优化采购合同管理提升企业效率与效益

采购合同管理的重要性

在现代企业的经营活动中，采购作为一项核心职能，其管理质量直接影响到企业的整体运营效率和市场竞争力。采购合同管理则是采购活动的重要组成部分，涉及到企业与供应商之间的所有权利与义务的约定。有效的采购合同管理不仅能够帮助企业降低采购成本，还能最大程度地规避采购过程中的法律风险和财务损失。

王悦：《强化采购审计，助力企业增值》

【课程背景】采购是企业经营活动中极为重要的一环，采购工作做不好，意味着公司经营活动的半壁江山出现了问题，因此对采购活动开展定期的监督检查工作是极为必要、也是极为重要的。采购审计工作就是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，以确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。因此，在一定程度上来讲，采购审计对采购工作的合规合法推进至关重要！它不仅可以帮助企业及时发现采购中存在的问题和风险，保护企业的合法权益，还能够提高采购活动的效率和效益，促进企业的可持续发展。本课程的目标就是帮助企业内部审计部门更好的开展采购审计工作，对采购活动的每个重要环节都考虑周全，为企业降本增效，助力企业价值增值！【课程收益】了解采购环节失控的的危害掌握采购审计常用的技巧和工具掌握采购各个环节的风险点掌握采购各环节的审计方法掌握采购舞弊问题的查处方法【课程对象】内部审计部门全员、内控合规部门全员、监察部门全员【课程时间】6小时【课程大纲】一、采购审计的重要性1、采购问题是企业的生死问题2、采购审计是规范采购活动的重要手段3、案例：大疆为何死盯采购部？二、十大采购关键环节及常见风险1、内控机制：健全么？2、采购计划：科学么？3、采购合同：严谨么？4、采购招标：合规么？5、供货商选择：可靠么？6、采购数量：适当么？7、采购价格：合理么？8、采购质量：达标么？9、物资保管：安全么？10、结算付款：严格么？三、两大采购审计模式1、项目管理式审计2、过程参与式审计四、六大采购审计要点1、编制专项采购审计工作计划（1）考虑不同物资的比重和特点（2）考虑内部控制环境的重大变化（3）考虑物资采购的改进空间（4）考虑采购风险因素（5）获取采购相关制度规定（7）熟悉前期物资采购审计工作成果（8）掌握外部信息资料（9）小结：主要审计方法2、对采购计划进行审计（1）采购计划程序（2）采购计划依据（3）采购计划执行（4）采购计划价格（5）采购计划数量（6）采购方式选择（7）小结：主要审计方法3、对招标程序进行审计（1）供方资源管理（2）采购方式（3）投标人审定（4）招标文件管理（5）评标标准确定（6）评标评委选择（7）开标程序（8）评标程序（9）定标程序（10）小结：主要审计方法4、采购合同审计（1）合同签订的合规性（2）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性（3）采购合同的执行结果（4）采购合同的管理程序（5）小结：主要审计方法5、采购价格审计（1）价格标准（2）价格信息系统（3）调价管理机制6、采购计划执行（1）采购方式和供货商改变（2）价格偏差（3）质量检验（4）计量不实（5）票据真伪（6）付款节奏（7）结算合规性（8）小结：主要审计方法五、采购审计与反舞弊1、采购是舞弊行为高发领域2、舞弊的特点和舞弊理论（1）舞弊的特点（2）舞弊理论一：舞弊三角（3）舞弊理论二：GONE3、采购审计反舞弊的“三板斧”（1）死盯“机会”（2）重视“压力”（3）把准“动机”4、案例：供应商与采购人员合谋舞弊案5、采购审计处理舞弊问题的注意事项（1）审计人员反舞弊面临的法律风险（2）审计人员判断是否合法的简单原则（3）审计人员可能面临的其他风险（4）风险预防与控制

