AI工具应用:快速提升办公效率的实战技巧

2025-03-16 04:58:03
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办公效率提升培训

企业在AI时代的挑战与机遇

随着人工智能技术的迅速发展,企业面临着前所未有的挑战与机遇。传统的工作流程与方法正在被更高效、智能的方式所取代。在这一背景下,企业管理者和员工必须掌握AI工具,才能在竞争日益激烈的市场中立于不败之地。然而,许多企业在这一转变过程中却遇到了诸多困难,包括缺乏对AI技术的理解、有效工具的选择,以及如何将这些工具合理应用于日常工作中。

【课程背景】 AI发展那么快,到底怎么学? AI工具那么多,到底学什么? 对于日常办公来说,怎样用AI工具提升效率? AI工具不怎么好使啊,写出来的东西没啥用啊? 当前,人工智能正迅速成为推动企业效率革命的关键力量。AI技术的广泛应用正在深刻地改变传统的办公方式,从自动化日常任务到提供决策支持,AI正助力企业实现更高效、智能的工作环境。本课程旨在帮助企业管理者和员工掌握AI技术在办公场景下的应用,从而提高工作效率、优化工作流程、增强决策能力,并最终推动企业的整体竞争力。 通过本课程,学员将学习到如何运用AI技术解决实际办公问题,实现个人工作效能的飞跃,以及如何为企业构建一个更加智能和高效的办公环境。 【课程收益】 Ø 学习当前主流的AI大模型,理解它们在自动化办公任务中的应用,以及如何通过这些模型提升工作效率。 Ø 掌握大模型对话技术,学习其在内容创作和高效数据处理中的应用策略和技巧。 Ø 通过实操学习,能够熟练运用AI工具进行公文写作、PPT制作和分析报告撰写,极大提升办公效率和水平。 【课程特色】 Ø 理论与实践相结合:深入讲解人工智能的基础理论,并结合丰富的实际应用案例,帮助学员全面理解AI技术在企业中的应用。 Ø 实操导向的课程设计:通过一系列动手操作的练习,让学员能够熟练掌握AI工具的使用,确保学习效果的实用性和应用性。 Ø 高度互动的学习环境:引导学员积极参与提问和讨论,创造一个开放和互动的学习氛围,从而提升学习效果和深化理解。 【课程对象】 企业各级管理人员和各级员工 【课程时长】 1天(6小时/天) 【课程大纲】 第一部分:AI综合能力认知及提示词编写 一、生成式AI的发展历程及AI工具介绍 1.生成式AI的发展历程 Ø 技术演变与关键节点 Ø 节点人物介绍 ●Jürgen Schmidhuber ●Geoffrey Hinton(辛顿) ●李飞飞 2.AI工具介绍 Ø 公文写作主打——文心一言 Ø AI搜索主打——秘塔AI搜索 Ø 数据分析及方案撰写主打——豆包 Ø PPT制作主打——WPSAI AIPPT Ø 语音及文字综合处理主打——通义 Ø 图片处理及视频生成处理主打——WHEE 二、AI时代综合能力矩阵 1.五力模型矩阵 Ø AI思维能力 Ø 人机对话能力 ●熟知不同模型特征 ●灵活应用不同提问结构 ●拥有自己擅长的对话套路 ●熟知必要咒语 Ø 工具应用能力 Ø 平台开发能力 Ø 高级开发能力 2.人和AI相处三阶模型 Ø 助手阶段 Ø 帮手阶段 Ø 协作阶段 三、三维高效对话模型 1. 结构化说出你的需求 Ø 角色设定 Ø 场景描述 Ø 结构化需求 实操案例:简单提示词和结构化提示词对比 2.三维高效对话模型 第一维:领导视角——结构化说出你的需求 实操案例:你是福州空港人事部的培训经理,负责公司员工培训-------- 第二维:老板视角——出错了,给方法 实操案例:输出不准确,怎么办? 指出错误,修改提示词 第三维:上帝视角——还是出错,投喂正确方案 实操案例:如果持续出错,需求投喂正确方案 四、建立思维链——让AI隐性思维显性化 1.细节描述法 实操案例:“有点甜”公司推出一款夏季新品产品,要写营销活动的策划方案------ 直接向AI提需求,输出结果是------ 如果我们给AI提供更丰富的细节描述,输出结果是------- 2. 复杂问题分解法 Ø 先来说说分隔符的作用 实操案例:假设「有点甜」公司想要提高其销售效率,这是一个复杂问题。可以将其拆解成几个小问题----- Ø 用结构化提示词来定义一个复杂问题解决专家的角色 Ø 看看AI的输出结果怎么样 Ø 再来一个例子:企业营销策划助手帮助企业制定和优化营销方案 第二部分:AI智能写作方法 一、AI辅助公文写作七步法 1.拆解工作问题(人工) 2.分析处理信息(AI) 3.判断信息质量(AI) 4.明确写作要求(人工) 5.生成文种内容(AI) 6.