张剑：“妙笔生花” ——行政公文写作规范与技巧

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课程概要

培训时长 : 2天

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课程分类 : 公文写作

课程编号 : 3700

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行业不限

适用对象

总经理、副总经理、中层干部、基层管理/助理/文秘、新进大学生等

课程介绍

【课程背景】

公文，是企事业单位内部管理及沟通的重要载体和渠道，也是企业形象传播的窗口。然而在企业中我们常常见到的情况包括：文种使用错误、格式五花八门、行文关系混乱、主题不够突出、构思没有亮点、结构逻辑松散、内容辞不达意、篇幅冗长混盹……不仅让人看起来累，更是难以达到写作的目的！这些错误的根本原因主要是由于没有掌握标准、不懂写作方法、缺乏构思技巧、缺乏实战训练所致。

学好公文、用好公文是企业管理者与行政工作者的一项基础技能，优秀的文笔也将给您来带职场快速发展的机会。 “妙笔生花职场觅先机，言简意赅沟通促效率”——本课程将通过朴实的材料、真实的案例、生动的语言、积极的互动让学员全面掌握行政公文写作的规范与技巧，提升公文写作的实战能力，运用后将让人对您刮目相看。

【课程收益】

1、帮助学员认清公文写作在管理中的重要作用，掌握行政公文写作的基本原理及相关规范要求；

2、帮助学员掌握行政用公文的基本要素与结构，掌握公文构思的基本方法，掌握公文主题设计，结构安排与行文的方法，掌握常见行政公文的写作技巧；

3、帮助学员了解优秀公文的特点，避免公文写作中的常见错误，提升行政公文写作的实战技能；

4、全面提升学员的逻辑分析、结构化思维与书面呈现的能力，促进企业工作效率的提升。

【课程对象】

总经理、副总经理、中层干部、基层管理/助理/文秘、新进大学生等

【课程特色】

课堂讲授50%+案例分析20%+小组讨论20%+实操演练10%，突出实战性与实用性

【课程大纲】

第一讲基础篇：公文写作的基础知识

1、公文写作的特点及基本要求

公文写作的意义、目的与任务
行政公文写作的特点
公文文种及常见错误的避免

2、公文的三条基线

底线
活力线
生命线

3、公文的五大要素

主旨
材料
结构
语言
表达

4、公文构思的四项基本原则

结论先行
以上统下
归类分组
逻辑递进

5、公文写作常见错误的避免

格式规范类错误
行文规则类错误
语言表达类错误

【应用工具】金字塔结构、公文的三种格式

【案例分析】公文主旨的表达形式、失效的催款函、某产品经理的动员会讲话稿、某贸易公司的营销方案标题、某市电信公司的一份报告

【小组讨论】哪些文种企业不用？公文如何正确构思与精彩表达？材料、素材、题材的区别与联系？如何收集整理材料？如何提炼公文标题？双标题如何运用？公文当中数字的用法？公文标点符号的要求

【实战演练】公文标题纠错、根据材料拟写公文（提纲）

第二讲构思篇：公文写作的敏捷构思

1、正确设置主题与标题提炼

行政公文标题的常见规范
为目标服务的主题
主题包装构思的TOPS原则
标题提炼的技巧

2、公文内容结构的逻辑呈现

演绎推理与归纳推理的应用
纵向结构的统分与支撑关系
横向结构的三种逻辑关系

3、公文整体撰写的构思方法

自上而下构思法
向上而上构思法
序言导入的结构

4、公文开头与结尾的方法

公文开头的常用形式
公文常见的结尾方法
公文落款与盖章的要求

【应用工具】TOPS原则、SAP原则、演绎推理、归纳推理、MECE原则、SCQA原则

【案例分析】销售经理的动员大会报告、某公司的市场推广方案、某地产公司的楼房推广主题分析

【小组讨论】如何设计或突出公文的新思想、新观点？如何根据环境设定正确的目标？选择哪个主题好？是否更换新设备？如何进行资料与数据分析？某政府决定分析、某咨询项目调研诊断方案分析

