赵成国：基于有效时间利用的工作管理七大法则

课程时间：2天，6小时/天

课程对象：企业全体员工及有志于提高时间有效利用的有志之士

课程背景：

大多数的员工在工作中效率不高，归纳的原因主要是时间没有有效利用，工作能力不足所致......这些原因都是表象，实际背后的原因是每个人的性格及行为模式所决定。行为模式导致拖延，不能计划和合理安排工作，使得工作效率低下;或者工作效能低下所致。

因此，通过认知自我的性格特质，扬长避短，合理利用性格优劣势，掌握工作管理的基本成为提高工作效率的必然途径，本课程即在认知性格特质的情况下，根据性格特质发挥自己的工作优势潜能。

课程目的：

● 认知自己性格特质及行为模式的优点与缺点;

● 了解影响工作效率的根本原因，掌握时间管理的基本原则和方法;

● 学会工作管理的七大法则，掌握提高工作效率的原则与方法，并结合实际工作将方法应用于工作实践。

课程时间：2天，6小时/天

课程对象：企业全体员工及有志于提高时间有效利用的有志之士

课程大纲

第一讲：自省法则——分析时间的使用方式

一、认识时间管理

1. 认识时间管理的重要性

2. 未被意识到的6种时间浪费

3. 规避时间管理不善的问题

二、扫除时间管理的心理障碍

1. 用自尊心强化时间意识

2. 让拖延得到有效控制

3. 决策时不再犹豫

三、追踪时间使用状况

1. 用列表作为工具

2. 列一份时间开销清单

3. 诊断自己的时间管理能力

四、出色的自我时间规划

1. 5步完成个人时间规划

2. 个人时间规划的6种方法

3. 基于个人性格的时间管理

五、用好情绪提升时间利用率

1. 别让坏情绪损耗你的时间

2. 时刻保持良好的心情

3. 提高时间效率的7项练习

第二讲： 目标法则——用SMART标准提高效率

一、目标明确，行动才有效

1. 让目标明确的5W1H法

2. 用目标展开图确定目标与责任

3. 目标管理卡会让目标更规范

二、目标管控，量化要到位

1. 目标可衡量的3个关键指标

2. 数字化让目标易于被衡量

3. 目标无法量化时也要可判定

三、目标可实现才有执行力

1. 让总目标大树分出小枝杈

2. 用阶段性区分法实施目标

3. 目标清晰，能力也要到位

四、大小目标之间紧密相连

1. 保持目标体系的整体相关性

2. 将个人目标与企业目标合二为一

3. 让长短期目标紧密结合

五、以确切的时间点管控进度

1. 给出任务完成的最后期限

2. 全程监控目标执行的进度

3. 反应要敏捷，行动要快速

第三讲： 方圆法则——一切按规则做事

一、未雨绸缪的计划控制

1. 制定高可行性的计划

2. 设置计划的关键控制点

3. 3种有效的计划工具

二、无规则，不成方圆

1. 一时只做一件事

2. 做了就一定要做完

3. 工作中要有节奏感

三、用纪律保证工作的按时完成

1. 培养员工的纪律性

2. 消灭偶发的懈怠之心

3. 没做到时的“惩罚”

四、好习惯利于时间的控制

1. 保持良好的肢体语言

2. 让精力更集中

3. 今日事，今日毕

五、将隐藏的时间充入计划

1. 善用空档时间

2. 创造时间区

3. 逆势操作换来时间

第四讲： 四象限法则——在正确的时间做正确的事

一、分清工作的紧急、重要度

1. 分清工作的轻重缓急

2. 划分优先事项与滞后事项

3. 给任务贴上“ABCDE” 标签

二、设定不同等级的优先权

1. 3步建立工作优先权

2. 用5个问题设定优先级别

3. 设立个人优先级

三、选择工作处理的最佳时机

1. 迅速落实优先级较高的工作

2. 顺便完成举手之劳的工作

3. 选择一种能产生效率的拖延

四、“做正确的事”与“正确地做事”

1. 看清正确的事

2. 让时间投资收益最大化

3. 花时间思考正确做事的方法

五、以结果为导向控制时间

1. 分析目前的操作能力

2. 实施高效的专案管理

3. 一次到位工作法：严格按计划落实

第五讲： 精简法则——优化工作流程和细节

一、事前预想最佳的做事流程

1. 用SWOT分析法明确流程作业时间

2. 掌控作业流程中的关键点

3. 流程优化也需要发挥创造力

二、化繁为简地优化流程

1. 去除流程中的冗余环节

2. 合并可简化的环节

3. 为不合理的环节重新排序

三、推倒重来也是流程优化

1. 5why法诊断不当环节

2. 重新设计流程的3个步骤

3. 让新流程运作更协调

四、让工作环境更加简洁有序

1. 合理布置办公空间

2. 整理和清理新旧文档

3. 善用6种整理小工具

五、善用网络提高工作效率

1. 巧用电子邮件为办公助力

2. 用网络简化日程管理

3. 最快速找到所需的资料

第六讲： 韵律法则——让每一分钟都有价值

一、全力保持工作韵律

1. 确认自己的工作韵律

2. 让工作韵律更和谐

3. 保持工作韵律的4种方法

三、快速处理电话干扰

1. 快速处理电话干扰的两大策略

2. 高效接听工作来电

3. 巧妙拒绝私人电话和推销电话

三、化繁为简分配任务更有效率

1. 任务分配前的“三清楚”

2. 委派任务时的5个要点

3. 任务委派后不忘跟进

四、听好任务少干扰

1. 只有这样听才不会错

2. 任务只需一次确认

3. 分内、分外，事都关己

五、沟通中的防干扰和抗干扰

1. 选择时机，不要贸然沟通

2. 掌握沟通对象的工作韵律

3. 机智应对突然来访者

第七讲： 80/20法则——把时间用于少数重要的事

一、把时间留给最重要的事

1. 80%的业绩来自20%的任务

2. 衡量工作任务的价值

3. 为20%的重要任务留出时间

二、专注于最重要的事

1. 挣脱日常琐事的束缚

2. 对重要的事投入兴趣

3. 提醒自己的专注力

三、为最重要的事创造时间

1. 消减时间的过度损耗

2. 压缩一般性事务的处理时间

3. 用适宜的投资创造出时间

四、减少多余责任的时间消耗

1. 统计自己的责任清单

2. 去掉不重要的责任

3. 学会对任何人说“不”

五、在高效的时间段做重要的事

1. 探寻最高效的时间段

2. 灵活分解时间段

3. 合理组合时间段