九段秘书法：提升办公效率的必备技巧解析

九段秘书法：提升执行力的有效工具

在现代企业管理中，执行力已成为衡量团队和组织绩效的重要指标。然而，许多企业在执行力方面面临着诸多挑战，比如团队成员忙碌但业绩不佳、会议频繁却落实情况不理想、责任推诿现象严重等问题。如何有效提升执行力，成为了企业中层领导者和管理者亟需解决的难题。在此背景下，“九段秘书法”应运而生，它为提升执行力提供了系统化的解决方案。

冯龙：《中层执行力—打造铁军执行团队》

【课程背景】关于执行力，你是否存在以下问题和困惑：团队都在忙碌，业绩差强人意会议三令五申，执行总是走样现场拍胸保证，结果大打折扣中层身先士卒，员工无动于衷只要一出问题，没人承担责任每天身心俱疲，效率还是不高自己忙的焦头烂额，下属却聊天喝茶你说东，他指西，你说问题，他找理由自己做的，领导总不是不满意做了激励，员工还是不领情自己执行力超强，员工却总是跟不上通过《中层执行力》课程的学习，帮助学员全面提升企业中层领导者、管理者和骨干的执行能力；帮助学员全面掌握执行的步骤、流程及方法，让企业、部门及员工的工作效率更有效提升，从而实现组织利益最大化。【课程收益】理解执行力的基本内涵和目的建立结果思维，能够阐述4R执行模式掌握九段秘书工作坊，并且能够熟练应用掌握激励原理，运用SBI做正面反馈能够阐述时间管理法则，完成四象限练习精通应用辅导下属BEST工具、辅导基本方法【课程特色】内容系统权威：十年的打磨，浓缩东西方执行力精髓，形成了东方为体，西方为器的系统课程；案例视频经典：课堂素材专业科学，和工作场景巧妙融合；讲师实战专家：国内外先进的管理理念，课程中有大量一线案例、工具和可操作方法；教学科学规范：逻辑严谨，深入浅出，能够对问题进行深入解析，并系统性的训练学员给出一套解决方案。【课程对象】企业中基层管理者、储备管理干部、基层员工【课程时间】1-2天（6小时/天）【课程大纲】一、执行力的核心有哪些？-认知执行力1、执行力的组成个体执行力组织执行力2、执行力的三大要素结果导向责任逻辑内因思维案例：种树和挖坑3、常见的执行力问题态度问题能力问题利益问题领导力问题案例：井冈山会师4、革除执行四大陋习不可能-逼没办法-想我不会-练讲过了-做案例：西安培训师5、新经济时代管理者面临的三大挑战远见挑战变化创新挑战规则人力挑战资本案例：小米的案例二、如何执行更高效？-以结果为导向的执行力1、执行型人才特点-100%负责言必信 行必果落实责任，让工作到位首见责任制，保证不缺位案例：谢坤山2、猴子管理法小心下属抛猴子的四大绝招领导承接猴子的后果猴子管理的三种方法3、九段秘书-九种执行境界发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录发记录要跟踪做流程4、团队4R执行模式R1：结果定义R2：一对一责任R3：过程检查R4：即时激励三、执行中如何做好沟通？-让执行到位1、向下布置工作四步骤陈述工作内容让下属做记录让下属来复述信息达成共识案例：5w2h工具应用2、向下沟通三原则对事不对人不能有情绪给指导意见3、向下沟通- SBI正面激励法则思考：常用的赞美方法？Situation情景Behaviour行为Impact影响课堂练习：用SBI正面激励员工4、向下沟通- BEST辅导工具Behavior description (描述行为)Express consequence(表达后果)Solicit input(征求意见)Talk about positive outcomes (着眼未来)课堂练习：管理中问题员工辅导演练5、如何应对下属的：我做不到？避免走进辅导误区激发员工内驱力四种方法乔哈里视窗的对下沟通视频案例：诸葛亮激励王平6、如何应对下属的：该怎么办？教练式辅导三问你说该怎么办？为什么差距在哪里？案例：让人喜欢你的8句话四、如何做好时间管理？-让执行更效率引入：小李为什么忙而不获？1、提升效率-打破舒适区、消灭拖延贼忙而有获，做好时间管理时间管理四象限法则史蒂芬柯维“要事第一”解析工具：GTD时间管理2、时间管理原则二八原则ABC原则计划原则3、提升工作效率就需这四招六点优先工作制日计划AB表标准化操作利用零碎时间案例：练习检视一下身边的时间杀手4、时间管理6个技巧 敢于说不学会授权不要拖延吞象定律逆势操作延迟享乐案例：何经理的一天

