提升采购合规性的重要性与实施策略分析

采购合规性的重要性与实践

在现代企业经营中，采购环节不仅仅是物资与服务获取的过程，更是影响公司整体经营绩效和合规性的重要因素。采购合规性的缺失可能导致企业面临法律风险、财务损失，甚至影响企业的品牌声誉。因此，强化采购合规性，进行有效的审计和监控，是确保企业在竞争中立于不败之地的关键。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

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采购审计的必要性

采购审计是对企业在采购过程中各个环节的全面检查、评估与监管。通过采购审计，可以及时识别和纠正采购活动中的不合规行为，从而保障企业的合法权益。采购审计不仅有助于发现潜在问题，还能提高采购效率，促进企业的可持续发展。

采购问题的危害

采购问题不仅影响企业的经济效益，还可能导致严重的法律后果。一些常见的采购问题包括：

• 合规性不足：未按照法律法规和企业内部规定进行采购，可能引发法律纠纷。
• 供应商选择不当：未能对供应商进行有效评估，可能导致采购物资质量不达标。
• 合同管理不规范：合同条款不完善或执行不力，可能引发经济损失。

案例分析

以大疆为例，该公司因重视采购合规性，加强对采购部门的监管，从而有效降低了采购风险，维护了企业的市场竞争力。这一案例充分说明了采购审计在企业中的重要性。

采购环节的主要风险及控制措施

在采购活动中，有多个关键环节需要关注，每个环节都有其特定的风险。以下是十大采购关键环节及其常见风险：

1. 内控机制

企业是否建立健全了采购内控机制，是确保采购合规性的首要因素。

2. 采购计划

采购计划的科学性直接影响到采购的效率和效果。不合理的采购计划会导致资源浪费或短缺。

3. 采购合同

合同的严谨性是保障采购活动合规的重要基础。合同条款应明确、全面，防止模糊不清导致的纠纷。

4. 采购招标

招标过程的合规性直接影响供应商的选择和采购的透明度，确保公平竞争至关重要。

5. 供货商选择

选择合适的供应商是采购成功的关键，需对其资质、信誉进行全面评估。

6. 采购数量

采购数量的适当性直接影响到库存管理和资金流动，要做好合理的预测。

7. 采购价格

合理的采购价格不仅影响成本控制，还关系到企业的利润空间。

8. 采购质量

确保采购物资的质量符合标准，是保护企业利益和声誉的必要条件。

9. 物资保管

物资的安全保管是防止损失和浪费的重要环节，需建立健全的管理制度。

10. 结算付款

严格的结算付款程序有助于控制资金流出，防范财务风险。

采购审计的主要模式

采购审计可以通过两种主要模式进行：项目管理式审计和过程参与式审计。这两种模式各有优缺点，企业应根据自身情况选择合适的审计方式。

1. 项目管理式审计

这种模式侧重于对特定项目的审计，适合大型、复杂的采购项目，通过设定明确的审计目标和流程，确保审计的系统性和完整性。

2. 过程参与式审计

这种模式强调审计人员全程参与采购过程，及时发现问题并提出改进建议，有助于提高采购的合规性和效率。

采购审计的要点

在进行采购审计时，有几个关键要点需要关注，以确保审计工作的有效性和针对性：

1. 编制专项采购审计工作计划

• 考虑不同物资的比重和特点。
• 分析内部控制环境的变化。
• 识别采购风险因素。
• 获取相关制度规定和外部信息资料。

2. 对采购计划进行审计

• 审查采购计划的程序和依据。
• 评估采购计划的执行情况。
• 检查采购方式的选择是否合理。

3. 对招标程序进行审计

• 管理供方资源，确保招标过程的透明度。
• 评估评标标准和评委选择的合理性。

4. 采购合同审计

• 审查合同的合规性和条款的完备性。
• 评估合同执行的结果和管理程序。

5. 采购价格审计

• 分析价格标准和信息系统的有效性。
• 检查调价管理机制的合理性。

采购审计与反舞弊

采购环节是舞弊行为的高发领域，因此，建立有效的反舞弊机制显得尤为重要。通过对采购审计的深入分析，我们可以识别舞弊的特点，制定针对性的防范措施。

舞弊的特点

• 机会：舞弊者利用系统的漏洞进行舞弊。
• 压力：外部或内部压力驱使舞弊行为的发生。
• 动机：个人利益的驱动导致舞弊行为的产生。

反舞弊的“三板斧”

• 死盯“机会”，加强系统的安全性和透明度。
• 重视“压力”，关注采购人员的工作负担和心理健康。
• 把准“动机”，通过合理的激励机制降低舞弊动机。

总结

采购合规性是企业可持续发展的重要保障，采购审计作为监控和评估的重要手段，其重要性不言而喻。通过建立健全的内部控制机制、合理的审计流程以及有效的反舞弊措施，企业能够降低采购风险，提高采购效率，最终实现降本增效、提升价值的目标。在竞争日益激烈的市场环境中，采购合规性将成为企业取得成功的关键因素。