张景涛：用沟通提升效率 ——项目沟通能力提升

课程背景：

随着分工越来越细，在研发项目中涉及的部门、团队、人员越来越多，给项目管理带来了更有挑战性的复杂度和难度。项目经理80%的时间在沟通，项目团队70%的问题是因为沟通，而因为沟通不畅带来的冲突更是严重阻碍了项目团队的正常运作，给产品的快速及时推向市场做成极大的不便。研发项目中需求沟通常见的问题表现在：

• 需求不明确或模糊：在项目初期，需求可能尚未完全明确或存在模糊性。这给需求沟通带来了困难，因为不清楚具体需要什么，导致沟通双方难以达成共识。
• 需求变更和范围蔓延：在软件项目中，需求变更是常见的现象。当需求发生变化时，可能会导致需求沟通的困难，需要及时进行变更管理和沟通调整。
• 利益相关者分散和多样化：软件项目涉及多个利益相关者，如客户、用户、管理层等。这些利益相关者可能具有不同的需求、期望和优先级，使得在需求沟通过程中难以达成一致。
• 沟通渠道不畅：沟通渠道的不畅通也是一个常见的障碍。例如，沟通过程中可能存在信息传递不及时、信息丢失或信息过载等问题，导致需求沟通的困难。
• 缺乏明确的沟通计划和流程：缺乏明确的沟通计划和流程可能使得需求沟通变得混乱和无效。没有明确的沟通渠道和时间表，团队成员可能会错过重要的信息或无法及时解决问题。

本课程是从实战入手，从实际出发、关注开发人员个人，在讲师多年的研发管理实践、咨询与培训的经验基础上，进行提炼和总结而成。凝聚了讲师多年的研发管理实践经验和真知灼见。针对性的解决研发管理人员的沟通能力和冲突管理能力，从沟通技巧到沟通方法、沟通机制全面讲解，是一门难得好课。

