计划制定：提升管理效率与团队绩效的关键
在企业管理中，计划制定是一项至关重要的能力，它不仅关乎管理者的个人效率，也直接影响到团队的整体表现和企业的运营效果。然而，许多中层管理者在实际工作中，往往面临多种挑战，例如个人英雄主义、工作布置不明确以及沟通困难等，这些问题都严重制约了计划的有效性和执行力。本文将深入探讨如何通过科学的计划制定来提升管理者的能力与团队绩效。
【课程背景】你属下的中层管理者是不是也有这些问题？所有的事情都喜欢自己亲自抓个人英雄主义，好大喜功不善于、不习惯做计划布置工作不明确总是扮演救火队员布置工作就以为完成了把员工素质不高当借口只关心事情，从不关心人沟通存在严重的困难组织和部门不团结绩效下降，增长乏力无师自通、自学成才浪费了企业大量的资源管理者认识不到企业的管理不足以及自身的不足，意识不到这些不足是迫切需要解决的问题，否则再正确的经营思路、再有效的管理方法都不可能产生实际的经营成效。企业管理水平的提升，首先面临的问题就是企业管理者思维方法和能动性的提升。麻木不仁或者满足于现状的管理者，是不适合当下以及未来的经营管理需求的。元宇宙的时代即将到来，人们的许多思想和行为不断在改变，作为企业最重要的经营资源--精英管理人才的培养，需要企业建立起一个长期、系统、科学、可持续发展的人才培养体系，让每个岗位的管理者和即将走上岗位的准管理者都能做好自我的角色定位、时间管理、高效沟通，以及部门的目标管理、工作执行、员工管理和辅导，是每个管理者应尽的义务，更是打造自身职业竞争力的需要。管理者必须更努力地学习新知识、新方法，必须运用“尊重人性，科学管理”的MTP精神，优化自己和组织的管理，为企业创造出更美好的局面，这是管理者的使命。【课程收益】1、管理者充分了解自身在组织中的四重定位，更好发挥管理者的作用，提高团队绩效水平；2、掌握实用有效的时间管理方法和技巧，提高工作效率；3、提升管理者对目标管理重要性的认识、以及对目标管理理念的理解；4、帮助管理者掌握目标管理的基本流程和框架、清晰目标管理的关键所在；5、指导管理者掌握目标与计划的制订与布置、行动过程的追踪，确保目标和计划的落实；6、帮助管理者掌握目标管理的关键方法和工具，轻松的实现目标的有效性；7、了解沟通的概念，理解高品质管理沟通的重要性；8、训练并掌握与不同维度的高品质管理沟通策技巧和会议沟通技巧；9、掌握有效的激励机制，凝聚员工，释放员工的热情和潜能；10、帮助管理者掌握对员工最经济的激励方法和技巧；11、了解高效团队的特征，深刻认同团队建设的重要性；12、凝聚人心，鼓舞士气，运用高超的领导艺术带领团队高效率、高质量完成工作任务。【课程特色】激情，有趣，注重互动；实战，有效，学之能用；实用，投入，案例精彩【课程对象】副总经理、总裁助理、各职能部门总监/经理/科长、即将晋升的各职能部门总监/经理/科长【课程时间】2天，6小时/天【课程大纲】第一部分：角色认知及时间管理训练管理的概念和目标（工具：职业发展计划表）第一讲：为什么要做好下级的角色认知（案例与学员研讨：客服主管张莉莉的烦恼）一、彻底执行到位1、知道执行的标准2、勇于承担责任3、即时让领导知道进度二、承上启下1、承上启下的2、让领导做好人辅佐是天职明确上级的目标自己可以为上级做什么与上级达成共识第二讲：为什么要做好上级的角色认知（案例与学员研讨：研发部王总的问题？）一、赢得人心了解下属的需求正确引导协助达成愿望育人为先1、成为教练，不是监工2、让培育员工成为习惯建立个人成长计划档案二、聚焦目标1、唯才是用2、扬长避短发现潜质第三讲：为什么要做好同级的角色认知（案例与学员研讨：物流部长樊欣怎么了？）一、协同共赢1、学会换位思考2、要有全局观二、尊重内敛1、保持尊重，2、中调做人目标导向清晰目的第四讲：为什么要做好企业对外的角色认知底线原则不卑不亢了解对方意图低头好见面斗而不破对事不对人留有余地第五讲：时间排序的管理工具（案例与学员研讨：我该做什么？）