【实战演练】个人投资分析报告撰写、分析报告框架构建、标题优化、结尾训练

第三讲实战篇：实用行政公文写作应用技巧

1、决定、决议与写作

决定、决议的区别与联系
决定的审核与写作要点
决议的结构与写作要点

2、通知、通报、通告、公告的写作

通知、通报、通告、公告的区别与联系
通知的文种特性与写作要点
通告的文种特性与写作要点
信息传递类文种的写作“套路”
结论先行——正确拟定标题
正确导入——让人产生阅读兴趣
展开内容——言简意赅，把话说好

3、报告、请示的写作

报告、请示的区别与联系
报告的文种特性与写作要点
请示的文种特性与写作要点
说明说服类文种的写作“套路”
- 明确观点——瞄准目标、抓住人心
- 说明理由——用充分的依据解开读者疑惑
- 逻辑有力——正确的逻辑结构让说服更有力

4、意见、函的写作

意见与函的区别与联系
意见的文种特性与写作要点
函的文种特性与写作要点

5、纪要的写作

会议记录、会议简报、会议纪要的区别与联系
会议记录与会议简报的定法
纪要的文种特性与写作要点

6、总结、汇报、计划的写作技巧

总结、汇报、计划的特点与联系
总结、汇报、计划的结构介绍
总结/汇报类文种的写作“套路”
正确定位——明确写作目标，定位写作思路
成果梳理——关键成果梳理，赢得读者信任
归类排序——让总结/汇报一目了然
总结展望——首尾呼应，呈现工作新高度

【应用工具】三类公文写作的“套路”

【案例分析】企业公文实例分析、常见的公文写作错误分析、扭曲的“意见”、某企业的公函“陷阱”

【小组讨论】该用决议还决定？通知与通报的区别？请示、申请的区别？调查报告与一般报告的写作有哪些区别？会议记录、会议纪要的区别？为什么会感觉总结没什么好写？如何正确撰写意见？意见是参照执行还是遵照执行？给政府主管机关发文该用什么文种

