提升远程协同办公效率的五大实用技巧

远程协同办公：数字化办公的新时代

随着“数字化革命”的浪潮席卷全球，越来越多的企业意识到，建设一个数字包容性的工作环境已经是当务之急。数字化办公不仅是提高工作效率的工具，更是企业未来发展的战略选择。在这一背景下，远程协同办公逐渐成为企业竞争力的重要组成部分，尤其是在经历了全球疫情的冲击后，企业的数字化转型速度加快，远程办公的模式也随之崭露头角。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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数字化办公的发展历程

数字化办公的概念并不是一蹴而就的。它经历了多个阶段，从最初的电脑办公到如今的智能化、移动化办公，技术的不断进步推动了这一进程。尤其是在过去几年中，移动互联网和人工智能技术的普及，使得数字化办公的应用场景变得越来越丰富。

根据相关行业调查数据显示，美国在数字化办公领域早已走在了前列，普及率已达到90%以上。日韩、西欧等地区也紧随其后，数字化办公的普及率已超过80%。而中国的数字化办公普及率虽然略低于日韩，只有74.6%，但其提升速度却是全球最快。2020年的疫情仿佛为这一进程按下了快进键，促使企业快速转型实现从线下到线上的转变。

什么是数字化办公？

数字化办公不仅仅是远程办公或无纸化办公，它包含了更广泛的范围和边界。数字化办公可以被定义为利用数字技术来提升办公效率、改善工作体验和增强团队协作的一种工作模式。它通过各种数字工具和平台，实现信息的快速流转和沟通，从而提高工作效率。

传统企业的数字化办公：机会与挑战

虽然数字化办公为企业提供了许多机遇，但也带来了不少挑战。首先，企业在提升效率的过程中，往往会遭遇瓶颈。例如，许多企业在推动数字化转型时，发现原有的工作流程和管理模式难以适应新环境，从而影响了整体的运营效率。

• 时间成本和物料成本：数字化办公虽然能够减少纸质材料的使用，但在初期的系统搭建和人员培训上仍需投入大量时间和资源。
• 会议方式的转变：传统企业在进行线上会议时，往往面临技术适应和团队合作的问题。以L集团的品牌服务商大会为例，其采用了线上与线下结合的方式，成功提升了会议效率。

如何选择数字化办公平台

在数字化办公的过程中，选择合适的平台至关重要。企业在进行平台选型时，需要从多个维度进行考量：

• 愿景：明确企业数字化转型的愿景与目标，是选择平台的首要步骤。
• 现状与差异：分析企业当前的运营现状与所需的数字化能力之间的差距。
• 契机与探索：把握市场变化带来的契机，探索适合自身发展的数字化方向。
• 选型建议：在选择平台时，需考虑其功能的全面性和适用性。
• 风险与规避：分析可能出现的风险，并制定相应的规避措施。
• 决策点：在选型过程中，及时反馈与调整，确保决策的有效性。

通过案例教学，例如L集团的嘟嘟选型过程，企业可以深入理解如何在实际操作中进行有效的决策，避免在数字化转型中走入误区。

建设数字化办公平台的步骤

建设数字化办公平台不是一件简单的事情，它需要企业全方位的考虑和规划。以下是建设数字化办公平台的几个要点：

• 建设目标：明确建设数字化办公平台的最终目标，使其与企业的长远发展相一致。
• 建设范围：确定平台建设的具体范围，包括涉及的业务模块和功能。
• 试点方案：在整个企业推行之前，选择部分部门进行试点，积累经验。
• 高层服务：确保企业高层参与到数字化办公的建设中，提供必要的支持与资源。
• 活动爆点：通过一些具有吸引力的活动，比如总裁参加的推广活动，提升全员的参与度和积极性。

以L集团的嘟嘟项目为例，通过全员推广活动的成功实施，企业不仅提升了员工对数字化平台的认同感，也增强了整体的执行力。

制定持续运营的保障机制

数字化办公平台的搭建并不是终点，持续运营的保障机制同样重要。企业需要从以下几个方面来保障平台的长期有效性：

• 持续服务：为用户提供定期的技术支持和咨询服务，确保平台的正常运转。
• 扩展应用：根据企业的发展需求，及时扩展平台的应用功能，满足不同场景的需求。
• 定期升级：随着技术的发展，定期对平台进行升级，保持其先进性和适应性。
• 持续运营：建立一套完整的运营机制，确保数字化办公平台的活力与创新。

结语

远程协同办公的兴起，是数字化办公发展的必然趋势。通过对数字化办公的深入理解与实践，企业不仅能够提升自身的运营效率，还能够在激烈的市场竞争中占据优势。在这一过程中，选择合适的工具、建立有效的工作流程、制定持续的运营机制，都是企业成功实现数字化转型的重要保障。

面对未来，企业应当不断探索和适应新的办公模式，以迎接数字化办公带来的挑战与机遇，推动自身的可持续发展。