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崔静静:政务管理层礼商素养提升 及“变诉为金”民众投诉处理技巧

崔静静老师崔静静 注册讲师 113查看

课程概要

培训时长 : 1天

课程价格 : 扫码添加微信咨询

课程分类 : 职业素养

课程编号 : 22663

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适用对象

政务人员

课程介绍

课程背景:

政务人员素养是一种无形的工作效绩,民众在与职员“一面之交”,就可以感受到职员的素养,进而可以想象到政务系统的整体素质和形象,从而决定是否满意政务办理的业务,一张笑脸,一句问候,一个细微的动作,皆可成为民众永恒的记忆。

服务技能是政务服务工作的重要工作之一,职员规范的职业形象、接待礼仪与服务态度直接影响到民众的感知与满意度,关系到政务的综合发展力,依照最新的《政务文明规范服务评价指标体系和评分标准》,通过服务礼仪规范训练让各岗位在认真履行其基本岗位职能的同时,加强民众的投诉及消保的正确理解认知,从而提升产能与推动品牌塑造。

课程收益:

★ 接待礼仪:政务场合接人待物的礼仪规范,掌握政务礼仪和政务交往要领

★ 职场礼仪:掌握职场内外沟通的技巧和艺术

★ 正确认知投诉掌握投诉处理的技巧与方法

★ 知晓危机管理的重要性

★ 掌握不同情境的投诉与突发事件应对管理办法

课程时间:一天,6小时/天

授课对象:政务人员

授课方式讲师讲授+案例分析+视频互动+现场演练+小组研讨

课程大纲

破冰游戏分组

第一讲:政务业政务会面礼仪——你的礼仪价值百万!

一 、礼商的价值影响力,政务职员形象管理

形象力=影响力,你的形象就是你的品牌!

  1. 政务精英人士职业形象的三维塑造

政务形象是个人品牌,是经济效益

2. “先入为主”3.8秒定位优胜第一印象

3. 礼所当先,礼实用性四个层级

第一层级至于敬

第二层级至于静

第三层级至于净

第四层级至于雅

名人效应:五感树立政务形

案例:马云的角色变化;奥巴马的西服象征

4. 政务职员为什么要注重形象管理?

案例:目前政务职员的形象管理现状

二、日常接待礼仪——政务交往规范

1. 问候的艺术

1)招呼八礼 

问候熟悉民众要注意哪些要点?

2)问候陌生民众的技能技巧?

  • 称谓礼
  • 寒暄语
  • 自我介绍
  • 适时的赞美

互动:你的问候有没有问到对方心里

2. 得体的称呼

1)得体的称呼让你魅力无穷

2)称呼的转换让民众更受用?

案例:某单位领导不同场合的不同称谓

3. 介绍礼仪

1)如何做自我介绍?

2)介绍他人的顺序是什么?

3)握手的注意要点有哪些?

4)交换名片的注意要点有哪些?

演练:请两位同事做初次见面介绍

4. 引导礼仪

1)同行礼仪

2)电梯礼仪

5. 座次礼仪

1)餐宴座次

2)乘车座次

3)会谈座次

4)合影座次

演练:请学员到台前展示引导和座次礼仪

第二讲:政务拜访礼仪——你就是单位的形象代言人!

一、拜访礼仪——人际交往艺术

1. 拜访礼仪

1)注意仪表仪态

2)守时

3)敲门后方进入

4)善于倾听

5)表达清晰

6)适时告辞

互动:学员分组演练民众(政务)拜访礼仪

2. 馈赠礼仪

1)馈赠礼品的种类?

2)馈赠礼品的选择?

3)馈赠礼品的技巧和艺术

互动:馈赠礼品的禁忌有哪些

第三讲:“变诉为金”民众投诉处理技巧

提问互动:什么类型的民众易投诉?

情境演练:遇到这样的情况,你会怎么处理?(案例可以根据情况调整)

案例:中年男子,气势汹汹的在政务里吵闹

案例:VIP民众办理业务超时没有带身份证

案例:民众因为等候时间过长

导入思考: 一个不满会带来…?!

