远程协同办公：提升团队效率的新趋势

远程协同办公：数字化转型的新机遇与挑战

在“数字化革命”席卷全球的时代背景下，企业的办公模式也在悄然发生着深刻的变革。尤其是2020年疫情的突发，推动了企业快速转向数字化办公，远程协同办公作为数字化转型的重要组成部分，正逐渐成为社会与企业发展的新常态。本文将结合相关培训课程内容，深入探讨远程协同办公的定义、发展历程、机遇与挑战、选型策略以及持续运营的保障机制。

大鹏：《用数字化办公撬动企业的数字化转型》

【课程背景】        “数字化革命”席卷全球，数字化办公成为众多公司的首选，越来越多的企业意识到，是时候建设拥有数字包容性的工作环境了。从现实来看，在过去几年中，随着移动互联网与人工智能技术的普及，数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到90%以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。企业们原本按部就班地进行数字化转型，没想到2020年的疫情，仿佛为这个转型的节奏按下了快进键：从线下到线上、从机房到云上、从面对面到远程，这些在“不得已而为之”的背景下，悄悄地进行着。企业如何快速打造专属、高效、安全、稳定、开放的数字化办公运营平台？信息安全难以保障，企业上云及协同办公中如何保障全链路的基础安全、业务安全和数据安全如何辨识企业的核心能力、定位企业在未来产业价值链中的位置？多业务系统难以融合，企业如何建立信息化顶层设计，打破“信息孤岛”和“数据烟囱”？以上就是我们数字化办公最重要的课题，也是本课程的内容所在。课程突破了很多转型课程只讲理论思想、没有实战经验、缺少工具方法的瓶颈，还原现实商业环境中作者亲自主导的案例，以及案例背后不为人知的客观规律。解决学员在企业数字化办公的过程中面临的“看不清、想不到、做不了”的三大难题，使学员学之解惑，学之能用，带领企业踏上成功的数字化办公升级之路，找到撬动企业数字化转型的支点。【课程收益】了解疫情影响环境下，数字化办公的发展历程了解数字化办公的痛点掌握数字化办公平台选型四个要点和流程掌握数字化办公建设六个要点和流程掌握数字化办公持续运营的四个要点【课程对象】常务副总经理、总裁助理、人力副总、总裁办公室主任、经营管理部总监等中高层管人员【课程时间】1天（3-6小时／天）【课程大纲】一、引言1、疫情来袭，居家办公怎么办？2、数字化办公的发展历史二、什么是数字化办公（定义）？1、数字化办公的定义远程办公？无纸化办公？2、数字化办公的范围和边界三、传统企业的数字化办公有哪些机会与挑战（痛点）？1、效率提升的瓶颈2、时间成本和物料成本3、会议还可以这么开案例：L集团品牌服务商大会（线上+线下）四、传统企业的数字化办公该如何选型？1、愿景2、现状与差异3、契机与探索4、选型建议5、风险与规避6、决策点案例教学：L集团嘟嘟选型经过五、如何建设数字化办公平台？1、建设目标2、建设范围3、试点方案4、高层服务5、活动爆点（总裁参加）案例：L集团嘟嘟全员推广当天活动六、如何制定持续运营的保障机制？1、持续服务2、扩展应用3、定期升级4、持续运营

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一、疫情影响下的数字化办公发展历程

自疫情爆发以来，企业面临着前所未有的挑战，传统的办公模式受到极大冲击。在这种背景下，数字化办公的快速发展为企业提供了新的解决方案。美国作为数字化办公的先行者，其数字化办公设备的普及率已经超过90%。而中国虽然起步稍晚，但却以74.6%的普及率迅速追赶，成为数字化办公提升速度最快的国家。

数字化办公不仅仅是“在线办公”，更是企业工作方式、组织架构、管理流程等多方面的深刻变革。通过引入移动互联网和人工智能等先进技术，企业可以实现信息的高效流通与共享，提升工作效率，降低运营成本。这一转型的过程虽是“不得已而为之”，但却为企业的未来发展开辟了新的方向。