王悦 培训咨询

为何采购合同管理至关重要

采购合同管理的重要性体现在多个方面：

• 风险控制：通过明确合同条款，企业可以有效识别和控制因采购活动带来的各种风险，如法律风险、财务风险和市场风险。
• 合规监管：采购合同的规范管理有助于企业遵守相关法律法规，避免因合同不合规而导致的罚款或法律诉讼。
• 成本管理：通过对采购合同的合理管理，企业可以实现价格控制，避免因价格波动而造成的财务损失。
• 绩效评估：采购合同的执行情况可以作为评估供应商绩效的重要依据，从而帮助企业选择最优质的合作伙伴。

采购审计的重要性

在采购合同管理的过程中，采购审计起着不可或缺的作用。采购审计是对企业在采购过程中的各个环节进行全面检查、评估和监管的工作，确保采购活动的合法性、规范性和经济效益。

采购审计的目的与意义

• 发现问题：通过定期审计，企业可以及时发现采购过程中存在的问题和风险，保护企业的合法权益。
• 提高效率：审计能够帮助企业优化采购流程，提高采购活动的效率和效益。
• 合规性检查：确保采购活动遵循相关法律法规，降低合规风险。
• 促进可持续发展：通过有效的审计机制，企业能够更好地实现可持续发展目标，增强市场竞争力。

采购合同的关键环节与风险

在采购合同管理过程中，有多个关键环节需要重点关注，这些环节也伴随着一定的风险：

1. 采购计划

采购计划的科学性直接影响到后续采购的效率。企业需要确保采购计划是基于充分的市场调查和需求分析。

2. 采购合同的严谨性

合同内容的完备性和合法性至关重要，任何模糊不清的条款都可能导致未来的争议。

3. 采购招标的合规性

在进行采购招标时，企业必须遵循相关的法律法规，确保招标过程的透明度和公正性。

4. 供货商选择

供货商的可靠性直接影响到采购质量，企业应通过多种方式对供货商进行评估与筛选。

5. 采购价格的合理性

价格的合理性不仅影响到企业的成本控制，还关系到与供货商的长期合作关系。

6. 采购质量的达标性

采购的物资质量直接关系到企业生产的稳定性，企业应建立严格的质量检验机制。

7. 结算付款的严格性

结算付款环节需遵循合同约定，确保付款过程的合规与透明。

采购审计的模式与方法

有效的采购审计能够帮助企业识别问题，并为改进措施提供依据。采购审计主要可分为两种模式：项目管理式审计和过程参与式审计。

项目管理式审计

该模式侧重于对特定项目的审计，通常在项目启动前进行全面评估，确保项目的各项指标符合预期。

过程参与式审计

在该模式下，审计人员全程参与采购过程，实时监控采购活动，及时发现和解决问题。

采购审计的关键要点

在进行采购审计时，审计人员需要关注以下六大要点：

• 编制专项审计工作计划：需考虑物资特性、内部控制环境、风险因素等。
• 对采购计划进行审计：审计采购计划的程序、依据和执行情况。
• 对招标程序进行审计：确保招标文件管理、评标标准、开标程序等合规。
• 采购合同审计：检查合同签订的合规性及条款的完备性。
• 采购价格审计：审核价格标准及调价管理机制。
• 采购计划执行审计：关注采购方式、价格偏差、质量检验、票据真伪等。

反舞弊与采购审计

采购领域是舞弊行为的高发区域，因此在采购审计中，反舞弊工作显得尤为重要。审计人员需要关注舞弊的特点及相关理论，以便更好地识别潜在风险。

舞弊的特点与理论

• 舞弊的特点：通常包括机会、压力和动机等因素。
• 舞弊三角理论：强调机会、动机和合理化三者的结合。
• GONE理论：提供了一种分析舞弊行为的框架，帮助审计人员识别潜在风险。

反舞弊的“三板斧”

• 死盯“机会”：通过强化内部控制，减少舞弊发生的机会。
• 重视“压力”：评估员工的压力来源，及时干预可能的舞弊行为。
• 把准“动机”：深入了解员工的动机与心理，构建良好的企业文化。

总结

采购合同管理在企业的运营中占据着重要的位置，合理的合同管理与审计能够有效降低风险，提高效率，促进企业的可持续发展。通过强化采购审计的实施，企业可以在激烈的市场竞争中立于不败之地。因此，各企业应加强对采购合同管理和审计工作的重视，确保采购活动的合规性、经济性和有效性。