九段秘书法：提升工作效率的实用技巧与方法

九段秘书法：提升执行力的关键工具

在现代企业管理中，执行力的提升往往是团队业绩提升的关键。然而，许多管理者在执行力方面仍然存在诸多困惑和问题。在这样的背景下，九段秘书法作为一种高效的执行工具，逐渐受到重视。本文将结合培训课程的内容，深入探讨九段秘书法的内涵及其应用，帮助企业中层管理者和骨干提升执行力，实现组织利益的最大化。

冯龙：《中层执行力—打造铁军执行团队》

【课程背景】关于执行力，你是否存在以下问题和困惑：团队都在忙碌，业绩差强人意会议三令五申，执行总是走样现场拍胸保证，结果大打折扣中层身先士卒，员工无动于衷只要一出问题，没人承担责任每天身心俱疲，效率还是不高自己忙的焦头烂额，下属却聊天喝茶你说东，他指西，你说问题，他找理由自己做的，领导总不是不满意做了激励，员工还是不领情自己执行力超强，员工却总是跟不上通过《中层执行力》课程的学习，帮助学员全面提升企业中层领导者、管理者和骨干的执行能力；帮助学员全面掌握执行的步骤、流程及方法，让企业、部门及员工的工作效率更有效提升，从而实现组织利益最大化。【课程收益】理解执行力的基本内涵和目的建立结果思维，能够阐述4R执行模式掌握九段秘书工作坊，并且能够熟练应用掌握激励原理，运用SBI做正面反馈能够阐述时间管理法则，完成四象限练习精通应用辅导下属BEST工具、辅导基本方法【课程特色】内容系统权威：十年的打磨，浓缩东西方执行力精髓，形成了东方为体，西方为器的系统课程；案例视频经典：课堂素材专业科学，和工作场景巧妙融合；讲师实战专家：国内外先进的管理理念，课程中有大量一线案例、工具和可操作方法；教学科学规范：逻辑严谨，深入浅出，能够对问题进行深入解析，并系统性的训练学员给出一套解决方案。【课程对象】企业中基层管理者、储备管理干部、基层员工【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、执行力的核心有哪些？-认知执行力1、执行力的组成个体执行力组织执行力2、执行力的三大要素结果导向责任逻辑内因思维案例：种树和挖坑3、常见的执行力问题态度问题能力问题利益问题领导力问题案例：井冈山会师4、革除执行四大陋习不可能-逼没办法-想我不会-练讲过了-做案例：西安培训师5、新经济时代管理者面临的三大挑战远见挑战变化创新挑战规则人力挑战资本案例：小米的案例二、如何执行更高效？-以结果为导向的执行力1、执行型人才特点-100%负责言必信 行必果落实责任，让工作到位首见责任制，保证不缺位案例：谢坤山2、猴子管理法小心下属抛猴子的四大绝招领导承接猴子的后果猴子管理的三种方法3、九段秘书-九种执行境界发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录发记录要跟踪做流程4、团队4R执行模式R1：结果定义R2：一对一责任R3：过程检查R4：即时激励三、执行中如何做好沟通？-让执行到位1、向下布置工作四步骤陈述工作内容让下属做记录让下属来复述信息达成共识案例：5w2h工具应用2、向下沟通三原则对事不对人不能有情绪给指导意见3、向下沟通- SBI正面激励法则思考：常用的赞美方法？Situation情景Behaviour行为Impact影响课堂练习：用SBI正面激励员工4、向下沟通- BEST辅导工具Behavior description (描述行为)Express consequence(表达后果)Solicit input(征求意见)Talk about positive outcomes (着眼未来)课堂练习：管理中问题员工辅导演练5、如何应对下属的：我做不到？避免走进辅导误区激发员工内驱力四种方法乔哈里视窗的对下沟通视频案例：诸葛亮激励王平6、如何应对下属的：该怎么办？教练式辅导三问你说该怎么办？为什么差距在哪里？案例：让人喜欢你的8句话四、如何做好时间管理？-让执行更效率引入：小李为什么忙而不获？1、提升效率-打破舒适区、消灭拖延贼忙而有获，做好时间管理时间管理四象限法则史蒂芬柯维“要事第一”解析工具：GTD时间管理2、时间管理原则二八原则ABC原则计划原则3、提升工作效率就需这四招六点优先工作制日计划AB表标准化操作利用零碎时间案例：练习检视一下身边的时间杀手4、时间管理6个技巧 敢于说不学会授权不要拖延吞象定律逆势操作延迟享乐案例：何经理的一天

