的货物等。
• 声誉受损：企业若因采购问题被曝光，可能对其品牌形象造成不可逆转的影响。
• 市场竞争力下降：采购合规性不佳可能导致企业在市场竞争中处于劣势，影响其市场份额。

采购审计的必要性

为了确保采购合规性，企业需要定期进行采购审计。采购审计是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查和评估的重要手段。通过采购审计，企业能够及时发现采购中存在的问题和风险，以采取相应的措施进行改进。

采购审计的目标

采购审计的主要目标包括：

• 确保采购活动的合法性和合规性，保护企业的合法权益。
• 提高采购活动的效率和效益，降低采购成本。
• 促进企业可持续发展，增强市场竞争力。

采购审计的关键环节

在采购审计过程中，企业需要重点关注以下十大采购关键环节及其常见风险：

• 内控机制：企业的内部控制机制是否健全，能否有效防范采购风险。
• 采购计划：采购计划的科学性和合理性。
• 采购合同：合同的严谨性和条款的完备性。
• 采购招标：招标过程的合规性。
• 供货商选择：供货商的可靠性及其资质审核情况。
• 采购数量：采购数量是否适当，避免过多或过少。
• 采购价格：采购价格是否合理，是否经过市场调研。
• 采购质量：采购物资的质量是否符合标准。
• 物资保管：物资的保管是否安全，避免损失。
• 结算付款：付款流程是否严格，避免随意付款。

采购审计的模式

采购审计可采用不同的审计模式，主要包括项目管理式审计和过程参与式审计。项目管理式审计强调在项目开始前制定详细的审计计划，确保审计工作的方向性和有效性；而过程参与式审计则是在采购过程中进行实时监控，及时发现问题并进行调整。

采购审计的要点

为提高采购审计的有效性，企业需要掌握以下六大采购审计要点：

• 编制专项采购审计工作计划：充分考虑物资的比重和特点、内部控制环境的变化、采购风险因素等。
• 对采购计划进行审计：审计采购计划的程序、依据、执行情况等，确保其科学合理。
• 对招标程序进行审计：审计招标过程中的供方管理、投标人审定、评标程序等。
• 采购合同审计：审计合同的合规性、条款的完备性和执行结果。
• 采购价格审计：关注价格标准及调价管理机制的合规性。
• 采购计划执行审计：审计采购方式、供货商的选择、质量检验等环节。

采购审计与反舞弊

采购环节往往是舞弊行为的高发领域，因此采购审计不仅要关注合规性，还需要加强反舞弊工作。舞弊行为的特点主要包括机会、压力和动机三个方面，审计人员需要对这些因素进行深入分析，以识别潜在的舞弊风险。

反舞弊的策略

在进行采购审计时，企业可以采取以下“三板斧”反舞弊策略：

• 死盯“机会”：通过严格的审计程序和内控机制，减少舞弊发生的机会。
• 重视“压力”：了解采购人员的工作压力来源，及时给予支持和帮助。
• 把准“动机”：通过分析采购人员的动机，识别潜在的舞弊风险。

案例分析

例如，某企业在采购过程中，发现供应商与采购人员合谋舞弊，导致企业遭受了重大的财务损失。经过审计发现，该企业在采购合同的审核和签署过程中缺乏必要的合规性审查，导致了舞弊的发生。这一案例警示企业在采购环节中加强合规性审计的重要性。

结论

综上所述，采购合规性是企业经营活动中不可忽视的一环。通过定期的采购审计，企业能够有效识别和防范采购中的风险，提高采购活动的效率和经济效益。为此，企业需要建立健全的内控机制，制定科学合理的采购计划，确保每一个采购环节都符合合规要求，从而实现企业的可持续发展。

采购合规性不仅关乎企业的生存与发展，更是企业在市场竞争中立于不败之地的重要保障。通过不断完善采购审计制度，企业能够有效提升自身的管理水平，保障合法权益，创造更大的经济效益。