  1.  一个投诉不满的用户背后有25个不满的用户,只是24人并不投诉
  2. 一个不满的用户会把他糟糕的经历告诉10-20人
  3. 投诉者比不投诉者更有意愿继续信任该企业
  1. 投诉者的问题得到解决,会有60%的投诉者愿继续信任,如果迅速得到解决,会有90-95%的人继续选择该企业办理业务

一、民众投诉的原因

  • 1. 民众期望值过高
  • 2. 政务服务制度原因
  • 案例:这个业务办不了
  • 3. 服务态度与技巧不佳
  • 案例:柜员与民众发生冲突
  • 4. 民众自身性格原因
  • 案例:不讲理的民众

二、正确面对投诉抱怨的民众

1.正确认识:投诉用户是信任单位的人

  • 用户的投诉是送给单位最好的礼物”投诉的好处”
  • 用户投诉指明了单位前进的方向、改善运作的平台
  • 妥善处理用户投诉,更有可能成为忠诚用户

2.处理投诉人员心理准备

  • 时刻提醒自己代表单位;
  • 以第三者态度看待顾客的投诉;
  • 学会控制自己的情绪;
  • 把处理投诉当作自我提升的一种考验;
  • 互相鼓励、形成良好氛围;
  • 诚心诚意听取民众申诉。

三.投诉民众的需求

1.不满的用户可能想要从你那得到以下种种答复:

  • 认真地对待顾客.尊重顾客.立即解决问题/采取行动  赔偿或补偿
  • 惩罚过失者  消除问题不让它再次发生  听取顾客的意见
  • 不了解投诉用户的需求,按照自己的意图解决投诉问题,只是一厢情愿。这里,行政命令是行不通的。
  • 不同的用户会有不同的需求,只有了解他们的需求,才可能解决他们的问题。

四. 投诉处理步骤及技巧

1. 受理投诉

1)首先要给民众留个好印象

2)判断民众的情绪变化,平息民众愤怒的技巧

  • 充分聆听;
  • 同情和理解;
  • 问题本身达成一致;
  • 立即道歉;
  • 恢复信任感;
  • 对个别利益给予个性化处理
  • 平息顾客愤怒的“禁止”法则

3)迅速隔离民众

研讨分析:隔离民众有哪些好的办法?

2. 安抚民众

1)讨论:在遇到一个愤怒的民众时,你会怎样处理

2)先倾听再安抚

3. 合理道歉

研讨分析:如果“我”没有错,该向民众道歉吗?

4. 收集信息(分析原因)

5. 提出建议

6. 达成共识

7. 回馈跟踪(跟踪回访)

附加内容接待民众投诉的专业态度

  1. 电话应记录或录音;
  2. 认真倾听民众陈述;
  3. 对民众的遭遇表示同情;
  4. 不急于申辩/道歉;
  5. 对于重点要重复确认;
  6. 记录要让民众核实签名;
  7. 明确告知处理的程序和时间

