苏洁：用好时间——高效时间管理与工作效率提升

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课程概要

培训时长 : 1天

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课程分类 : 时间管理

课程编号 : 22134

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适用对象

中高层管理者，员工等

课程介绍

课程背景
每个人每天拥有的时间都是24小时，为什么有的人安排得井然有序，从容自如，而有的人从早忙到晚，废寝忘食，却依然绩效不佳？为什么有的企业成功？有的企业失败？究其原因，效率的差异是一个重要因素！而效率差异的背后却是时间利用的差异，也就是时间管理的效能。

课程收益
学习工作计划排序与事项象限分配，找到在时间管理改进方向；
学习行之有效的时间管理工具和方法，帮助管理者大幅度提升效能；
养成先计划再行动及要事第一的好习惯，学会制定科学合理的工作目标。

课程时间：0.5-1天，6小时/天
课程对象：中高层管理者，员工等
课程形式：角色演练+案例研讨+问题分析+团队学习+工具运用+场景化学习

课程大纲
一、时间管理的认知
1．时间与时间管理的概念
2．我们将如何面对这样的一笔时间财富？
3．时间管理的基本原理
1)同样时间成果更多
2)做该做的事情，要事第一
3)充分利用时间不浪费
4)一分钱也不剩
5)同样的钱买的更多
6)买最值得的东西
二、管理者时间管理的现状
1．效率=效能*效率*勤恳
2．我们曾经踩过的时间管理的“坑”
测试：你在时间管理的哪个程度
3．时间管理对管理者的重要性
德鲁克：时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。
4．造成时间浪费的因素
1)完美主义
2)管理冲突
3)电话干扰
4)没有计划
5)喜爱拖延
6)不会拒绝
7)突发事件太多
8)临时来访人员
5．管理者分析一天工作事项
1)我做了什么根本不需要做的事？
2)我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？
3)我做了什么耗时过长的事？
4)我做了什么会浪费别人时间的事？
三、时间管理工具
1．时间管理工具1-四象限法
1)重要且紧急
2)重要不紧急
3)不重要紧急
4)不重要不紧急
练习：制定工作的轻重缓急分析
2．时间管理工具2-艾维利工作法
1)每天最重要的6件事
2)按优先级排序
3)每完成一项打勾
4)突发事件的应对
5)记录3项每天工作中最重要的随感
3．时间管理工具3-GTD工作法
1)收集
2)整理
3)组织
4)回顾
5)执行
4．时间管理工具4-利用碎片时间
1)追剧：拉伸身体
2)坐地铁：看材料
3)等餐：想创意
4)运动：听书
5．时间管理工具5-PDCA
1)计划
2)执行
3)检查
4)改进
团队练习：搭塔竞赛，利用手中的材料，竞争优胜小组
6．时间管理工具6-工作授权
1)授权工作性质
2)授权流程
3)工作核查与辅导
情景演练：公司请你组织一场员工团建活动，但是由于你在忙一个新项目立项工作，所以你计划把员工团建的活动授权给下属张红，请对张红进行一次工作授权
案例分析：两位下属时间管理水平如何，请你帮他们挑出问题，并进行辅导

四、效率是做好业绩的灵魂-工作效率提升方法&工具
1．高效的管理公式：效益=效能*效率*勤恳
2．提高工作效益的技巧
（1）选择高效率工具
（2）第一次把事情做好
（3）统筹安排平行工作
（4）事不宜迟速度制胜
测试：你的时间使用效率如何？总结你的时间掌控力
3．提高效率的工具
（1）四象限法
（2）艾·维利工作法
（3）番茄工作法
（4）28法则
（1）高效接受工作