课程收益：

● 围绕项目特点、研发人员的特点与研发的实际业务，提升学员的研发沟通能力

● 帮助研发人员掌握有效沟通的原理、方法、技巧和应用，达到轻松地沟通与协作的目的，创建研发内部和外部的和谐团队

● 建立干系人识别模型、使用干系管理工具，根据干系人的期望、利益、影响力等制定沟通策略和沟通计划

● 帮助学员学握如何协调研发与市场等相关部门的沟通、学习如何在项目组之间沟通、如何在项目组内不同小团队之间沟通

课程时间：1天，6小时/天

课程对象：研发项目经理/产品经理、PMO(项目管理办公室)成员、研发骨干、测试、QA、研发工程师等

授课方式：讲授、演练、实操、模拟、感悟、案例分析、头脑风暴、示范指导、短片欣赏

课程特色：

● 有料：课程系统架构清晰、知识体系完整

● 有效：课程中相关工具、技能从实战中总结而来。具有很强的落地性、实用性和时效性

● 有趣：让学员在互动中体验真谛，在轻松的氛围中掌握项目管理技能

● 有材：实际案例引导学生找到解决实际问题的方法、思路，形成可以实际使

课程模型：

课程大纲

第一讲：项目特征与项目沟通

一、项目的特征

1. 项目三大特性：临时性、唯一性、渐进明细

2. 项目实施必备因素：协作性、目标性

3. 每个项目开发具有独特性，功能更加庞大、繁琐

4. 项目干系人目标有差异

5. 每个部门利益不一致

二、沟通对项目经理的重要性

1. 项目经理75%-90%的时间用在沟通上

2. 组织中70%的问题出在沟通障碍上

3. 沟通技巧为项目成功保驾护航

第二讲：构建沟通思维模型

一、金字塔思维的特点和四个原则

1. 金字塔思维结构的特点

2. 金字塔思维的四个实用原则

1）结论先行

2）上下对应

3）分类清楚

4）排序逻辑

3. 用金字塔思维进行思考、沟通、表达

4. 金字塔结构的根本作用是丰富、组织你的思想

练习：金字塔思维听、说应用

二、构建金字塔结构的思维逻辑

1. 主题明确时的自上而下构建方法

2. 主题不明确时的自下而上构建方法

3. 把金字塔结构的思想勾画思维逻辑导图

4. 金字塔结构表达工具黄金三点法

1）直奔主题秀观点

2）黄金三点亮结构

3）总结主题促记忆

练习：黄金三点法练习

第三讲：掌握沟通技巧

一、沟通基本原理

1. 沟通4种基本形态

1）阅读文字材料   2）书写文字材料   3）倾听他人发言   4）语言表达观点

2. 沟通的4个常用渠道

1）面对面   2）书面文字   3）网络工具   4）电话沟通

讨论：4种渠道各有什么优劣点

3. 沟通的2个思想准备

1）利他性   2）讲理性

4. 沟通遵循4大特性

1）准确性   2）完整性   3）及时性   4）策略性

5. 沟通中的提问

1) 封闭式问题

2) 引导性问题

3) 暗示性问题

4) 开放式问题

5) 提示性问题

6) 探究性问题

7) 假设性问题

6. 沟通中的倾听技巧

1) 表示兴趣，保持视线接触

2) 接收并回应对方的信息

3) 鼓励别人多说

4) 听取、抓住关键词

5) 记录并重复对方的重要观点

6) 总结沟通要点并取得确认

二、影响沟通效果的原因及消除

1. 沟通的5大障碍

1）经过他人传递而误会

2）环境选择不当

3）沟通时机不当

4）有人破坏、挑衅

5）文化差异

2. 沟通中的4个干扰因素

1）高高在上

2）先入为主

3）不善聆听

4）缺乏反馈

讨论：你在项目沟通中遇到的障碍、干扰是什么？

3. 扫除需求沟通障碍4个方法

1）沟通内外有别

2）非正式的沟通有利于关系的融洽

3）采用对方能接受的沟通风格

4）沟通的升级原则

4. 通过反馈提升沟通效率

1）每次会议必有纪要

2）项目日、周、月报

3）问题登记跟踪表

练习：你的项目中如何做周报

第四讲：识别沟通对象

一、识别项目干系人

1. 识别、团结干系人

讨论：识别干系人

2. 干系人识别工具：4个步骤召开六方会谈

1）第一步：识别干系人

2）第二步：和干系人沟通

3）第三步：分析干系人

4）第四步：完成干系人登记册

案例练习：失败的干系人识别

3. 分析重要干系人的工具：重要干系人的DANCE

1）Decisions决策

2）Authority权限

3）Need需求

4）Connections关系

5）Energy能量

4. 建立干系人属性登记表

1）基本属性

2）期望和贡献

3）利益和态度

4）权力和影响力

课堂练习：识别您当前项目中的干系人

二、管理干系人沟通

1. 干系人管理的3种矩阵

1）受益-权力矩阵

2）影响力-权力矩阵

3）影响力-作用矩阵

2. 根据矩阵实施不同的沟通沟通策略：

1）权力大、影响力强的干系人重点管理

2）权力大、影响力弱的干系人令其满意

3）权力小、影响力强的干系人随时告知

4）权力小、影响力弱的干系人观察变化

3. 沟通策略随着干系人的期望值、影响力会变化而调整

课堂练习：干系人沟通需求分析

4. 根据干系人属性制定沟通策略、沟通方式

5. 制定干系人沟通沟通计划

案例练习：演练干系人分析与干系人沟通管理

第五讲：项目中的重要沟通场景

一、软件研发项目范围定义特点

1. 范围无法定义到细节，只有大功能点

2. 项目范围变更的必然性

3. 大功能点变更的两个处理方案

1) 功能置换

2) 挪入下一期项目

4. 日常变更控制：CCB

5. 用计划阻击无序变更

二、需求沟通

1. 建立平等的对话氛围

2. 分析沟通对象期望、利益、影响力

3. 以我为主，准备好沟通提纲

4. 根据客户确定沟通策略

1）被动型的沟通者：用封闭性问题提问

2）主动型的沟通者：做好提纲引导客户

5.  记录与反馈

1）勾画需求逻辑导图

2）总结需求内容

3）文字方式反馈客户并取得确认

练习：跟客户沟通项目需求

三、会议沟通

1. 凡是会议必有主题

2. 坚持会前准备、坚持会后跟踪

1）根据对象确定会议内容

2）用金字塔模型做会前预知

3）用金字塔思维做会议总结

4）跟踪会上决议执行情况

3. 严控会议时间、会上必有结果、记录会议纪要

4. 开好项目启动会，达成所有干系人的一致认识

讨论：如何组织一场项目启动会

5. 开好早会、例会：信息共享、任务分配、进度检视、问题跟进、风险跟进

四、项目阶段状况报告

1. 项目阶段状态汇报

1) 检查项目环境变化

2) 给重要干系人做项目阶段汇报

案例练习：面对突变，项目走向何处？

3) 阶段汇报根据汇报对象调整内容

4) 项目阶段汇报操作要点与模板

案例练习：项目中期评估汇报

2. 给上级汇报项目

1）给项目全局

2）给领导信心

3）有困难出选择题并准备答案

4）根据汇报对象选择内容

练习：把你的项目现状给领导汇报

3. 给员工沟通项目

1）项目对公司、个人的意义

2）距离项目目标差距

3）项目近期目标

4）及时肯定、表扬员工

练习：做一次团队内部项目沟通。

4. 项目团队沟通要点

1）向上级领导拍胸脯：

2）向职能经理拍肩膀：

3）对下级成员拍巴掌：

课后回顾

1. 后续落实措施：

1) 检查你当前项目团队中沟通存在的问题

2) 根据您的项目状态制定阶段汇报

3)制定跨部门沟通计划、对外沟通计划

4) 识别你当前项目干系人，针对重要干系人制定不同的沟通策略。

2. 答疑解惑

课程内容可根据客户需求剪裁