采购合同管理的最佳实践与常见误区分析

采购合同管理的重要性与实践

在企业经营活动中，采购作为一项基础而关键的职能，其管理的有效性直接影响到企业的盈利能力和市场竞争力。采购合同管理则是确保采购活动顺利进行的重要环节，通过对采购合同的有效管理和审计，企业能够保障合法合规，同时提高采购的效率和经济效益。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

王悦 培训咨询

采购审计：提升合同管理的重要手段

采购审计是对企业在采购过程中各个环节的全面检查与评估，旨在确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。有效的采购审计能够及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，并通过提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。

在采购合同管理中，审计的重要性愈发突出。通过定期的审计工作，企业能够对采购合同的执行情况、合规性及其带来的经济效益进行深入分析，为后续的采购决策提供可靠的数据依据。

采购合同的构成要素

采购合同是企业与供应商之间的法律文件，明确了双方的权利和义务。以下是采购合同的主要构成要素：

• 合同主体：明确采购方与供应方的法律地位和基本信息。
• 合同标的：具体描述采购的物品或服务的种类、规格、数量等。
• 合同价格：明确价格的组成、支付方式及付款时间。
• 合同履行期限：规定交货时间、验收时限等。
• 合同变更条款：规定在何种情况下可以对合同进行修改。
• 违约责任：明确因违约造成的损失赔偿和责任承担。
• 争议解决：约定合同争议的解决方式和适用法律。

合同管理中的风险点

在采购合同管理过程中，存在诸多风险点，企业需要对其进行有效控制。以下是一些常见的风险点：

• 合同签订的合规性：未遵循相关法律法规，可能导致合同无效或可撤销。
• 条款不完备：合同内容不详尽，容易引发后续的争议。
• 执行结果不理想：未能按合同约定的质量和数量交付，影响企业运营。
• 管理程序不规范：缺乏有效的合同管理流程，导致信息不对称。

采购合同审计的实施步骤

采购合同审计是确保合同管理有效性的关键环节，以下是实施采购合同审计的一般步骤：

1. 编制审计计划

审计计划的制定应充分考虑以下因素：

• 不同物资的比重和特点。
• 内部控制环境的重大变化。
• 物资采购的改进空间。
• 采购风险因素的识别。
• 获取采购相关制度规定。

2. 对采购合同进行合规性审查

审计人员应评估合同签署的合法性，确认合同条款的完备性和合法性。同时，检查合同的执行情况，确保其符合约定内容。

3. 评估合同执行效果

通过对合同执行结果的评估，审计人员能够验证采购活动是否达到预期的质量和数量要求，并分析其对企业经济效益的影响。

4. 反馈与改进

审计结束后，应将审计结果反馈给相关部门，并提出合理化建议，帮助企业不断改进采购合同管理的流程和方法。

采购审计与反舞弊

采购领域是舞弊行为的高发区域，企业需要加强对采购审计的重视，以有效防范和处理潜在的舞弊问题。

舞弊的特点与理论

舞弊行为通常具有隐蔽性和计划性，企业需了解舞弊的基本特点和相关理论，如：

• 舞弊三角：即机会、压力和动机三者相互作用导致的舞弊行为。
• GONE理论：强调在采购过程中，如何通过管理和流程控制来减少舞弊机会。

采购审计反舞弊的措施

为有效应对采购舞弊，企业可采取以下措施：

• 死盯“机会”：通过完善内部控制制度，降低舞弊发生的机会。
• 重视“压力”：关注员工的心理状态，及时发现可能导致舞弊的压力源。
• 把准“动机”：通过建立良好的企业文化和激励机制，减少员工舞弊的动机。

总结

采购合同管理是企业采购活动的重要组成部分，通过对采购合同的有效管理和审计，企业能够保障采购活动的合规性，提高经济效益，降低风险。同时，企业还需加强对采购领域舞弊行为的防范，通过完善的审计机制和管理流程，确保采购活动的健康可持续发展。

在未来的采购管理中，企业应持续关注采购合同的管理与审计工作，不断优化流程、提升效率，以应对日益复杂的市场环境和竞争压力，助力企业实现更高的价值增值。