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• 苏洁：用好时间——高效时间管理: 课程背景每个人每天拥有的时间都是24小时，为什么有的人安排得井然有序，从容自如，而有的人从早忙到晚，废寝忘食，却依然绩效不佳？为什么有的企业成功？有的企业失败？究其原因，效率的差异是一个重要因素！而效率差异的背后却是时间利用的差异，也就是时间管理的效能。课程收益学习工作计划排序与事项象限分配，找到在时间管理改进方向；学习行之有效的时间管理工具和方法，帮助管理者大幅度提升效能；养成先计划再行动及要事第一的好习惯，学会制定科学合理的工作目标。课程时间：0.5-1天，6小时/天课程对象：中高层管理者，员工等课程形式：角色演练+案例研讨+问题分析+团队学习+工具运用+场景化学习课程大纲第一讲：高效时间管理一、时间管理的认知1．时间与时间管理的概念2．我们将如何面对这样的一笔时间财富？3．时间管理的基本原理1)同样时间成果更多2)做该做的事情，要事第一3)充分利用时间不浪费4)一分钱也不剩5)同样的钱买的更多6)买最值得的东西二、管理者时间管理的现状1．效率=效能*效率*勤恳2．我们曾经踩过的时间管理的“坑”测试：你在时间管理的哪个程度3．时间管理对管理者的重要性德鲁克：时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。4．造成时间浪费的因素1)完美主义2)管理冲突3)电话干扰4)没有计划5)喜爱拖延6)不会拒绝7)突发事件太多8)临时来访人员5．管理者分析一天工作事项1)我做了什么根本不需要做的事？2)我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3)我做了什么耗时过长的事？4)我做了什么会浪费别人时间的事？三、时间管理工具1．时间管理工具1-四象限法1)重要且紧急2)重要不紧急3)不重要紧急4)不重要不紧急练习：制定工作的轻重缓急分析2．时间管理工具2-艾维利工作法1)每天最重要的6件事2)按优先级排序3)每完成一项打勾4)突发事件的应对5)记录3项每天工作中最重要的随感3．时间管理工具3-GTD工作法1)收集2)整理3)组织4)回顾5)执行4．时间管理工具4-利用碎片时间1)追剧：拉伸身体2)坐地铁：看材料3)等餐：想创意4)运动：听书5．时间管理工具5-PDCA1)计划2)执行3)检查4)改进团队练习：搭塔竞赛，利用手中的材料，竞争优胜小组6．时间管理工具6-工作授权1)授权工作性质2)授权流程3)工作核查与辅导情景演练：公司请你组织一场员工团建活动，但是由于你在忙一个新项目立项工作，所以你计划把员工团建的活动授权给下属张红，请对张红进行一次工作授权案例分析：两位下属时间管理水平如何，请你帮他们挑出问题，并进行辅导

