数字化办公选型：提升企业效率的关键策略

数字化办公选型：企业变革的新方向

在当今这个数字化革命的浪潮中，越来越多的企业意识到数字化办公的必要性与重要性。随着技术的不断进步，尤其是移动互联网和人工智能的发展，数字化办公已成为全球企业的新趋势。尤其是在COVID-19疫情的影响下，数字化办公的转型进程被迅速加快，企业们不得不从传统的线下模式转向线上的远程办公。本文将围绕“数字化办公选型”这一主题，深入探讨企业在数字化转型过程中的机遇与挑战，以及如何有效选择合适的数字化办公平台。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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数字化办公的历史与发展

数字化办公的概念并不是近年来才出现的，它经过了多年的发展演变。起初，数字化办公主要体现在文件的电子化、数据的数字化上。然而，随着技术的不断进步，数字化办公的内涵已经远远超出了文件及数据的管理，它涵盖了远程协作、无纸化办公、实时通信等多方面的内容。尤其是在疫情期间，企业们被迫尝试居家办公，这使得数字化办公的形态更加多样化、灵活化。

数字化办公的定义与范围

数字化办公不仅仅是指远程办公和无纸化办公，它的核心在于通过数字技术提升工作效率，改善沟通协作，优化流程管理。数字化办公的范围包括但不限于：

• 云存储与文件共享
• 在线协作工具
• 实时通讯软件
• 项目管理系统
• 数据分析与报告工具

传统企业在数字化办公中的机遇与痛点

尽管数字化办公带来了诸多机遇，但传统企业在转型过程中也面临不少挑战。以下是一些主要的痛点：

• 效率提升的瓶颈：许多企业在流程管理上存在低效的问题，数字化转型需要对现有流程进行重构。
• 时间成本和物料成本：在转型过程中，企业往往需要投入大量的时间和资源来适应新的工作方式。
• 会议模式的转变：传统的面对面会议需要转变为线上会议，这对企业的会议管理提出了新的挑战。

以L集团为例，在其品牌服务商大会上，企业结合线上与线下的会议形式，成功实现了信息的高效传递与沟通，这为其他企业提供了借鉴。

如何进行数字化办公平台的选型

在进行数字化办公选型时，企业需要考虑多个因素。以下是选型的几个关键要点：

• 愿景：明确企业数字化转型的长期目标和愿景。
• 现状与差异：评估企业当前的数字化水平与行业标杆之间的差异。
• 契机与探索：寻找数字化转型的契机，探索适合自身的解决方案。
• 选型建议：根据企业需求、预算、技术能力等因素，制定具体的选型建议。
• 风险与规避：识别选型过程中可能遇到的风险，并制定相应的规避措施。
• 决策点：在选型过程中，及时与相关方进行沟通，以便做出科学决策。

以L集团的“嘟嘟”选型过程为例，该企业通过全面评估现状，结合实际需求，最终选择了最适合的办公平台，有效提升了数字化办公的效率。

数字化办公平台建设的要素与流程

建设一个高效的数字化办公平台并不是一蹴而就的，它需要系统的规划与执行。以下是建设过程中需要考虑的几个要点：

• 建设目标：明确数字化办公平台建设的目标，以便于后续的实施和评估。
• 建设范围：确定数字化办公平台的建设范围，包括所需的各类工具和系统。
• 试点方案：在全面推广之前，选择部分部门或团队进行试点，以验证方案的可行性。
• 高层服务：确保高层管理者的参与与支持，为数字化转型提供足够的资源和决策支持。
• 活动爆点：通过特别活动（如总裁参与的推广活动）来吸引员工的关注和参与。

以L集团为例，在其“嘟嘟”全员推广活动中，企业通过多种形式的宣传与培训，确保每一位员工都能熟练使用新平台，最终实现了数字化办公的全面落地。

持续运营的保障机制

数字化办公平台的建设并不是终点，企业还需要制定持续运营的保障机制，以确保平台的长期有效性。以下是一些关键要素：

• 持续服务：建立完善的技术支持与服务体系，及时解决用户在使用过程中遇到的问题。
• 扩展应用：根据企业的发展需求，不断扩展数字化办公平台的应用功能。
• 定期升级：定期对平台进行升级与维护，以适应不断变化的业务需求。
• 持续运营：建立完善的运营管理机制，定期评估平台的使用情况与效果，进行必要的调整与优化。

通过建立这些保障机制，企业能够确保数字化办公平台的顺利运行，提高整体工作效率。

结论

数字化办公不再是一个遥远的概念，而是每个企业都必须面对的现实。通过合理的选型、系统的建设与持续的运营，企业能够在数字化转型的过程中抓住机遇，克服挑战，最终实现高效、智能的办公模式。未来，随着技术的不断进步，数字化办公将继续发展演变，成为企业竞争力的重要组成部分。

在这个数字化转型的时代，企业需要不断更新观念，灵活应对变化，以便在激烈的市场竞争中立于不败之地。