九段秘书方法：高效管理时间与任务的秘诀

九段秘书方法：提升企业执行力的有效工具

在现代企业管理中，执行力的提升是决定业绩和效率的关键因素。然而，许多企业在执行过程中面临诸多挑战，如团队忙碌却业绩不佳、责任不明、沟通不畅等问题，这使得中层管理者的角色愈加重要。为此，本文将深入探讨“九段秘书方法”，并结合培训课程内容，帮助企业中基层管理者提升执行力，增强团队协作。

冯龙：《中层执行力》

【课程背景】关于执行力，你是否存在以下问题和困惑：团队都在忙碌，业绩差强人意会议三令五申，执行总是走样现场拍胸保证，结果大打折扣中层身先士卒，员工无动于衷只要一出问题，没人承担责任每天身心俱疲，效率还是不高自己忙的焦头烂额，下属却聊天喝茶你说东，他指西，你说问题，他找理由自己做的，领导总不是不满意做了激励，员工还是不领情自己执行力超强，员工却总是跟不上通过《中层执行力》课程的学习，帮助学员全面提升企业中层领导者、管理者和骨干的执行能力；帮助学员全面掌握执行的步骤、流程及方法，让企业、部门及员工的工作效率更有效提升，从而实现组织利益最大化。【课程收益】理解执行力的基本内涵和目的建立结果思维，能够阐述4R执行模式掌握九段秘书工作坊，并且能够熟练应用掌握激励原理，运用SBI做正面反馈能够阐述时间管理法则，完成四象限练习精通应用辅导下属BEST工具、辅导基本方法【课程特色】内容系统权威：十年的打磨，浓缩东西方执行力精髓，形成了东方为体，西方为器的系统课程；案例视频经典：课堂素材专业科学，和工作场景巧妙融合；讲师实战专家：国内外先进的管理理念，课程中有大量一线案例、工具和可操作方法；教学科学规范：逻辑严谨，深入浅出，能够对问题进行深入解析，并系统性的训练学员给出一套解决方案。【课程对象】企业中基层管理者、储备管理干部、基层员工【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、执行力的核心有哪些？-认知执行力1、执行力的组成个体执行力组织执行力2、执行力的三大要素结果导向责任逻辑内因思维案例：种树和挖坑3、常见的执行力问题态度问题能力问题利益问题领导力问题案例：井冈山会师4、革除执行四大陋习不可能-逼没办法-想我不会-练讲过了-做案例：西安培训师5、新经济时代管理者面临的三大挑战远见挑战变化创新挑战规则人力挑战资本案例：小米的案例二、如何执行更高效？-以结果为导向的执行力1、执行型人才特点-100%负责言必信 行必果落实责任，让工作到位首见责任制，保证不缺位案例：谢坤山2、猴子管理法小心下属抛猴子的四大绝招领导承接猴子的后果猴子管理的三种方法3、九段秘书-九种执行境界发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录发记录要跟踪做流程4、团队4R执行模式R1：结果定义R2：一对一责任R3：过程检查R4：即时激励三、执行中如何做好沟通？-让执行到位1、向下布置工作四步骤陈述工作内容让下属做记录让下属来复述信息达成共识案例：5w2h工具应用2、向下沟通三原则对事不对人不能有情绪给指导意见3、向下沟通- SBI正面激励法则思考：常用的赞美方法？Situation情景Behaviour行为Impact影响课堂练习：用SBI正面激励员工4、向下沟通- BEST辅导工具Behavior description (描述行为)Express consequence(表达后果)Solicit input(征求意见)Talk about positive outcomes (着眼未来)课堂练习：管理中问题员工辅导演练5、如何应对下属的：我做不到？避免走进辅导误区激发员工内驱力四种方法乔哈里视窗的对下沟通视频案例：诸葛亮激励王平6、如何应对下属的：该怎么办？教练式辅导三问你说该怎么办？为什么差距在哪里？案例：让人喜欢你的8句话四、如何做好时间管理？-让执行更效率引入：小李为什么忙而不获？1、提升效率-打破舒适区、消灭拖延贼忙而有获，做好时间管理时间管理四象限法则史蒂芬柯维“要事第一”解析工具：GTD时间管理2、时间管理原则二八原则ABC原则计划原则3、提升工作效率就需这四招六点优先工作制日计划AB表标准化操作利用零碎时间案例：练习检视一下身边的时间杀手4、时间管理6个技巧 敢于说不学会授权不要拖延吞象定律逆势操作延迟享乐案例：何经理的一天

