优化采购合同管理提升企业效益的关键策略

采购合同管理：提升企业效率与合规性的关键

在现代企业经营活动中，采购是至关重要的一环。采购的质量和效率直接影响到企业的整体运营和经济效益。因此，建立健全的采购合同管理体系，规范采购流程，确保采购活动的合规性与合法性，不仅是企业内部审计的必要任务，也是实现企业可持续发展的基础。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

王悦 培训咨询

一、采购审计的重要性

采购审计是企业对采购过程进行全面检查、评估和监管的工作，确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。采购问题的失控不仅可能导致企业资金的浪费，甚至会影响到企业的生存。因此，通过定期的采购审计，能够及时发现和纠正潜在问题，降低风险。

• 采购问题是企业的生死问题：采购环节的失误可能导致企业在竞争中处于劣势，甚至面临破产的风险。
• 采购审计是规范采购活动的重要手段：通过审计，可以确保企业在采购环节遵循相关法规和政策，从而提升采购的合规性。
• 案例分析：如大疆科技因其采购部的管理问题而受到外界关注，体现了采购管理的重大性。

二、十大采购关键环节及常见风险

在采购过程中，有多个关键环节需要重点关注，每个环节都可能存在相应的风险。以下是十大关键环节及其常见风险：

• 内控机制：企业需建立健全的内部控制机制，以防止采购过程中的舞弊行为。
• 采购计划：采购计划的科学性直接影响到采购的效率和效果。
• 采购合同：合同的严谨性和合规性是保障采购权益的基础。
• 采购招标：招标过程的合规性能够防止不正当竞争。
• 供货商选择：选择可靠的供应商是确保采购质量的前提。
• 采购数量：采购数量的适当性关系到库存管理和资金占用。
• 采购价格：合理的采购价格能够有效控制成本。
• 采购质量：采购物资的质量是否达标直接影响到产品的最终质量。
• 物资保管：物资的安全保管是防止损失的关键。
• 结算付款：结算付款的严格性关系到资金的流动性。

三、两大采购审计模式

根据企业的实际情况，采购审计可以采取不同的模式来实施，主要有以下两种：

• 项目管理式审计：这种模式侧重于对特定采购项目进行全面的审计，评估项目的合规性和有效性。
• 过程参与式审计：审计人员在采购过程中全程参与，及时发现和解决问题，确保采购流程的规范性。

四、六大采购审计要点

为了确保采购审计的有效性，以下六大要点需要被严格遵循：

• 编制专项采购审计工作计划：考虑不同物资的特点、内部控制环境的变化、采购风险因素等，确保审计工作有的放矢。
• 对采购计划进行审计：审计采购计划的程序、依据、执行情况、价格及数量的合理性。
• 对招标程序进行审计：审查供方资源管理、采购方式、投标人审定等环节的合规性。
• 采购合同审计：确保合同签订的合规性、条款的完备性及执行结果的合规性。
• 采购价格审计：审查价格标准和信息系统，确保价格的合理性和透明度。
• 采购计划执行审计：关注采购方式、价格偏差、质量检验等环节，确保执行的合规性。

五、采购审计与反舞弊

采购环节是舞弊行为的高发领域，因此，企业在进行采购审计时，必须特别关注反舞弊工作。以下是有关采购审计反舞弊的几个关键点：

• 舞弊的特点：了解舞弊行为的表现形式，有助于审计人员的识别和判断。
• 舞弊理论：如舞弊三角理论、GONE理论等，可以帮助审计人员分析舞弊的动机与机会。
• 采购审计反舞弊的“三板斧”：关注“机会”、重视“压力”、把准“动机”，从根源上防范舞弊行为。
• 案例分析：如某供应商与采购人员合谋舞弊案，警示企业加强内部审计与合规管理。
• 注意事项：审计人员在处理舞弊问题时，需关注法律风险、判断合法性的原则及其他风险。

六、总结

采购合同管理是企业管理的重要组成部分，直接影响到企业的经济效益和可持续发展。在采购审计的过程中，企业不仅要关注合规性和合法性，还要注重审计方法的多样性和有效性。通过建立健全的采购审计体系，发现并纠正潜在问题，企业能够有效降低采购风险，提高采购效率，从而在激烈的市场竞争中占据有利地位。

综上所述，采购合同管理不仅关乎企业的经济利益，更是企业合规经营的重要保障。企业应不断优化采购流程，加强内部审计，确保采购活动的高效与合规，为企业的长远发展奠定坚实的基础。