判断内容质量(人工) 7.精调文本内容(人工) 案例演示:七步法如何操作 二、公文写作提示词的基本写法 1.通用提示词框架 角色+背景+任务+要求 2.角色设定 3.描述背景 4.界定任务 5.明确要求 Ø 指定内容要点 Ø 框定内容结构 l 写作公式 写作公式示例:总结类材料篇章=帽段+主体段(做法)+主体段(问题)+主体段(计划 l 内容模块 对优质的公文进行拆解后,提炼出不同的段落模块 案例演示:公文写作提示词的基本写法 三、AI辅助写作工作汇报 工作汇报:有的放矢效果好 Ø 分析处理工作问题 最重要的是把上级精神搞清楚,明确汇报重点 Ø 套用公式生成内容 写作公式示例:工作汇报=标题+引言段+主要情况部分+存在问题部分+有关建议部分 Ø 判断调整修改内容 对提示词和AI工具的灵活运用,会在很大程度上影响AI生成的效果 实操演练:各部分提示词的具体写法 生成一份工作汇报的初稿 四、文案快捷写作PDCA PDCA写作流程 Ø P 问AI拿框架 Ø D 给信息拿方向 Ø C 给框架拿结果 Ø A 给反馈拿优化 第三部分:AI辅助创作PPT 一、WPS AI智能生成PPT 1.文档转换为ppt 实操案例:文档《2023年度工作总结》输出为PPT的操作步骤 2.WPS 智能生成PPT 实操案例:在wpsPPT界面上,在开始菜单中找到“新建幻灯片”按钮,然后选择“从文字大纲导入”---- 二、AI辅助制作PPT工作流 1.明确主题 用AI辅助写标题,有两个方法 一是AI提炼标题共性特征 实操案例:请根据我提供的优秀PPT标题----- 二是AI学习后生成标题 实操案例:让 AI总结提炼方法并进行学习,然后进行PPT标题的撰写 2. 梳理目录 Ø 同字串联法 实操案例:请为以下4个标题分别提炼一个能概括该句的两字词语,并且4个词语的第一个字都是”提“ Ø 拆字串联法 实操案例:把职场精英三项能力拆为T O P开头的英文单词 Ø 类比串联法 实操案例:将职场规则培训三个部分的标题,使用比喻的方式------ Ø 数字串联法 实操案例:将“高效制作工作型PPT“的目录增加一个带数字的两个字前缀词 3. 运用框架 Ø PREP框架 实操案例:用PREP框架向老板汇报,我们的产品应该涨价20%----- 假设你是某大型连锁超市的门店负责人,近期有一场双节活动,你想策划一场“双节促销活动”,请你用 PREP的结构,组织一段汇报话术---- Ø SCQA框架 实操案例:假设你的工作业绩完成得非常好,想通过本次汇报争取授权,请用SCQA 结构组织汇报内容 Ø 5W2H框架 实操案例:你要针对国庆和中秋的双节活动制作策划PPT,请用5W2H的结构梳理PPT的制作逻辑和思路 Ø SCRTV框架 实操案例:你想要说服领导,为公司员工批量购买图书,汇报内容符合 SCRTV 公式 4. 提炼内容 Ø 结构化 实操案例:1.用结构化提示词生成专业的文本结构化提炼专家 2. 对《科技行业人事管理的需求》文档进行提炼 Ø 表格化 实操案例:请对以下文字进行分析,并将其整理成一个表格的形式---- Ø 公式化 实操案例:请将以下这段话总结为一个简明扼要的公式 5. 用好金句 思路一:按照名人搜 思路二:按照主题搜 第四部分:AI制作数据分析报告 一、工具准备 1.工具准备 AI工具:豆包 二、数据分析报告的内容要求 1.合格的数据分析报告的结构 实操案例:你是一个数据分析专家,请为我列举数据分析报告的规范格式包含几个部分 2.让AI帮助生成数据分析报告 3.金字塔式的数据分析报告框架 实操案例:请使用金字塔模型一步一步为我分析数据 三、补充数据分析报告的背景 1.继续向AI提问:了解报告类型 2.还需要了解汇报对象 Ø 汇报对象最关心什么? 四、故事模型 1.故事模型的实质 情节—起伏—结尾 2.观点分析模型:SCQA模型 实操案例: 1.AI使用SCQA模型来改进叙述方式,让它生成一个新的提示词模版 2.假设你需要给老板做销售数据汇报,请你重新生成年度销售报告,其中”优化建议”的描述过程,请按照下面的步骤,一步一步为我分析 3.故事结合图表 如果你的优化建议较多,且亟待解决的问题特别紧迫:PIRSA模型 实操案例:请你按照PIRS模型,为我提供生成“2023年销售曲线”的叙述步骤,并根据叙述步骤,重生生成图表的故事化描述 结课活动:课程实操练习 Ø 回顾课程要点 Ø 学员实操使用AI工具写作工作汇报 Ø 学员分享经验和反馈
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企业痛点分析