• 苏洁：用好时间，开好会议——时间管理与会议管理: 课程背景每个人每天拥有的时间都是24小时，为什么有的人安排得井然有序，从容自如，而有的人从早忙到晚，废寝忘食，却依然绩效不佳？为什么有的企业成功？有的企业失败？究其原因，效率的差异是一个重要因素！而效率差异的背后却是时间利用的差异，也就是时间管理的效能。会议的主要目的就是充分整合参会人的智力资源以达成共识和解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，主持人如何合理地设计会议流程并游刃有余的控制住场面，以及处理各种突发事件，如何做好会议管理，提升效率与产出，是每位管理者的必修课课程收益学习工作计划排序与事项象限分配，找到在时间管理改进方向；学习行之有效的时间管理工具和方法，帮助管理者大幅度提升效能；养成先计划再行动及要事第一的好习惯，学会制定科学合理的工作目标；了解低效和高效会议的特征及原因；掌握会议管理的八个要点，学会实时的控场和有效引导技巧；掌握会前准备、会中服务及会后执行的内容，大幅提升会议效率。课程时间：1天，6小时/天课程对象：企业管理者课程形式：角色演练+案例研讨+问题分析+团队学习+工具运用+场景化学习课程大纲第一讲：高效时间管理一、时间管理的认知1．时间与时间管理的概念2．我们将如何面对这样的一笔时间财富？3．时间管理的基本原理1)同样时间成果更多2)做该做的事情，要事第一3)充分利用时间不浪费4)一分钱也不剩5)同样的钱买的更多6)买最值得的东西二、管理者时间管理的现状1．效率=效能*效率*勤恳2．我们曾经踩过的时间管理的“坑”测试：你在时间管理的哪个程度3．时间管理对管理者的重要性德鲁克：时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。4．造成时间浪费的因素1)完美主义2)管理冲突3)电话干扰4)没有计划5)喜爱拖延6)不会拒绝7)突发事件太多8)临时来访人员5．管理者分析一天工作事项1)我做了什么根本不需要做的事？2)我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3)我做了什么耗时过长的事？4)我做了什么会浪费别人时间的事？三、时间管理工具1．时间管理工具1-四象限法1)重要且紧急2)重要不紧急3)不重要紧急4)不重要不紧急练习：制定工作的轻重缓急分析2．时间管理工具2-艾维利工作法1)每天最重要的6件事2)按优先级排序3)每完成一项打勾4)突发事件的应对5)记录3项每天工作中最重要的随感3．时间管理工具3-GTD工作法1)收集2)整理3)组织4)回顾5)执行4．时间管理工具4-利用碎片时间1)追剧：拉伸身体2)坐地铁：看材料3)等餐：想创意4)运动：听书5．时间管理工具5-PDCA1)计划2)执行3)检查4)改进团队练习：搭塔竞赛，利用手中的材料，竞争优胜小组6．时间管理工具6-工作授权1)授权工作性质2)授权流程3)工作核查与辅导情景演练：公司请你组织一场员工团建活动，但是由于你在忙一个新项目立项工作，所以你计划把员工团建的活动授权给下属张红，请对张红进行一次工作授权案例分析：两位下属时间管理水平如何，请你帮他们挑出问题，并进行辅导第二讲：专精会议管理一、会议管理的认知1．会议管理需要做三种思考1)会议的必要性2)会议会不会耽误工作3)是否能与其他会议合并2．会议管理三个原则1)明确召开会议的目的和预期目标2)开短会，不超时3)会议记录整理成一张纸3．高效会议的八大特征1)只有必要时才召开2)事先已筹划好3)拟定和分发了议程4)主持人经验丰富5)一切按部就班6)有经验的人出席7)做出了结论和总结8)记录清楚并明确后续跟进二、会议实施前准备事项1．会议准备1-筹划会议1)确认会议目的和议题2)以自身的经验知识就议题进行协商3)就问题进行分析4)寻求问题的解决对策和可行方案5)思考与主持者和其他发言者的互动6)准备好相关资料分组研讨：一次企业组织的失败会议，原因是什么？2．会议准备2-明确会议目的和目标1)信息传达型2)问题解决型3)订立计划型4)利益调整型3．会议准备3-对会议事先进行公告1)会议名称、目的、目标2)日期、时间3)场所（地址、示意图）4)主持人5)参会者名单6)会议资料7)其他（准备资料等）4．会议准备4-选择有经验的主持人1)主持人要按会议的议程进行2)主持人做好会议时间控制3)主持人要引导参会者发言5．会议准备5-选定参加者1)有决定权的人2)强烈疑问的人参加3)有关专家4)正确表达自己意见的人5)其他部门关联人员6．会议准备6-事先分发会议资料1)就应当事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料2)让与会者事先做好充分的准备和了解7．会议准备7-分配时间1)会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程2)每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空8．会议准备8-准备会场1)会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一2)会议准备人员需提前30分钟到场准备，需将会议室门提前打开，准备好投影仪、电脑、音响等三、会议实施方法1．推动会议的召开1)开始2)扩展3)达成共识2．概括重要内容1)会议概括2)会议记录3．写成会议记录1)进行整理2)明确内容3)形成决议4．会议后跟进1)整理会场2)下达会议纪要3)实行决定事项四、开好会议的11个锦囊1.议题明确2.议程清晰3.精选参与人4.指定主持人5.做好会议记录6.合适的时间7.合适的地点8.会议做好准备9.会中做好控制10.写好会议记录11.明确追踪周期