【实战演练】公文纠错、根据材料拟写公文

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• 张剑：“结构思维妙笔生花” ——基于金字塔原理的公文写作: 【课程背景】职场人士在工作中免不了需要上台讲话、汇报工作、拟写公文，以下情况并不鲜见：某同事说：“我就怕上台讲话，也怕写工作总结，真不知道该怎么表达才好……”；某领导说：“我不喜欢与某些下属沟通，要么啰啰嗦嗦不知所云，要么就离题万里不知道他到底想表达什么……” ；某营销人员说： “我写的营销方案给到客户要么泥牛入海没有下文，要么被退回来改了八遍却还说不是他们想要的东东……”如何才能做到重点突出、条理清晰、层次分明、表达准确、言简意赅？麦肯锡国际管理咨询公司的咨询顾问巴巴拉·明托（Barbara Minto）在1973年结合自身的管理实践总结发明了金字塔原理，旨在阐述写作过程的组织原理，提倡按照读者的阅读习惯改善写作与表达效果。金字塔原理目前已成为职场人士商务写作的利器。本课程从公文的标准规范及构思入手，帮助学员掌握金字塔原理在公文写作中的应用，帮助学员掌握公文精准构思、有效表达的技巧，掌握常见文种的结构化写作方法，全面提升学员的公文写作能力。【课程收益】1、帮助学员了解公文写作的基本规范及金字塔原理的特点，掌握运用金字塔结构构思和表达的方法；2、帮助学员掌握金字塔结构的内在逻辑及其应用，使公文表达重点突出、逻辑清晰、层次分明、条理清楚，让听众（或读者）有兴趣、能理解、记得住，提升公文的影响力与号召力；3、帮助学员掌握金字塔结构构建的方法，做到正确领会上级意图，准确把握听众（或读者）的需求，合理组织材料，正确拟制公文；4、帮助学员掌握公文常用文种的金字塔写作技巧，提升学员逻辑分析、结构化思考与书面呈现的能力；5、引导学员欣赏优秀公文，了解公文常见错误的实例，全面提升学员公文写作实践能力，促进企业工作效率的提升。【课程对象】企业各级管理人员、文秘、助理或其他希望提升逻辑思维与公文写作能力的职场人士【课程特色】课堂讲授50%+案例分析20%+小组讨论20%+实操演练10%，突出实战性与实用性【课程大纲】第一讲基础篇：公文写作与金字塔原理1、公文写作的特点及基本要求公文写作的特点公文的类别公文写作的程序公文写作的的三条基线2、公文写作的五大要素主旨材料结构语言表达3、公文写作常见错误的避免格式规范类错误行文规则类错误语言表达类错误4、金字塔原理在公文中的应用结论先行以上统下归类分组逻辑递进【应用工具】金字塔原理、公文的三种格式【案例分析】某收费单位的告知函、某医院的致歉声明、国航杂志的风波、新闻风波中的政府办公室文件、“棘手”的内部邮件、小贺的工作汇报、某市电信公司的规划报告、某金融公司的产品动员报告【小组讨论】哪些文种企业不用？如何规范企业公文的格式？如何向上级汇报工作？公文如何正确构思与精彩表达？如何有效进行内容分类？