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一、执行力的核心要素

执行力是组织实现目标的关键，其构成可以分为个体执行力和组织执行力。要全面提升执行力，首先需要理解以下几个核心要素：

• 结果导向：执行力必须以结果为导向，明确目标，确保每个团队成员都清楚自己的任务和责任。
• 责任逻辑：责任的明确是执行力的基础，确保每个人都能承担相应的责任，以便发生问题时能够迅速找到解决方案。
• 内因思维：内因思维强调从自身出发，分析问题的根源，而不是一味地归咎于外部因素。

二、九段秘书方法的介绍

九段秘书方法是一个系统的执行框架，旨在通过九种执行境界提升团队的执行效率。以下是九段秘书的具体内容：

• 发通知：清晰传达任务要求，确保信息传递的准确性。
• 抓落实：关注任务的落实情况，及时跟进进度。
• 重检查：定期检查工作进展，发现问题及时纠正。
• 勤准备：在工作开始前做好充分的准备，降低执行过程中的风险。
• 提前量：预见潜在问题，并提前采取措施应对。
• 做记录：记录每次会议和交流的要点，确保信息的留存和传递。
• 发记录：向相关人员发送会议记录和工作安排，确保每个人都在同一页面。
• 跟踪：对工作的执行情况进行跟踪，及时反馈信息。
• 做流程：建立标准化的工作流程，确保工作的规范性和高效性。

三、如何有效执行九段秘书方法

为了有效应用九段秘书方法，中层管理者需要具备一定的技能和思维方式。以下是几条建议：

• 建立结果思维：始终关注结果，确保团队的工作与组织目标一致。
• 运用4R执行模式：通过结果定义、责任分配、过程检查和即时激励四个环节，提升执行效率。
• 强化沟通：在下达任务时，使用清晰的语言，确保下属理解工作内容，并通过复述确认信息无误。

四、激励与反馈的有效应用

在执行过程中，激励和反馈是提升团队执行力的重要手段。通过运用SBI（Situation-Behaviour-Impact）正面激励法，可以有效地提升团队士气：

• 情景（Situation）：描述具体情境，让下属明白反馈的背景。
• 行为（Behaviour）：明确指出下属的具体行为，避免模糊不清的评价。
• 影响（Impact）：阐述下属的行为对团队或组织的影响，帮助他们认识到自己的价值。

五、时间管理与提升效率

高效的时间管理是提升执行力的基础。中层管理者应掌握时间管理的原则和工具，例如：

• 四象限法则：区分重要与紧急的任务，优先处理重要的事项。
• 二八原则：识别出20%的任务带来80%的成果，集中精力于高价值的工作。
• 计划原则：制定日常计划，合理安排时间，避免拖延。

六、应对执行中的挑战

在执行过程中，中层管理者会面临各种挑战，如团队成员的拖延、沟通不畅等。以下是几种应对方法：

• 避免走入辅导误区：在面对问题员工时，采取教练式辅导，激发他们的内驱力。
• 关注团队氛围：通过积极的沟通和及时的反馈，营造良好的团队氛围。
• 设定明确的目标：确保每个团队成员都清楚自己的职责与目标，提升工作积极性。

七、总结与展望

通过学习和应用九段秘书方法，企业中层管理者能够有效提升执行力，解决团队中存在的问题。只有不断提升自身的执行能力，才能在竞争日益激烈的市场中立于不败之地。

在未来的工作中，管理者应不断反思和调整自己的管理方式，善于运用培训中所学的工具与方法，推动团队朝着更高的目标前进。同时，企业应为管理者提供足够的支持与培训资源，使其能够在实际工作中有效应用所学知识，确保执行力的持久提升。

通过以上的探讨和解析，相信“九段秘书方法”将成为企业中层管理者提升执行力的有效工具，帮助组织实现更高效的运营和更优异的业绩。