张景涛：用沟通提升效率——项目沟通管理

课程背景：

在当今竞争激烈的商业环境中，项目管理已成为组织成功的关键因素之一。然而，项目的成功与否往往取决于项目团队的有效沟通。沟通管理是项目管理的核心要素之一，它不仅涉及信息的传递，还包括促进团队合作、解决冲突、确保利益相关者的参与等方面。

项目沟通管理课程旨在帮助学员理解和应用有效的沟通管理原则和技巧，以提高项目团队的沟通效率和效果。通过本课程，学员将学习如何制定明确的沟通目标，选择适当的沟通渠道，积极倾听和理解他人，并运用沟通工具和技术来优化项目团队的沟通流程。

在课程中，学员将了解常见的沟通管理挑战，如语言和文化差异、信息传递的失真、沟通渠道选择等，并学习如何应对这些挑战。通过实践案例和角色扮演等活动，学员将有机会应用所学的沟通管理原则和技巧，提高解决问题和冲突的能力，增强团队合作和协作的能力。

此外，课程还将介绍常用的沟通管理工具和技术，如沟通计划、沟通方式、会议管理等，帮助学员更好地组织和管理项目团队的沟通活动。学员还将学习如何评估和改进沟通管理的效果，以持续提高沟通管理的质量和项目成功的概率。

通过参加项目沟通管理课程，学员将获得提高项目管理能力的关键技能，包括领导力、团队合作、问题解决和冲突管理等。这将有助于他们在日后的项目工作中更好地应对沟通挑战，提高项目团队的绩效和项目的成功率。