二、数字化办公的定义与范围

数字化办公可以被定义为利用数字技术实现办公环境的智能化、灵活化和高效化。它不仅包括远程办公和无纸化办公，还涵盖了信息的数字化处理、云计算应用、团队协作工具等多个方面。

• 远程办公：员工不再局限于固定的工作场所，可以在家中、咖啡馆等多种环境下进行工作。
• 无纸化办公：通过电子文档的使用，减少纸质文件的产生，推动环保与资源节约。
• 智能协作：利用在线协作工具，提高团队之间的沟通效率，确保信息的即时共享。

数字化办公的范围广泛，从日常的文档处理到复杂的项目管理，都可以通过数字化手段进行优化与提升。

三、传统企业的数字化办公机会与挑战

在数字化转型的过程中，传统企业面临着诸多机遇与挑战。了解这些痛点对于企业制定有效的转型策略至关重要。

1. 效率提升的瓶颈

尽管数字化办公能够提升工作效率，但在实际操作中仍然存在效率提升的瓶颈。例如，传统企业在信息传递上往往存在滞后，导致项目进展缓慢，决策效率低下。

2. 时间成本与物料成本

传统办公模式下，员工需要花费大量时间在会议和文书工作上，这直接提高了企业的时间成本。同时，纸质材料的使用也增加了物料成本。在数字化办公环境中，通过在线工具可以大幅度降低这些成本。

3. 会议的创新模式

在数字化办公背景下，企业的会议形式也发生了变化。以L集团品牌服务商大会为例，线上与线下相结合的模式有效提高了参与度与互动性，充分展现了数字化办公的优势。

四、传统企业的数字化办公选型策略

在进行数字化办公转型时，企业需要明确选型策略，以确保所选平台能够真正满足企业的需求。

• 愿景：明确数字化办公的目标，确保与企业发展战略相一致。
• 现状与差异：分析企业当前的办公现状，识别与理想状态之间的差距。
• 契机与探索：抓住数字化转型的契机，进行探索与试点。
• 选型建议：参考行业最佳实践，选择适合企业自身特点的数字化办公平台。
• 风险与规避：识别潜在风险，制定相应的规避策略。
• 决策点：确保高层领导参与决策，推动数字化办公落地。

通过对L集团嘟嘟选型过程的案例分析，企业可以更清晰地理解选型的重要性与策略。

五、如何建设数字化办公平台

建设数字化办公平台是实现数字化转型的关键步骤。企业需要从多个维度进行规划与实施。

• 建设目标：明确建设数字化办公平台的目标，例如提升工作效率、降低运营成本等。
• 建设范围：确定数字化办公平台的适用范围，包括哪些部门、哪些业务流程等。
• 试点方案：选择特定部门或项目进行试点，积累经验后再进行全面推广。
• 高层服务：确保高层领导参与平台建设，提升员工的重视程度。
• 活动爆点：通过组织活动，例如总裁参与的推广活动，提升员工对数字化办公平台的接受度。

通过以上措施，企业可以有效建设数字化办公平台，提升办公效率与团队协作能力。

六、持续运营的保障机制

数字化办公平台的建设并不是终点，如何制定持续运营的保障机制同样至关重要。

• 持续服务：为员工提供持续的技术支持与服务，确保平台的正常运行。
• 扩展应用：根据企业的发展需求，逐步扩展数字化办公平台的应用范围。
• 定期升级：定期对平台进行升级，确保其技术的先进性与适用性。
• 持续运营：建立评估机制，定期评估数字化办公平台的运行效果，及时调整优化策略。

通过建立有效的保障机制，企业不仅可以实现数字化办公的平稳过渡，还能在竞争中保持领先地位。

结语

远程协同办公作为数字化转型的重要组成部分，为企业带来了前所未有的机遇与挑战。通过明确数字化办公的定义、发展历程、痛点、选型策略、建设方案及持续运营机制，企业能够在数字化转型的浪潮中找到自己的立足之地。未来，随着技术的不断发展与成熟，数字化办公将会更加深入人心，成为推动企业发展的重要引擎。