公文语言如何运用？如何使用公文的专业术语？【实战演练】公文纠错、根据材料拟写公文（提纲）第二讲构思篇：公文金字塔结构的搭建1、公文金字塔构建的两种方法自上而下法自下而上法2、公文写作深度思考的方法纵向金字塔结构的下堆下切法由感性到理性的深度思考法3、基于目标的主题与标题技巧为目标服务的主题主题包装构思的TOPS原则T－有的放矢O－贯穿整体P－掷地有声S－言之有据标题提炼的技巧4、公文主题导入的技巧序言结构的作用序言的四种结构标准式开门见山式突出信心式突出忧虑式【应用工具】ABCD法、场景构思模型、TOPS原则、SPA法则、SCQA模型【案例分析】逆向思维的工作汇报、某公司的销售培训教材、某地产公司的文案标题分析、文明的释义、某地产公司的会议纪要、某服装公司的市场规划报告【小组讨论】如何设计或突出公文的新思想、新观点？如何根据环境设定正确的目标？选择哪个主题好？【实战演练】核心要素的框架分析与提炼、根据主题撰写序言、标题的优化第三讲逻辑篇：公文的逻辑结构与呈现技巧1、公文的两种基本逻辑呈现方式演绎推理——层层递进，超强说服力归纳推理——重点突出，逻辑可视化2、金字塔结构的内在逻辑关系金字塔结构的内部逻辑结构纵向逻辑层次确保观点的正确性上下层级的统分与支撑关系上下结合密不可分横向逻辑顺序确保观点的清晰性时间顺序结构顺序重要性顺序【应用工具】演绎推理、归纳推理【案例分析】语言的力量、某保险公司的说服金句、年度“励志”鸡汤、 “海龟”与“土鳖”的方案分析、某商超的服务培训教材分析、老板与经理的对话、某公司管理制度的分析【小组讨论】演绎推理与归纳推理的联系与区别？如何进行资料与数据分析？该份交通状况调查报告的问题在哪里？【实战演练】指定主题的逻辑推理演练、公文逻辑框架修改第四讲应用篇：结构化的公文写作应用技巧1、通知、通报、通告的写作通知、通报、通告、公告的区别与联系通知、通报、通告的结构与写作要求信息传递类文种的写作“套路”结论先行——正确拟定标题，彰显主题正确导入——明确目的，产生兴趣展开内容——结构分析，逻辑清晰，语言干练2、报告、请示的写作报告、请示的结构报告、请示的联系与区别报告中数字的用法报告的内容结构要求报告写作的要求论述性报告写作的要求分析性报告写作的要求总结/计划性报告写作的要求请示的结构请示写作的要求3、意见与函的写作意见与函的区别与联系函的类型与结构说服/说明类文种的写作“套路”明确观点——瞄准目标、抓住人心说明理由——用充分的依据解开读者疑惑逻辑有力——正确的逻辑结构让说服更有力【应用工具】MECE原则、OTR结构法、关键词说服法【案例分析】公文的常见错误剖析、某公司购买车辆的请示、某商业广场的报批意见、难堪的催款函【小组讨论】请示、申请的区别？调查报告与一般报告的写作有哪些区别？如何提炼总结的材料？如何正确撰写意见？意见是参照执行还是遵照执行？给政府主管机关发文该用什么文种？【实战演练】公文纠错、根据材料拟写公文