• 苏洁：用对方法，使困难变简单——问题分析与解决: 课程背景问题引导创新思考，促进企业永续经营。于企业而言，拥有一套成熟、完整、可复制并具备统一性的方法在组织内有效推广，直接关系到企业的效益达成。问题导引改善文化，強化企业核心能力。于管理者而言，掌握一套系统的问题分析与解决的方法，决定其能否出色的完成组织所赋予的每一份工作。所以，问题分析与解决问题的能力已经成为职场人士，特别是管理人员应具备的基本技能之一。此门课程从七个步骤讲授问题的分析与解决方法。七步法在联想、通用汽车等世界500强企业已成为全体必学的课程，为企业发现问题、改善问题带来了卓有成效的意义。此课程采用边讲边练的模式，学员选择一个身边的问题案例，整个课程用这个案例、完整体验从分析问题到问题解决方案呈现的全过程，让学员掌握一套基于个人理性分析的问题解决方案，高效率处理管理者的现实问题，为今后的日常工作带来积极能量。课程收益把握面对现实问题的正确心态并提高面对现实问题的应对能力；学习卓有成效的问题分析与解决七步法；掌握问题分析与解决的工具，高效解决现实发生的复杂与多维问题；通过案例练习，分析团队中现在存在的问题并提出解决方案；能够应用问题分析与解决的方法和工具，制定未来工作中问题分析与解决的行动方案。课程时间：1天，6小时/天课程对象：企业管理者、员工等课程形式：角色演练+案例研讨+问题分析+团队学习+工具运用+场景化学习课程大纲第一讲：问题的认知与理解一、问题的定义1．问题的范围1)大问题或小问题2)长期问题或短期问题3)紧急问题或例常问题2．问题的定义1)需要改善或待解决的2)对未来或理想达成的期望3．问题的分类1)发生型问题2)探索型问题3)设定型问题分组讨论：每人思考出1-2个自己在最近的工作中遇到的问题，小组内共享，并挑选出2个相对有代表性的问题4．问题的四象限二、问题解决的误区1．解决问题常出现的错误1)习惯了，看不见问题2)经验障碍，满足于过去3)缺失技能知识判断问题4)无外界竞争的危机意识5)忙、茫、盲2．问题的冰山现象1)水面以下问题众多2)水面以上结果很差第二讲：问题分析工具箱一：找出可能原因的方法和工具工具1：头脑风暴1．头脑风暴的原则1)创造良好环境2)借鉴他人想法3)禁止批评评价4)重数量不重质量二：对原因进行归类的方法和工具工具2：逻辑树1．逻辑树实施原则1)各部分之间相互独立2)所有部分完全穷尽三：分析问题根本原因的方法和工具工具3：鱼骨图工具4：因果类型：冰山理论的模型工具5：5WHYS工具6：要因分析法工具7：计分法工具8：流程图工具9：解决问题样板表第三讲：问题分析与解决七步法第一步：陈述问题1.好问题的陈述特点1)一个主导性的问题或坚定的假设2)具体，不笼统3)有内容的(而非事实的罗列或一种无可争议的主张)4)可行动的5)以决策者下一步所需的行动为重点案例分析：实际问题是什么？如何清晰界定2.问题的背景情况1)决策者2)影响决策的主要因素3)解决问题的时间4)成功的标准5)主要衡量标准6)所需的准确度3．关心听众所急第二步：分解问题1．为什么使用逻辑树2．逻辑树的三种类型1)推论2)假设为主3)问题图分组练习：案例分析与用逻辑树分析困惑的问题3．分解问题切勿低估协作与团队合作对解决问题的价值第三步：淘汰非关键议题1．经常反复推敲过程中的第一步2．假设/理论及数据之间的来回穿梭3．使用80/20的思考方式4．重点努力解决最重要的问题5．不仅要常问“那又会怎样”...而且还要问你忘了什么6．进行一项较困难的研究分析时淘汰非关键性问题是掌握合理生活方式的关键7．28法则的随处应用第四步：制定详细的工作计划1．详细工作计划表分组练习：工作计划实例2．工作计划的最佳做法1)提早2)经常3)具体4)综合5)里程碑3．制定详细的工作计划有条不紊的及早规划工作计划对解决问题大有帮助第五步：进行关键分析1．进行关键分析的原则1)以假设和最终产品为导向2)经常反复地进行假设和数据分析3)尽可能地简化分析4)仔细分析之前估算其重要性5)使用80/20及简便的思维方法6)从专家那里得到数据7)对新数据采取灵活态度8)同项目小组共享良计9)对困难有所准备10)勇于创新2．关键分析步骤第六步：综合分析调查结果并建立论证1．金字塔型论证1)情况2)复杂性3)解决办法论证分组练习：如何建立论证逻辑2．方案树形图实例3．综合分析调查结果并建立论证将你的各种分析综合起来成为精简的故事，具有极大的价值意义第七步：（说故事）陈述来龙去脉1．如何制定完整的问题分析报告2．问题改善的六项原则1)建立系统化程序2)运用系统化思考3)考虑潜在与隐性的问题4)全员参与并激发创意5)长期问题不可短期对策6)强化问题分析及改善的能力

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