一、结果第一1、注重效能，锁定目标2、抵抗诱惑，减少浪费3、时间排序的二、要事优先1、确定目标，通过排序列出最重要的事件2、制定时间计划表，坚决执行3、处理工作的合理顺序（工具：要事第一、时间计划表）第六讲：时间回顾的管理工具（案例及学员研讨：谁偷走了我的时间）一、即时记录法随时记录，短期检讨保障真实时间开销记录表柳比歇夫法浪费时间的因素时间分析五自问利用时间的三原则（工具：即时记录法、柳比歇夫法）第七讲：时间分配的管理工具（案例及学员研讨：徐总特别忙的结果）一、WLB3223法1、在工作和生活上投入的时间量分配平衡2、在工作和生活角色中投入程度平衡3、关于生活和工作的满意度平衡4、职场人士每年时间的分配二、四象限法1、列一份计划清单2、绘制矩阵草图3、确定它们的优先顺序及分配计划时间（工具：计划清单、WLB3223法、四象限法）第二部分：计划管理流程的训练第八讲：目标的设定（案例及学员研讨：上级分配的目标太不合理了！）一、找到目标-内外部分析1、五个维度确定目标来源二、目标的科学分解1、由上到下，逐级分解2、影响目标的关键要素3、措施分解，横向关联三、确定目标的SMART原则1、3个量化指标：时量、数量和质量2、SMART原则3、SMART原则的运用（工具：SMART原则、目标分解表）第九讲：工作计划的制定（案例及学员研讨：为什么方经理非常努力，却自身绩效押尾？）一、谨慎大胆的授权1、选定需要委派的工作2、选定能够胜任的人3、工作授权4、检查下属的工作进展5、情况验收与奖惩二、项目计划-明晰路线图1、制订项目工作计划的原则2、WBS工作分解结构3、WBS实施技巧4、ARSCI 责任矩阵5、Gantt Chart 甘特图三、确实落地的计划与行动1、分析现状2、确定达标机会与策略3、可以执行落实的行动计划4、明确可以利用的资源（工具：WBS工作分解、ARSCI责任矩阵、甘特图、行事历）第十讲：过程追踪与调整（案例及学员研讨：差距在哪里？）一、树立里程碑1、周期性节点与流程性节点2、关键行为导航图3、项目里程碑二、达成共识，约定检讨1、双方一起确定计划，签字2、按照约定确定进度三、修正偏差-回归轨迹线1、衡量工作进度及其结果2、发现偏差，找出和分析原因3、对下属的工作进行辅导（工具：结果检核表、流程检核表、T型图）第三部分：管理沟通技巧训练第十一讲：高品质的向上管理沟通技巧（案例与学员研讨：领导为什么不喜欢我？）一、汇报工作-争取上级反思自己1、要有清晰的汇报结构2、汇报“好”工作的4个技巧3、汇报“差”工作的4个技巧二、提出建议-准备周全尊重上级1、不能伤害上司的自尊心2、灵活运用各种类型的建议3、要给上司留有“补充”的机会（工具：3分钟汇报法、15分钟汇报法）第十二讲：高品质的向下管理沟通技巧（案例：他理解了你的意图和目标吗？）一、布置工作-明确传达激发信心1、明确负责人、明确验收标准和要求2、明确完成的时间和进度3、及时了解下属的困难和需求二、批评下属-指明问题找出原因1、要批评也要肯定2、注意批评的场合3、要控制好情绪（工具：下属的目标与计划、结果跟进表、工作改善表） 第十三讲：高品质的平级管理沟通技巧（案例及学员研讨：杨总监与肖总监怎么无法达成共识？）一、寻求支持-欲先取之必先予之1、不要“人到用时方恨少”2、适当分些功劳给对方二、化解冲突-消灭萌芽克己双赢1、化解冲突的4个技巧2、冲突解决的4大方式第十四讲：高品质对众管理沟通技巧（案例及学员研讨：一次悬而未决的会议）会议前的重点沟通了解影响结果的关键人员寻找可以影响关键人员的因素关键人员会议前的单独沟通会议的准备和实施会议主题的确定会议主题内容的准备会议主控人及会议的实施会议的结果评估确定关键人的会后态度分析成功或失败的原因确定下次会议要求关注的问题点 （工具：会议主题确定表、会议前沟通记录、会议记录、会议评估表）
一、计划制定的重要性
计划制定是管理活动的核心，它为管理者提供了明确的方向和框架。在现代企业中，面对复杂多变的市场环境和内部挑战，管理者必须具备高效的计划制定能力，以确保资源的合理配置和目标的有效达成。
- 目标明确性：一个清晰的计划能够帮助管理者设定明确的目标，使团队成员在工作中有的放矢。
- 资源优化配置：通过合理的计划，管理者能够更有效地分配资源，避免资源浪费。