• 张剑：“结构化思维” ——逻辑思维与高效表达的技巧: 【课程背景】作为职场人士，在工作中看到一些现象、听到一些观点后，常常需要进行分析判断，据此厘清事物的本质，并找到原因、发现问题，在这个过程中也需要经常性的与人进行书面或口头的沟通、表达。决定他们思考和表达绩效的往往不是他们做了多少，而是他们做的效果和效率如何？这其中决定性的因素就是他们思维和表达的质量。如何才能做到高效的思维与表达呢？一方面思考方向要正确、有价值、有效率，另一方面表达要精准、有说服力、有影响力！要想迅速提升思考与表达的质量，就必须从事物的目标与结构出发，通过结构化的分析与整理，让观点更突出、逻辑更清晰、表达更准确，容易被他人所理解、认可和记住。结构化思维与表达技术已成为当前职场人士的必修课。【课程收益】1、帮助学员了解结构化思维的特点与优势，工作中能够运用结构化思维进行思考、分析和表达，提升思考与表达的效率；2、帮助学员掌握结构化思维的原则与方法，能迅速厘清思路、明确方向，找到问题，理顺逻辑，让观点更突出，结构更清晰，提升思考和决策的价值；3、帮助学员掌握结构化的思维与表达技巧，做到重点突出、层次分明、条理清晰，让表达更准确，总结更全面，说服更有力，结果更高效；4、帮助学员掌握结构化思维在管理中的实践，全面提升学员逻辑分析与结构化表达、呈现的能力，促进工作效率的提高。【课程对象】管理人员、办公室职员，以及其他希望成为高效能人员的职场人士【课程特色】课堂讲授50%+案例分析20%+小组讨论20%+实操演练10%，突出实战性与实用性【课程大纲】第一讲逻辑思维打造职场竞争力1、逻辑思维让工作更高效认识我们的思维什么是逻辑思维？结构思维是职场人士的必备技能2、结构化思维的基本要求结论先行以上统下归类分组逻辑递进3、结构化构思的两种方法自上而下法自下而上法4、结构化思维的三大步骤信息收集与识别逻辑关系梳理与定明确结论与要素【应用工具】金字塔结构【案例分析】常见的思维方式对比、酒店床单的颜色、部门经理的工作汇报、销售总监的动员会讲话【小组讨论】如何与上级沟通汇报？是否更换新设备？如何厘清分析报告的思路？【实战演练】指定主题的结构化分析与表达第二讲结构化思考与表达的逻辑1、结构化表达的两种基本逻辑演绎推理——层层递进，超强说服力归纳推理——重点突出，逻辑可视化2、结构化表达的内在逻辑关系结构化表达的内部逻辑结构纵向逻辑层次确保观点的正确性上下层级的统分与支撑关系上下结合密不可分横向逻辑顺序确保观点的清晰性时间顺序结构顺序重要性顺序【应用工具】演绎推理、归纳推理【案例分析】年度“励志”鸡汤、工作常见问题的思考与处理、“海龟”与“土鳖”的方案分析、某商超的服务话术分析、老板与经理的对话、某公司采购管理制度/图书管理制度结构分析【视频案例】某地产大佬的论坛讲话【小组讨论】演绎推理与归纳推理的联系与区别？如何进行资料与数据分析？如何看待这份政府报告？【实战演练】指定主题的逻辑推理演练、制度文件框架修改第三讲结构化的书面表达与呈现技巧1、基于目标的主题与标题技巧为目标服务的主题酝酿提炼升华主题包装构思的TOPS原则T－有的放矢O－贯穿整体P－掷地有声S－言之有据标题提炼的技巧准确简单利益2、主题导入的技巧序言结构的作用序言的四种结构标准式开门见山式突出信心式突出忧虑式【应用工具】TOPS原则、SPA法则、SCQA模型【案例分析】某公司的销售培训教材、某公司的文案主题分析、港陆关于文明的大讨论、某地产公司的会议纪要、某服装公司的市场规划报告【小组讨论】如何设计或突出公文的新思想、新观点？如何根据环境设定正确的目标？选择哪个主题好？【实战演练】投资经营规划分析与报告框架拟定、根据主题撰写序言、标题设计与修改第四讲结构化思维与高效表达的技巧1、厘清问题是高效表达的基础结构化思考正确界定问题问题的结构分析常见的结构化问题分析方法2、懂得提问是高效表达的基础有效提问的基本方法从提问的结构看提问的有效性引导式提问的应用四种常见的引导式提问方法焦点研讨提问法的应用3、结构化思维在管理沟通中的应用管理沟通中的升维思考常见的四类管理沟通管理沟通的策略分析结构化思维让信息传递更高效信息传递的结构信息传递的目标技巧信息传递的内容技巧信息传递的语言技巧结构化思维让影响说服更有力说服的结构寻找共识的结构化沟通说服技巧沟通说服的逻辑技巧结构化思维让归纳总结更清晰归纳总结的结构归纳总结的基本要求归纳总结的逻辑神器归纳总结的表达技巧【应用工具】引导式提问、ABCD法则、5WHY法、逻辑树分析法、ORID焦点讨论、BIAS反馈、GROW模型、OTR结构【案例分析】某酒店客诉问题的分析与解决、问题原因与责任分析、某企业机器设备问题的解决、优秀管理者的三句话、艰难的催款之路、某足球队的赛后总结、某部门经理的管理例会【小组讨论】无效提问与有效提问的区别？谁的问题？如何选择防护方案？现象背后的事实？如何与客服经理进行绩效沟通？【实战演练】某商场的经营问题沟通会议模拟