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什么是九段秘书法？

九段秘书法是一种有效的执行力管理工具，旨在通过九个执行步骤来提升团队的工作效率和成果。这一方法强调结果导向，注重责任落实，通过系统化的流程来确保每一个环节的执行到位。

九段秘书法的九个执行步骤

• 发通知：明确传达任务要求与目标，让团队成员充分了解工作内容。
• 抓落实：定期跟进任务的进展情况，确保每个人都在朝着目标努力。
• 重检查：对执行过程进行检查，发现问题及时调整，避免偏离目标。
• 勤准备：在任务开始之前做好充分的准备工作，确保资源和信息的齐备。
• 提前量：预见可能出现的问题并提前做好应对措施，减少执行中的风险。
• 做记录：详细记录执行过程中的关键节点和结果，为后续工作提供参考。
• 发记录：将记录及时反馈给相关人员，确保信息的流通和共享。
• 要跟踪：对记录的落实情况进行跟踪，确保每个环节都不被遗漏。
• 做流程：建立标准化的操作流程，确保每个任务的执行都有章可循。

执行力的核心要素

在应用九段秘书法的过程中，我们需要理解执行力的核心要素，包括个体执行力和组织执行力。个体执行力指的是个人在工作中展现出的责任感和执行能力，而组织执行力则是指团队整体的执行效果和协作能力。

此外，执行力的三大要素也不可忽视：

• 结果导向：明确目标，确保每个行动都朝着预定的结果前进。
• 责任逻辑：每个人都应对自己的工作负责，形成清晰的责任链。
• 内因思维：从内在找问题，提升团队的自我管理能力。

常见的执行力问题

在实际工作中，企业常常会面临一些执行力问题，包括：

• 态度问题：员工对工作缺乏积极性，影响执行效果。
• 能力问题：团队成员缺乏必要的技能和知识，无法高效完成任务。
• 利益问题：员工的个人利益与团队目标不一致，导致积极性降低。
• 领导力问题：管理者未能有效激励和引导团队，影响整体执行力。

如何提升执行力？

要提升执行力，企业需要采取一系列有效的措施。首先，管理者要建立结果思维，明确目标，确保每位员工都能理解任务的重要性。其次，要应用4R执行模式：

• R1：结果定义 — 清晰地定义目标和期望结果。
• R2：一对一责任 — 明确每位员工的责任，确保每个人对结果负责。
• R3：过程检查 — 定期检查任务执行的进展，及时调整方向。
• R4：即时激励 — 对于表现出色的员工，及时给予激励和反馈，增强其积极性。

沟通在执行中的重要性

有效的沟通是确保执行力的重要环节。管理者在向下布置工作时，可以遵循以下四个步骤：

• 陈述工作内容，确保下属理解任务。
• 让下属做记录，增强其责任感。
• 让下属来复述信息，确保信息传达无误。
• 达成共识，避免因理解偏差导致的执行问题。

在沟通中，管理者还需遵循三项原则：

• 对事不对人：专注于任务本身，而非个人情绪。
• 不能有情绪：保持冷静，避免情绪化沟通。
• 给指导意见：提供建设性的反馈，帮助员工提升。

时间管理与执行力的关系

时间管理是提升执行力的另一个关键因素。通过有效的时间管理，可以帮助团队成员高效利用时间，避免拖延和浪费。以下是一些时间管理的方法：

• 四象限法则：将任务分为重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急，优先处理重要任务。
• 二八原则：识别出20%的任务带来的80%成果，集中精力在最重要的任务上。
• 计划原则：通过制定详细的工作计划，确保工作的有序进行。

结语

九段秘书法为企业提供了一套系统化的执行力提升工具，通过明确的步骤和方法，可以有效解决执行过程中的各种问题。企业中层管理者和领导者应当深入理解执行力的内涵，灵活应用九段秘书法，推动团队的高效执行，实现组织利益的最大化。

在快速变化的商业环境中，提升执行力不仅是企业生存发展的必要条件，更是实现长期成功的关键。通过不断优化执行流程、加强沟通与时间管理，企业能够在竞争中立于不败之地。