提升远程协同办公效率的关键策略与技巧

远程协同办公：数字化转型的新机遇与挑战

随着“数字化革命”的不断深入，越来越多的企业意识到，构建一个数字包容性的工作环境已成为当务之急。尤其是在经历了2020年疫情的冲击后，远程协同办公模式的普及成为全球企业的重要选择。在这场数字化转型的浪潮中，如何有效地实施远程协同办公，成为了企业管理者亟需面对的挑战和机遇。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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数字化办公的发展历程

在过去的几年里，数字化办公的概念逐渐深入人心。移动互联网和人工智能技术的迅速发展，使得企业能够以全新的方式进行办公和协同。根据行业调查数据显示，美国在数字化办公方面已经走在全球的前列，其数字化办公设备的普及率高达90%以上，而日韩和西欧国家也达到了80%以上。尽管中国的普及率略低于这些国家（74.6%），但其发展速度却是最快的。

随着疫情的爆发，许多企业不得不迅速转向线上办公，这在一定程度上加速了数字化办公的进程。从线下到线上，企业的转型过程在不知不觉中完成。面对这一巨变，企业如何快速建设一个高效、安全、稳定的数字化办公平台，成为了重中之重。

数字化办公的定义与范围

数字化办公不仅仅是远程办公或无纸化办公的简单叠加，它更关注于通过数字技术的应用，提升企业的整体工作效率和协同能力。数字化办公的范围涉及到信息的实时共享、在线沟通、任务管理、项目协作等多个方面。为了确保数字化办公的有效性，企业需要明确其边界和应用场景，从而制定合适的策略和流程。

传统企业在数字化办公中面临的痛点

尽管数字化办公带来了诸多便利，但传统企业在转型过程中也面临诸多挑战：

• 效率提升的瓶颈：许多企业在转型初期，往往难以打破原有的工作模式和思维定势，导致效率提升受阻。
• 时间成本与物料成本：在数字化转型的过程中，企业需要对现有的工作流程进行全面审视与优化，这可能会涉及到一定的时间和物料成本。
• 会议模式的转变：传统会议往往依赖于面对面的沟通，而在远程办公的情况下，如何有效开展线上会议成为了一个亟待解决的问题。例如，某品牌服务商大会采用了线上与线下结合的方式，取得了良好的效果。

传统企业如何进行数字化办公平台选型

面对数字化办公的机遇与挑战，企业在平台选型时需要从以下几个方面进行考虑：

• 愿景：明确企业的数字化转型愿景，以此作为平台选型的指导方向。
• 现状与差异：对企业当前的办公现状进行深入分析，识别出与理想状态之间的差异。
• 契机与探索：在转型过程中，企业应寻找契机进行探索，尝试不同的数字化工具和方法。
• 选型建议：在选择数字化办公平台时，企业应结合自身需求，选择适合的工具。
• 风险与规避：评估可能面临的风险，并制定相应的规避策略。
• 决策点：及时根据实际情况调整决策，以确保数字化转型的顺利推进。

以某企业的数字化办公平台选型为例，该企业通过综合考虑上述因素，最终选择了一款符合其需求的办公工具，并在实施过程中不断进行优化和调整。

如何建设数字化办公平台

建设数字化办公平台并非一蹴而就，而是需要系统性的规划与实施。以下是建设数字化办公平台的几个关键要点：

• 建设目标：明确数字化办公平台的建设目标，以确保所有参与者达成共识。
• 建设范围：确定数字化办公平台的建设范围，包括涉及的部门、功能模块等。
• 试点方案：在全面推广之前，选择适当的部门或项目进行试点，以便及时发现问题并进行调整。
• 高层服务：高层管理者的支持和参与是数字化办公成功的关键，确保高层管理者积极参与到平台的建设和推广中。
• 活动爆点：通过一些活动吸引员工参与，提高他们对数字化办公平台的认同感和使用积极性。例如，某企业在全员推广当天邀请总裁参与活动，取得了良好的效果。

持续运营的保障机制

数字化办公平台的建设并不是终点，而是一个长期的过程。为了确保平台的持续有效运营，企业需要建立以下保障机制：

• 持续服务：为员工提供持续的技术支持和服务，以便他们在使用过程中能够及时解决问题。
• 扩展应用：在平台运营过程中，鼓励员工提出新的需求和建议，不断扩展平台的应用范围。
• 定期升级：定期对平台进行升级和维护，确保其始终处于最佳状态。
• 持续运营：建立一套完整的运营机制，确保平台的持续稳定运行。

总结

数字化办公的快速发展为企业提供了前所未有的机遇，同时也带来了诸多挑战。企业只有在深入理解数字化办公的背景、痛点以及建设要点的基础上，才能更好地应对这些挑战，抓住机遇。数字化转型的成功不仅依赖于技术的选择，更在于企业管理者的领导力、员工的积极性以及持续的运营保障。通过不断探索和实践，企业将能够在数字化办公的道路上越走越远，实现更高效的协同办公。