掌握九段秘书方法提升工作效率与沟通能力

九段秘书方法：提升执行力的有效工具

在现代企业管理中，执行力的重要性愈发凸显。许多管理者面临着团队忙碌却业绩平平、会议频繁却成效不彰的困境。在这种背景下，九段秘书方法作为一种有效的执行力提升工具，逐渐受到关注。本文将结合《中层执行力》课程内容，深入探讨九段秘书方法的内涵及其在企业管理中的应用。

冯龙：《中层执行力》

【课程背景】关于执行力，你是否存在以下问题和困惑：团队都在忙碌，业绩差强人意会议三令五申，执行总是走样现场拍胸保证，结果大打折扣中层身先士卒，员工无动于衷只要一出问题，没人承担责任每天身心俱疲，效率还是不高自己忙的焦头烂额，下属却聊天喝茶你说东，他指西，你说问题，他找理由自己做的，领导总不是不满意做了激励，员工还是不领情自己执行力超强，员工却总是跟不上通过《中层执行力》课程的学习，帮助学员全面提升企业中层领导者、管理者和骨干的执行能力；帮助学员全面掌握执行的步骤、流程及方法，让企业、部门及员工的工作效率更有效提升，从而实现组织利益最大化。【课程收益】理解执行力的基本内涵和目的建立结果思维，能够阐述4R执行模式掌握九段秘书工作坊，并且能够熟练应用掌握激励原理，运用SBI做正面反馈能够阐述时间管理法则，完成四象限练习精通应用辅导下属BEST工具、辅导基本方法【课程特色】内容系统权威：十年的打磨，浓缩东西方执行力精髓，形成了东方为体，西方为器的系统课程；案例视频经典：课堂素材专业科学，和工作场景巧妙融合；讲师实战专家：国内外先进的管理理念，课程中有大量一线案例、工具和可操作方法；教学科学规范：逻辑严谨，深入浅出，能够对问题进行深入解析，并系统性的训练学员给出一套解决方案。【课程对象】企业中基层管理者、储备管理干部、基层员工【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、执行力的核心有哪些？-认知执行力1、执行力的组成个体执行力组织执行力2、执行力的三大要素结果导向责任逻辑内因思维案例：种树和挖坑3、常见的执行力问题态度问题能力问题利益问题领导力问题案例：井冈山会师4、革除执行四大陋习不可能-逼没办法-想我不会-练讲过了-做案例：西安培训师5、新经济时代管理者面临的三大挑战远见挑战变化创新挑战规则人力挑战资本案例：小米的案例二、如何执行更高效？-以结果为导向的执行力1、执行型人才特点-100%负责言必信 行必果落实责任，让工作到位首见责任制，保证不缺位案例：谢坤山2、猴子管理法小心下属抛猴子的四大绝招领导承接猴子的后果猴子管理的三种方法3、九段秘书-九种执行境界发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录发记录要跟踪做流程4、团队4R执行模式R1：结果定义R2：一对一责任R3：过程检查R4：即时激励三、执行中如何做好沟通？-让执行到位1、向下布置工作四步骤陈述工作内容让下属做记录让下属来复述信息达成共识案例：5w2h工具应用2、向下沟通三原则对事不对人不能有情绪给指导意见3、向下沟通- SBI正面激励法则思考：常用的赞美方法？Situation情景Behaviour行为Impact影响课堂练习：用SBI正面激励员工4、向下沟通- BEST辅导工具Behavior description (描述行为)Express consequence(表达后果)Solicit input(征求意见)Talk about positive outcomes (着眼未来)课堂练习：管理中问题员工辅导演练5、如何应对下属的：我做不到？避免走进辅导误区激发员工内驱力四种方法乔哈里视窗的对下沟通视频案例：诸葛亮激励王平6、如何应对下属的：该怎么办？教练式辅导三问你说该怎么办？为什么差距在哪里？案例：让人喜欢你的8句话四、如何做好时间管理？-让执行更效率引入：小李为什么忙而不获？1、提升效率-打破舒适区、消灭拖延贼忙而有获，做好时间管理时间管理四象限法则史蒂芬柯维“要事第一”解析工具：GTD时间管理2、时间管理原则二八原则ABC原则计划原则3、提升工作效率就需这四招六点优先工作制日计划AB表标准化操作利用零碎时间案例：练习检视一下身边的时间杀手4、时间管理6个技巧 敢于说不学会授权不要拖延吞象定律逆势操作延迟享乐案例：何经理的一天