五、投诉处理原则

1. 处理三大原则

2. 处理注意事项

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课程背景:人文交流是以人为主要载体的文化沟通和交流活动,以民众与职场人员相互理解和信任为基础,以相互尊重、包容互鉴、创新发展为原则,以塑造良好的政务系统形象和奠定坚实的民众基础为目标,抵御社会浮躁心态和焦虑感带来的负面影响,从根本上降低政务系统运营和管理成本,激发员工工作积极性,增强幸福感和获得感,加强社会心理服务体系建设,培育自尊自信、理性平和、积极向上的社会心态,为政务系统开展缓解压力、提升心理素养的专项培训,全员覆盖。针对现状,结合行业特点,坚持预防为主、突出重点、问题导向、注重实效的原则,为全员提升心理能量、培育良好心态、营造和谐关系。为全面提升政务系统文化软实力作出积极贡献。课程收益:● 人文觉察心理学:不同性格类型的沟通优势与盲区;● 掌握沟通的工具:五个要素、两大方式、四个类型。● 不同性格类型之间的有效沟通方式、冲突化解。● 感悟沟通之道:看见、站高、能量流转。● 演练道、法、术的掌握与运用课程时间:2天,6小时/天课程对象:政务系统全员课程方式:分组破冰,角色扮演,视频教学,现场演练,案例分析,现场讨论课程工具 课 程 大 纲第一讲:Z时代的人文交流促进高质量人际关系一、人文交流的三个意义1. 生存与发展2. 尊重与关怀3. 自由与全面二、人文交流的四个基本点1. 以人为本2. 赋予尊严3. 文化思想4. 价值权力三、人文沟通的“秘密之窗”乔哈里视窗1. 自我检查2. 觉察情绪3. 冷静思维4. 沟通指导四、优质人文沟通效应1. 首应效应SOFTEN原则1)积极状态2)情绪管理3)声音调控4)寒暄问候场景演习:双方开始交流时,使用人文交流SOFTEN工具2. 近因效应的把握1)四有(有尊重、有诚意、有温度、有响应)2)三性(逻辑性、重点性、艺术性)第二讲:高效有针对性的人文交流沟通一、人文高效沟通的流程“五要素”1. 沟通前准备2. 确认沟通需求三步骤3. FAB原则清晰阐述4. 达成协议后沟通要点5. 共同实施---合作顺利二、人文交流的人际风格分析“四类型”1. 表达型2. 分析型3. 支配型4. 和蔼型三、设身处地的人文的倾听1. 倾听的6个1)表层交流:招呼式2)浅层交流:谈事实3)中层交流:谈想法4)深层交流:谈感受5)核心交流:谈信念6)价值观灵性交流:谈生命智慧2. 倾听的4个基本点1)从“耳”出发听什么2)从”目”出发如何听3)从”敬”出发怎么做4)从”心”出发听的懂3. 有效倾听的4层含义1)听事实中的什么2)听情感中的什么3)听关系中的什么4)听隐含中的什么4. 有效倾听的三要素1)确定目的目标2)共同的协议和结果3)信息.思想.情感(内容)5. 有效倾听必备的四个技能1)状态准备2)体态行为3)肢体表达4)及时查验6. 倾听时的注意事项现场演练:分角色倾听的状态“验收”第三讲:“可视化”人文交流式沟通一、解码人文高效沟通的奥秘——打开民众语言阀门的金钥匙1. 打开话匣子的“提问式”两方式类型一:开放式问题类型二:封闭式问题2. “可视化”正确的使用肢体语言肢体可视语言一:行为动作(礼貌行为、保护和伪装、暗示行为)肢体可视语言二:面容表情(眉目表达、脸口显现)肢体可视语言三:身体距离(前后距离、亲密距离、公共距离等)3. 积极引领的交流方式1)直截了当:说出自己的想法和意见2)说出需要:同情对方但要说出自己的需要3)对比输出:指出过去的承诺与现状有所出入4)及时提醒:提出对方的行为已有不良影响5)告诫后果:告诫对方如果不改正会有什么样的后果二、人际沟通心理学DISC性格解码,思维模式及对策——认知民众,深度共情,识别真正需求1. D力量型语言表达特点:果断P声音大等系列分析2. I活耀型语言表达特点:直率P激动等系列特点3. S和平型语言表达特点:友好P提问多等系列特点4. C完美型语言表达特点:严谨P注重细节系列表现图解:思维模式点线图讲解三、有效沟通的万能公式事件分析:问题解决思路指导、言行分寸把关1. 4步向民众介绍:关键:让民众看到你的真诚2. 3步交流法表达主见关键:让民众get主题的3. 3步清晰讲述工作关键:不要让民众不明所以4. 3步法沟通给同事提意见关键:拒绝绕弯,省时省力更高效5. 3步化解应急事件关键:化解负面情绪为积极行为6. 3步法表达个人观点关键:把话说到点子上的第四讲:高质量沟通的技巧运用一、文化沟通中常用之道1. 快速拉近距离:十个礼貌性用语2. 沟通谈话:“五不问”“六不谈”3. 语言的特殊魅力转化人际关系4. 合理共情力沟通技巧模型1)七步共情式沟通第一步:使用开放的问题第二步:放缓节奏第三步:不要匆忙作出评判第四步:关注自己的身体感受第五步:向过去学习第六步:让故事充分展开第七步:设定边界2)四步骤共情式倾听第一步:抛开自己(不评判,不贴标签)第二步:让对方充分表达,提出开放式问题。第三步:评估自己和他人(不让情绪主导)第四步:表达共情共情小贴士:1)记住别人的名字2)学会表达感谢3)学会适度赞美4)学会卸下防备5)考虑对方需求5. 拉近关系:赞美的魔法1)赞美的角度2)赞美的态度3)赞美的维度二、文化沟通中常用之法1. 沟通中的五个辨别1)辨年龄层次2)辩情绪状态3)辨文化水平4)辨接收讯息的方式5)辨性格特征2. 窗口服务语言四禁1)斗气语2)烦躁语3)简单否定语4)藐视语3. 工作中的6声1)来有迎声2)问有答声3)去有送声4)赞扬有致谢声5)批评有道歉声6)告知有称谓声——坚决抵制服务冷暴力4. 六多一少的沟通原则1)多聆听     2)多询问     3)多引导4)多附和     5)多赞美     6)多关注     7)少教育三、人文关怀式高效沟通注意事项1. 敏感的时间反馈话题1)如何通过有效时间反馈信息减缓民众焦虑情绪2)不同类型时间背景下的有效技巧回复方式2. 从始至终不变的“我帮你”原则——永远只表达回应我能做的,永远不触及不能做的话题实操落地应用案例说明课堂检验:人文交流的状态——行为特色——即时性语言——工具使用
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