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一、执行力的重要性

执行力是实现组织目标的基础。它不仅体现在个体的努力上，更是团队协作与沟通的结果。通过有效的执行，企业能够快速响应市场变化，提高效率，降低成本。然而，许多企业在执行过程中却面临以下问题：

• 团队忙碌但业绩差：尽管团队成员都在忙碌，但业绩却未见提升。
• 会议多但成效少：频繁的会议并未带来实际的执行效果。
• 责任不明，问题无人承担：当问题出现时，往往缺乏明确的责任人。

针对这些问题，九段秘书法的运用为企业中层管理者提供了有效的解决方案。

二、九段秘书法的基本概念

九段秘书法是通过九种不同的执行境界来提升团队的执行力。它的核心理念是将执行过程细分为多个步骤，从而确保每个环节都能得到有效的落实。以下是九段秘书法的具体内容：

• 发通知：清晰地传达工作任务，确保信息的准确传递。
• 抓落实：对任务执行情况进行跟踪，确保落实到位。
• 重检查：定期检查执行进度，及时发现并解决问题。
• 勤准备：在执行前做好充分的准备，减少执行中的阻力。
• 提前量：在执行过程中预留足够的时间应对可能出现的变化。
• 做记录：对执行过程中的关键节点进行记录，便于后续跟踪。
• 发记录：及时将记录反馈给相关人员，确保信息透明。
• 要跟踪：对任务的进展进行持续跟踪，确保目标的实现。
• 做流程：建立标准化的执行流程，提高工作效率。

通过这九个步骤的有效实施，管理者能够更好地掌控执行过程，提升团队的整体执行力。

三、九段秘书法在执行中的应用

在实际工作中，九段秘书法的应用可以帮助管理者更好地沟通和协调，确保团队的高效执行。以下是一些具体的应用场景：

1. 向下布置工作

在向下布置工作时，管理者可以通过以下四个步骤确保信息传达的准确性：

• 陈述工作内容，确保下属理解任务。
• 让下属做记录，增强信息的记忆性。
• 让下属复述信息，确保达成共识。
• 使用5W2H工具，明确任务的背景、目标和执行细节。

2. 进行正面激励

在执行过程中，使用SBI正面激励法则可以有效提升下属的积极性：

• Situation（情景）：描述发生的具体情境。
• Behaviour（行为）：指出下属的具体行为。
• Impact（影响）：强调该行为所带来的积极影响。

通过这样的激励方式，管理者不仅能够增强团队的凝聚力，还能提升整体执行力。

3. 辅导下属

在辅导下属时，可以运用BEST辅导工具，确保辅导过程的有效性：

• Behavior description（描述行为）：客观描述下属的行为。
• Express consequence（表达后果）：说明该行为的后果。
• Solicit input（征求意见）：鼓励下属表达自己的看法。
• Talk about positive outcomes（着眼未来）：引导下属关注未来的积极结果。

四、提高时间管理效率

执行力的提升不仅仅依赖于团队的努力，时间管理的有效性同样至关重要。通过时间管理四象限法则，管理者可以更科学地安排工作，提高工作效率：

• 重要且紧急：优先处理这些任务。
• 重要但不紧急：制定计划，合理安排时间。
• 紧急但不重要：考虑授权或简化流程。
• 不紧急且不重要：尽量减少时间投入。

通过科学的时间管理，管理者能够更有效地分配资源，提升执行力。

五、结论

九段秘书法作为一种有效的执行工具，不仅帮助管理者提升了执行力，也为团队的高效运作提供了保障。通过明确的执行步骤、有效的沟通方式和科学的时间管理，企业中层管理者可以更好地应对执行中的各种挑战，推动组织目标的实现。加强对九段秘书法的学习和应用，将为企业的长远发展奠定坚实的基础。