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一、执行力的核心

了解执行力的基本内涵，是掌握九段秘书方法的前提。执行力可分为个体执行力和组织执行力，其中个体执行力是指个人在工作中展现的责任心、主动性和专业能力，而组织执行力则是团队协作、资源配置和流程管理的综合体现。

• 执行力的组成
  • 个体执行力
  • 组织执行力
• 执行力的三大要素
  • 结果导向
  • 责任逻辑
  • 内因思维
• 常见的执行力问题
  • 态度问题
  • 能力问题
  • 利益问题
  • 领导力问题

通过对执行力的深入理解，管理者可以更有效地应对团队中的执行力问题，从而为九段秘书方法的实施打下坚实基础。

二、九段秘书的执行境界

九段秘书方法具体体现为九种执行境界，每一境界都对应着不同的执行策略和技巧。这些境界不仅帮助管理者明确职责，还能提升团队的执行力。以下是九段秘书方法的具体内容：

• 发通知：确保信息传达准确、及时。
• 抓落实：关注任务的执行效果，确保责任落实。
• 重检查：定期检查执行进度，发现问题及时解决。
• 勤准备：提前做好工作准备，避免临时抱佛脚。
• 提前量：预留时间应对突发情况，确保任务按时完成。
• 做记录：详细记录工作过程，方便后续追踪和总结。
• 发记录：及时将记录反馈给相关人员，确保信息透明。
• 要跟踪：对重要任务进行跟踪，确保执行效果。
• 做流程：建立标准化流程，提高工作效率。

通过掌握九段秘书方法，管理者不仅能够提升自身的执行力，还能够有效激励团队成员，使其在各自的岗位上发挥最大潜能。

三、团队4R执行模式

为了更好地实施九段秘书方法，管理者需要结合团队的4R执行模式。这一模式强调结果导向和责任落实，具体包括以下四个步骤：

• R1：结果定义 - 明确任务的最终目标和预期成果。
• R2：一对一责任 - 为每一项任务指定具体责任人，确保责任到人。
• R3：过程检查 - 定期回顾任务进展，及时调整工作策略。
• R4：即时激励 - 对表现优秀的员工给予及时的反馈和奖励，增强团队的积极性。

通过4R执行模式，管理者可以有效调动团队成员的积极性，提高整体执行力。

四、有效沟通与反馈技巧

在执行过程中，沟通是确保任务顺利进行的重要环节。管理者在向下沟通时，可以遵循以下原则和技巧：

• 向下布置工作
  • 陈述工作内容，确保下属清楚任务要求。
  • 让下属做记录，增强责任感。
  • 让下属来复述信息，达成共识。
• 向下沟通三原则
  • 对事不对人，避免情绪化。
  • 不能有情绪，保持冷静与理智。
  • 给出指导意见，帮助下属改进。
• SBI正面激励法则
  • Situation（情景） - 描述发生的具体情况。
  • Behaviour（行为） - 指出下属的具体行为。
  • Impact（影响） - 阐述该行为的影响和结果。

通过有效的沟通与反馈，管理者能够更好地激励团队，提升执行力。

五、时间管理与执行效率

执行力的提升离不开有效的时间管理。管理者可以通过以下方法提高工作效率：

• 时间管理四象限法则 - 将任务分为重要紧急、重要不紧急、紧急不重要和不紧急不重要四类，优先处理重要紧急的任务。
• 二八原则 - 识别出20%的重点任务，集中资源和精力进行处理。
• 标准化操作 - 制定标准化流程，减少不必要的时间浪费。
• 敢于说不 - 学会拒绝不必要的事务，专注于核心工作。

通过合理安排时间，管理者可以有效提升执行效率，确保团队在既定目标上不断前进。

结论

九段秘书方法为企业管理者提供了一套系统的执行力提升工具，结合团队4R执行模式、有效的沟通与反馈技巧，以及时间管理策略，管理者能够更好地应对现代企业面临的各种挑战。通过不断的学习与实践，企业的执行力将得到显著提升，从而实现组织利益的最大化。

无论是中层管理者还是基层员工，掌握九段秘书方法，都能在日常工作中游刃有余，推动团队向更高的目标迈进。让我们共同努力，提升执行力，为企业的长远发展贡献力量！