当前,企业在实施AI技术时常见的痛点主要包括以下几个方面:

  • 缺乏明确的AI应用方向:许多企业对AI技术的了解仅限于表面,缺乏具体的应用场景与方向,导致投资和人力资源的浪费。
  • 工具选择的困惑:市场上AI工具种类繁多,企业在选择合适的工具时常常感到迷茫,不知从何入手。
  • 应用能力的不足:即便选择了合适的工具,员工的操作能力和对AI技术的理解也直接影响了工具的实际效果。
  • 沟通与协作的障碍:在AI辅助的环境下,团队之间的沟通和协作需求也变得更加复杂,如何有效利用AI增强协作能力是一个亟待解决的问题。

AI技术如何解决企业困境

面对这些痛点,企业需要通过系统的学习与实践,来提升自身的AI应用能力。通过对当前主流AI大模型的学习,企业可以更好地理解其在自动化办公任务中的应用,从而显著提高工作效率。此外,通过掌握AI的对话技术,企业的内容创作和数据处理能力将得到极大增强。

具体而言,企业可以通过以下几个方面来解决当前面临的问题:

  • 系统化的学习路径:企业可以为管理者和员工提供系统化的AI学习课程,帮助他们理解AI技术的基本原理和实际应用。这不仅有助于提升团队的整体素质,也能为企业创造更大的价值。
  • 实用的工具介绍:通过对各类AI工具的介绍和实操演练,企业员工能够更快速地上手各种工具,减少学习成本。这种实用性将直接提升员工的工作效率。
  • 建立高效的沟通机制:AI技术的应用将改变团队之间的沟通和协作方式,企业可以借此机会重塑内部沟通机制,使其更加高效与透明。
  • 数据分析与决策支持:AI工具的应用能够帮助企业快速生成数据分析报告,为决策提供有力支持,提高决策的准确性和时效性。

课程内容的核心价值

通过系统的学习,企业员工将掌握一系列AI工具的使用技巧,这些技巧能够在日常工作中解决实际问题。例如,员工可以学习如何利用AI技术进行公文写作、PPT制作和数据分析报告的撰写等。这些技能不仅能提高工作效率,还能大幅提升工作成果的质量。

具体来说,课程将涵盖以下几个重要方面:

  • AI综合能力认知:员工将深入理解AI技术的发展历程和当前主流工具的应用,通过对AI时代综合能力矩阵的学习,提升自身的AI思维能力和人机对话能力。
  • 智能写作方法:通过学习AI辅助公文写作的七步法,员工将能够高效处理日常文书工作,提升写作质量与效率,为企业节省宝贵的时间与人力成本。
  • PPT创作技巧:员工将学习如何使用AI辅助工具制作高质量的PPT,提升演示效果,使信息传达更加清晰有效。
  • 数据分析报告制作:课程将教会员工如何利用AI工具生成结构合理的数据分析报告,从而提高企业的决策能力和应对市场变化的灵活性。

实践与互动的学习体验

课程特别强调实践与互动,旨在通过丰富的案例和实操练习,让学员们在真实的办公场景中应用所学知识。通过模拟实际工作中的问题,学员能够在互动中深化理解,提升操作能力。这种以实践为导向的学习方式,能够确保学员将所学知识有效转化为实际工作能力。

此外,在课程中,学员也将有机会分享自己的经验与反馈,促进相互学习与交流,提升团队的整体协作能力。这种高度互动的学习环境,不仅能增强学员的学习积极性,也能让他们更好地掌握AI工具的应用技巧。

总结:AI在企业办公中的应用价值

在人工智能技术日益发展的今天,企业必须紧跟时代步伐,积极探索AI技术在办公中的应用。通过系统的学习与实践,企业不仅能够提升员工的AI应用能力,还能在日常工作中实现效率的显著提升。AI技术的应用不仅是应对当前市场竞争的必要手段,更是推动企业持续发展的重要动力。

通过掌握AI工具,企业能够优化工作流程,增强团队的沟通与协作能力,提高决策的科学性和准确性。这些都是企业在AI时代中立足和发展的关键。因此,面对AI技术的广泛应用,企业应当充分认识其重要性,并积极采取措施提升自身的竞争力。

在未来的发展中,企业需要不断探索和创新,利用AI技术为自身的成长注入新的活力,推动企业向更高效、更智能的方向发展。

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