• 张剑：基于结构化逻辑的工作汇报技巧: 【课程背景】1955年，美国著名的管理学学者罗伯特·卡茨在《哈佛商业评论》上发表了“高效管理者的三大技能”的文章。他认为，高效的管理者应当具备三种基本技能，即技术性技能、人际性技能和概念性技能，其中概念性技能是指对复杂情况进行抽象分析和概念化总结的技能。工作汇报本质上是报告的一种，包括书面汇报和口头汇报，是职场人士必备的技能之一，在汇报技能提升中常见的问题包括：工作汇报有哪类型？它与工作请示有何区别？工作汇报的基本“套路”有何规律？如何提炼汇报的论点、论据，做到主题新颖、见解独特、观点鲜明、条理清晰？如何安排汇报的内容结构？如何收集和提炼材料？让材料集中和有效的服务于主题？如何让汇报抓住领导（或听众、读者）的需求，做到重点突出、层次分明、有理有据？如何提升汇报的语言吸引力？做到有的放矢、言简意赅、形象生动？如何做到形象汇报，让听众/读者有兴趣、能理解、记得住、记得牢？口头汇报中如何克服紧张情绪、不擅控场、表达的短板，做到游刃有余、句句珠矶？商务汇报中如何让PPT锦上添花？如何快速呈现汇报的亮点和优势？……只有想清楚才能说明白，工作汇报的核心不只是沟通表达技巧，更是结构化逻辑思维的体现，因此，掌握结构化思维，让隐性的思维过程显性化是提升工作汇报能力的关键！本课程从结构化逻辑的应用入手，帮助学员了解工作汇报的规范与基本要求，掌握工作汇报的构思方法，掌握主题设置、标题设计、结构搭建、逻辑运用、语言表达的关键技巧，迅速提升学员结构化思维与书面/口头工作汇报的实战水平。【课程收益】1、帮助学员理解结构化逻辑与工作汇报的关系，了解工作汇报的基本规范和要求，掌握工作汇报的基本方法、技巧，树立结构化思考与表达的理念；2、帮助学员掌握工作汇报的主要形式——报告类文书的属性与特点，准确把握读者/听众的需求，科学组织材料、正确分析信息；3、掌握工作汇报主题设置、结构搭建、逻辑运用、语言表达的关键技巧，提升结构化构思与汇报表达的能力；4、帮助学员掌握结构化思维在工作汇报中的应用，确保工作汇报做到重点突出、逻辑清晰、层次分明、条理清楚，让或读者/听众有兴趣、能理解、记得住；5、全面提升学员的逻辑分析、理性思考以及结构化呈现的能力，提升汇报沟通的效率和影响力。【课程对象】企业管理人员、企划人员、营销策划人员、办公室人员、助理/秘书等【课程特色】课堂讲授50%+案例分析20%+小组讨论20%+实操演练10%，突出实战性与实用性【课程大纲】第一讲工作汇报与结构化表达1、工作汇报的文种属性及表达要求工作汇报的本质是报告报告类文种的结构及写法工作汇报与工作请示的区别论述性工作汇报写作的要求研究分析性汇报写作的要求总结性汇报写作的要求2、结构化逻辑在工作汇报中的应用工作汇报的金字塔结构结论先行以上统下归类分组逻辑递进工作汇报结构化逻辑的要点3、工作汇报的核心要素工作汇报的四大要素主题结构逻辑语言工作汇报的常用套跨入【应用工具】金字塔逻辑结构、MECE原则、OTR总结汇报工具、STAR汇报法【案例分析】某市交通状况的工作汇报、人力资源部的工作汇报分析、某公司的外出学习汇报【小组讨论】是否更换新设备？如何向上级汇报工作？如何有效进行内容分类？【实战演练】文字压缩汇报、STAR汇报演练第二讲工作汇报的整体构思与主题设置1、工作汇报整体构思的两种方法自上而下法自下而上法2、工作汇报结构化构思的三大步骤信息收集与分析识别逻辑关系梳理概括内容得出结论3、工作汇报主题与标题设置的技巧主题设置的TOPS原则标题设计的SPA原则4、引人入胜的SCQA汇报导入法标准式开门见山式突出信心式突出忧虑式【应用工具】TOPS原则、SPA法则、SCQA模型【案例分析】某公司的销售业绩汇报的二种不同视角、某公司企划部的工作汇报【小组讨论】刘经理向老板的汇报存在什么问题？汇报的目标从何而来？如何选择汇报的主题？【实战演练】指定场景的结构化汇报第三讲工作汇报的逻辑呈现与结构层次1、工作汇报的两种基本逻辑呈现方式演绎推理——层层递进，超强说服力归纳推理——重点突出，逻辑可视化2、工作汇报的纵向结构层次自上而下的统分关系自下而上的支撑关系上下结合密不可分3、工作汇报的横向逻辑呈现时间顺序结构顺序重要性顺序【应用工具】演绎推理、归纳推理【案例分析】培训中一些常见的小故事逻辑分析、某猎头顾问的人才推荐汇报、某商超主管的工作汇报【小组讨论】演绎推理与归纳推理的联系与区别？保险培训师的这段话你怎么看？【实战演练】两种逻辑思维在汇报中的转换应用第四讲工作汇报的语言表达技巧1、工作汇报的综合技巧工作汇报的身体语言及要求工作汇报控场的基本要求快速解释性汇报表达的技巧2、工作汇报语言表达的基本技巧观点鲜明，事实准确情感与语体色彩的变化数据翔实，逻辑合理3、商务PPT汇报的形象化演示技巧KISS原则文字、图表、颜色的使用【应用工具】商务PPT的色轮【案例分析】语言的力量、工作汇报中的数字应用【小组讨论】如何快速进行解释性汇报？表格在汇报中应用有哪些注意事项？商务PPT如何用好色彩？【实战演练】指定情景的一分钟汇报

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