高效采购合同管理提升企业竞争力的方法与策略

采购合同管理的重要性及其审计要点

在现代企业运营中，采购是确保产品与服务质量的重要环节。良好的采购管理不仅能够降低企业的运营成本，还能提升整体竞争力。采购合同作为采购过程中的重要组成部分，管理的严谨性直接影响到企业的合法权益和经济效益。因此，加强对采购合同的管理和审计显得尤为重要。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

王悦 培训咨询

采购合同管理的背景

在企业经营活动中，采购环节占据了极其重要的位置。采购工作做得不好，可能导致企业经营活动的重大失误，这不仅会影响到企业的资金流动，还可能导致法律纠纷和信誉损失。因此，定期对采购活动进行监督和审计是确保采购活动合规、合法的重要手段。

采购审计的工作旨在对企业在采购过程中涉及的各个环节进行全面的检查、评估和监管，以确保采购活动的合规性、规范性和经济效益。通过审计，企业可以及时发现采购中存在的问题和风险，从而保护自身的合法权益。

采购审计的重要性

采购审计不仅是企业内部控制的重要组成部分，更是确保企业采购活动合法合规的关键。采购问题的失控可能会导致企业的生死存亡，因此，实施有效的采购审计显得尤为重要。以下是采购审计的重要性：

• 降低风险：通过对采购环节的审计，可以及时发现潜在的风险，采取相应对策，降低采购风险。
• 提高合规性：审计能够确保采购活动遵循相关法律法规，避免因违规操作而导致的法律责任。
• 提升效率：审计可以识别采购过程中的不合理环节，从而优化采购流程，提高工作效率。
• 促进可持续发展：通过对采购活动的审计，可以帮助企业在降低成本的同时，推动可持续发展。

采购合同的关键环节及风险点

在采购过程中，各个环节都可能存在风险，尤其是采购合同的管理。以下是十大采购关键环节及其常见风险：

• 内控机制：内控机制是否健全直接影响到采购的透明度和合规性。
• 采购计划：采购计划制定是否科学合理，可能影响后续采购执行。
• 采购合同：合同条款是否严谨、完备，直接关系到合同的执行效果。
• 采购招标：招标过程的合规性，影响到采购的公正性和透明度。
• 供货商选择：供货商的可靠性决定了采购的质量和交付能力。
• 采购数量：采购数量是否适当，直接影响资金占用和库存管理。
• 采购价格：采购价格是否合理，影响企业的成本控制。
• 采购质量：采购的物资质量是否达标，关系到最终产品的质量。
• 物资保管：物资的保管是否安全，影响物资的使用寿命和价值。
• 结算付款：结算和付款的严格性，影响企业的资金流动性。

采购审计的模式与方法

在进行采购审计时，可以采用不同的审计模式。主要有以下两种：

• 项目管理式审计：这种模式强调在特定项目的基础上进行审计，关注项目的全过程，确保各个环节的合规性。
• 过程参与式审计：审计人员在采购的各个环节中参与，实时监控和评估，确保过程的透明和高效。

在审计过程中，有六个主要的审计要点需要关注：

1. 编制专项采购审计工作计划：考虑物资的比重和特点，关注内部控制环境的变化，识别采购风险因素。
2. 对采购计划进行审计：审查采购计划的程序、依据和执行情况，确保计划的合理性。
3. 对招标程序进行审计：审查供方资源管理、招标文件管理和开标评标程序，确保招标的公正性。
4. 采购合同审计：审核合同签订的合规性、条款的完备性和合同的执行效果。
5. 采购价格审计：分析价格标准、价格信息系统和调价管理机制，确保价格的合理性。
6. 采购计划执行审计：审查采购方式、供货商变更、价格偏差等情况，确保执行的合规性。

反舞弊审计的重要性

在采购过程中，舞弊行为是一种高发现象。通过强化审计工作，可以有效预防和控制舞弊行为。采购审计在反舞弊方面的作用包括：

• 识别机会：审计人员需关注可能导致舞弊的环节，及时识别潜在的风险。
• 重视压力：了解供货商与采购人员之间的压力关系，及时采取措施。
• 把准动机：识别舞弊的动机，采取相应的防范措施。

采购审计的法律风险及应对策略

在进行采购审计时，审计人员可能面临多种法律风险，需要谨慎应对。这包括：

• 法律责任：审计人员需了解相关法律法规，确保审计过程的合法合规。
• 判断标准：制定简单易行的判断标准，帮助审计人员在复杂情况下做出合理的判断。
• 风险控制：建立完善的风险预防与控制机制，及时识别和处理潜在风险。

结论

采购合同管理是企业运营中不可或缺的环节，良好的采购审计能够帮助企业降低风险、提高效率、确保合规。通过本文的探讨，企业应当更加重视采购合同的管理与审计，确保采购活动的合法性和经济性，从而为企业的可持续发展打下坚实的基础。