- 提高执行力：有效的计划能够激励团队成员，提升工作积极性和执行力。
- 风险管理：在计划中考虑潜在风险，并制定相应的应对措施，可以有效降低不确定性带来的影响。
二、面临的挑战与问题
尽管计划制定的重要性不言而喻，但许多管理者在实际操作中仍然会遇到各种各样的问题。以下是一些常见的挑战：
- 个人英雄主义：一些管理者倾向于依赖个人能力处理所有事务，缺乏系统的计划和团队协作。
- 工作布置不明确：管理者在分配任务时没有清晰的标准和要求，导致团队成员在执行过程中产生混乱。
- 沟通困难：缺乏有效的沟通机制，管理者与下属之间的信息传递不畅，影响工作效率。
- 绩效下降：在缺乏科学计划的情况下，团队整体绩效往往会受到负面影响，企业增长乏力。
三、提升管理者的计划制定能力
为了克服上述挑战，管理者需要从多个方面提升自身的计划制定能力。以下是一些具体的方法和技巧：
1. 明确角色定位
管理者必须清晰理解自身在组织中的角色定位，包括上下级关系、同级协作及对外沟通。通过角色认知，管理者能够更好地发挥自身的作用，提高团队的绩效水平。
2. 时间管理技巧
高效的时间管理是成功计划制定的基础。管理者应掌握一些实用的时间管理工具，例如：
- 四象限法：将任务分为重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要，优先处理重要的任务。
- WLB3223法：分析工作与生活时间的投入，确保两者之间的平衡。
- 即时记录法：随时记录时间使用情况，定期进行回顾和分析，发现时间浪费的问题。
3. 目标管理的重要性
在制定计划时，管理者需要充分认识到目标管理的重要性。通过设定SMART原则的目标（具体、可测量、可达成、相关性、时限性），管理者能够确保团队在执行过程中始终保持清晰的方向。
4. 制定科学的工作计划
一个有效的工作计划应包含以下几个要素：
- 工作分解结构：将大的项目分解为可管理的小任务，明确各个任务的责任人和完成时间。
- 责任矩阵：使用ARSCI责任矩阵，明确每个团队成员在项目中的角色和责任。
- 甘特图：通过甘特图展示项目的时间线，帮助团队成员直观了解项目进度。
5. 过程追踪与调整
计划制定并不是一成不变的，管理者需要定期对计划的执行情况进行追踪和调整。通过设立里程碑，管理者能够及时发现问题，并进行必要的修正，以确保目标的实现。
四、提升沟通能力
高效的沟通是计划成功实施的关键。管理者需要掌握以下沟通技巧：
- 向上管理沟通：在向上级汇报时，需有清晰的结构和逻辑，提供必要的数据支持。
- 向下管理沟通：在布置工作时，需明确任务的责任人、标准和时间要求，及时了解下属的困难和需求。
- 平级管理沟通：在与同级沟通时，需学会换位思考，寻求共赢。
五、激励机制的设计
为确保计划的顺利实施，管理者还需要建立有效的激励机制。通过合理的激励措施，能够提升员工的工作热情和积极性，从而推动团队整体绩效的提升。管理者应关注以下几点：
- 物质激励与精神激励相结合：除了物质奖励，精神层面的激励同样重要，管理者应关注员工的职业发展和个人成长。
- 及时反馈：在员工完成任务后，及时给予反馈和认可，增强员工对工作的信心。
- 创建良好的工作氛围：营造开放、信任的工作环境，鼓励团队成员积极交流和沟通。
六、总结与展望
计划制定是企业管理中不可或缺的一部分，它直接关系到管理者的个人能力和团队的整体绩效。通过提升计划制定能力、加强沟通、建立激励机制，管理者能够有效应对当前企业面临的挑战，推动企业朝着更高效、更具竞争力的方向发展。随着元宇宙时代的到来，企业管理者需要不断学习新知识、新方法，以适应未来的经营管理需求，创造出更美好的企业局面。
通过本文的探讨，希望能为管理者在计划制定的实践中提供一些有益的思路和方法，帮助他们更好地实现目标、管理团队，从而提升整体的管理水平和企业绩效。
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董洪斌
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