课程收益：

● 围绕项目特点、研发人员的特点与研发的实际业务，提升学员的研发沟通能力

● 帮助项目经理掌握有效沟通的原理、方法、技巧和应用，达到轻松地沟通与协作的目的，创建研发内部和外部的和谐团队

● 建立干系人识别模型、使用干系管理工具，根据干系人的期望、利益、影响力等制定沟通策略和沟通计划

● 帮助学员学握如何协调研发与市场等相关部门的沟通、学习如何在项目组之间沟通、如何在项目组内不同小团队之间沟通

课程时间：2天，6小时/天

课程对象：总工/技术总监、研发项目经理/产品经理、PMO(项目管理办公室)成员、研发骨干、测试、QA、研发工程师等

授课方式：讲授、演练、实操、模拟、感悟、案例分析、头脑风暴、示范指导、短片欣赏

课程特色：

● 有料：课程系统架构清晰、知识体系完整

● 有效：课程中相关工具、技能从实战中总结而来。具有很强的落地性、实用性和时效性

● 有趣：让学员在互动中体验真谛，在轻松的氛围中掌握项目管理技能

● 有材：实际案例引导学生找到解决实际问题的方法、思路，形成可以实际使

课程模型：

课程大纲

第一讲：研发沟通存在的问题

一、项目的特点

1. 项目三大特性：临时性、唯一性、渐进明细

2. 项目实施必备因素：协作性、目标性

3. 互联网时代项目参与人和部门越来越多

4. 每个项目开发具有独特性，功能更加庞大、繁琐

5. 项目干系人目标有差异

6. 每个部门利益不一致

二、研发人员沟通常见问题

1. 表达直白、简单

2. 措辞专业性强

3. 缺乏表达技巧

4. 不愿意沟通

讨论：你遇到的沟通问题都有哪些？

三、沟通对项目经理的重要性

1. 项目经理75%-90%的时间用在沟通上

2. 组织中70%的问题出在沟通障碍上

3. 沟通技巧为项目成功保驾护航

第二讲：构建金字塔思维模型

一、金字塔思维的特点和四个原则

1. 金字塔思维结构的特点

2. 金字塔思维的四个实用原则

1）结论先行

2）上下对应

3）分类清楚

4）排序逻辑

3. 用金字塔思维进行思考、沟通、表达

4. 金字塔结构的根本作用是丰富、组织你的思想

练习：金字塔思维听、说应用

二、构建金字塔结构的思维逻辑

1. 主题明确时的自上而下构建方法

2. 主题不明确时的自下而上构建方法

3. 把金字塔结构的思想勾画思维逻辑导图

练习：读案例画思维逻辑导图

三、丰富扩展自己的思想

1. 思想的构成有理有据

2. 通过疑问/回答来扩展思想

3. 通过演绎推理和归纳总结来概括思想

4. 演绎推理和归纳推理

练习：分别用演绎、归纳推理构建说服逻辑

5. 金字塔结构表达工具黄金三点法

1）直奔主题秀观点

2）黄金三点亮结构

3）总结主题促记忆

练习：黄金三点法练习

第三讲：研发人员沟通技巧

一、沟通基本原理

1. 沟通4种基本形态

1）阅读文字材料   2）书写文字材料   3）倾听他人发言   4）语言表达观点

2. 沟通的4个常用渠道

1）面对面   2）书面文字   3）网络工具   4）电话沟通

讨论：4种渠道各有什么优劣点

3. 沟通的2个思想准备

1）利他性   2）讲理性

4. 沟通遵循4大特性

1）准确性   2）完整性   3）及时性   4）策略性

5. 沟通中的提问

1) 封闭式问题

2) 引导性问题

3) 暗示性问题

4) 开放式问题

5) 提示性问题

6) 探究性问题

7) 假设性问题

6. 沟通中的倾听技巧

1) 表示兴趣，保持视线接触

2) 接收并回应对方的信息

3) 鼓励别人多说

4) 听取、抓住关键词

5) 记录并重复对方的重要观点

6) 总结沟通要点并取得确认

二、影响沟通效果的原因及消除

1. 沟通的5大障碍

1）经过他人传递而误会

2）环境选择不当

3）沟通时机不当

4）有人破坏、挑衅

5）文化差异

2. 沟通中的4个干扰因素

1）高高在上

2）先入为主

3）不善聆听

4）缺乏反馈

讨论：你在项目沟通中遇到的障碍、干扰是什么？

3. 扫除需求沟通障碍4个方法

1）沟通内外有别

2）非正式的沟通有利于关系的融洽

3）采用对方能接受的沟通风格

4）沟通的升级原则

4. 通过反馈提升沟通效率

1）每次会议必有纪要

2）项目日、周、月报

3）问题登记跟踪表

练习：你的项目中如何做周报

第四讲：识别沟通对象

一、识别项目干系人

1. 干系人管理：找出一切要团结的人

讨论：识别干系人

2. 干系人识别工具：4个步骤召开六方会谈

1）第一步：识别干系人

2）第二步：和干系人沟通

3）第三步：分析干系人

4）第四步：完成干系人登记册

案例练习：失败的干系人识别

3. 分析重要干系人的工具：重要干系人的DANCE

1）Decisions决策

2）Authority权限

3）Need需求

4）Connections关系

5）Energy能量

4. 建立干系人属性登记表

1）基本属性

2）期望和贡献

3）利益和态度

4）权力和影响力

课堂练习：识别您当前项目中的干系人

二、管理干系人

1. 干系人管理的3种矩阵

1）受益-权力矩阵

2）影响力-权力矩阵

3）影响力-作用矩阵

2. 根据矩阵实施不同的沟通沟通策略：

1）权力大、影响力强的干系人重点管理

2）权力大、影响力弱的干系人令其满意

3）权力小、影响力强的干系人随时告知

4）权力小、影响力弱的干系人观察变化

3. 沟通策略随着干系人的期望值、影响力会变化而调整

课堂练习：干系人沟通需求分析

4. 根据干系人属性制定沟通策略、沟通方式

5. 制定干系人沟通沟通计划

案例练习：演练干系人分析与干系人沟通管理

第五讲：项目中的重要沟通场景

一、需求沟通

1. 建立平等的对话氛围

2. 分析沟通对象期望、利益、影响力

3. 以我为主，准备好沟通提纲

4. 根据客户确定沟通策略

1）被动型的沟通者：用封闭性问题提问

2）主动型的沟通者：做好提纲引导客户

5. 沟通需求

1）把握需求节奏

2）阐述我方观点

3）处理过程中顾客提出的异议

6. 记录与反馈

1）用金字塔模型勾画需求逻辑导图

2）用金字塔思维总结需求内容

3）文字方式反馈客户并取得确认

练习：跟客户沟通项目需求

二、会议沟通

1. 凡是会议必有主题

2. 坚持会前准备、坚持会后跟踪

1）根据对象确定会议内容

2）用金字塔模型做会前预知

3）用金字塔思维做会议总结

4）跟踪会上决议执行情况

3. 严控会议时间、会上必有结果、记录会议纪要

4. 开好项目启动会，达成所有干系人的一致认识

讨论：如何组织一场项目启动会

5. 开好早会、例会：信息共享、任务分配、进度检视、问题跟进、风险跟进

6. 开会阶段评估会：汇报当前项目状态、明确当前需求、指明下一步工作方向

练习：做一场项目阶段评估会

三、项目状况沟通

1. 对内沟通项目

1）强调共同目标

2）消除部门隔阂

3）制定共同的行动计划

4）用金字塔模型组织沟通材料

2. 给上级汇报项目

1）给项目全局

2）给领导信心

3）有困难出选择题并准备答案

练习：把你的项目现状给领导汇报

3. 给员工沟通项目

1）项目对公司、个人的意义

2）距离项目目标差距

3）项目近期目标

4）及时肯定、表扬员工

练习：做一次团队内部项目沟通。

4. 跨部门沟通项目

1）主动沟通项目情况

2）体谅职能部门难处

3）寻找共同目标

4）分享项目绩效

5）告知资源使用情况

6）协商项目后期资源计划

7）减少资源冲突

练习：跟财务部做一次跨部门的项目沟通。

5. 跟客户沟通项目

1）寻找干系人共同利益点

2）认可目标差异

3）达成一致行动计划

4）减少利益冲突

练习：跟你的项目中甲方做一次项目沟通

6. 项目团队沟通要点

1）向上级领导拍胸脯：

2）向职能经理拍肩膀：

3）对下级成员拍巴掌：

四、正确处理客户抱怨和投诉

1. 保持良好的心态

2. 了解客户心理及抱怨原因

3. 识辨客户的抱怨和投诉

4. 积极主动解决问题

5. 跟踪问题处理情况避免引起冲突

课后回顾

1. 后续落实措施：

1) 检查你当前项目团队中沟通存在的问题

2) 用金字塔模型绘制、呈现当前项目功能结构

3) 每次沟通前，把要表达的思想、内容绘制金字塔结构

4) 制定跨部门沟通计划、对外沟通计划

5) 识别你当前项目干系人，针对重要干系人制定不同的沟通策略。

2. 答疑解惑

课程内容可根据客户需求剪裁