结构化会议培训：提升团队思维与效率的实用工具

高效会议管理：解决企业痛点的有效途径

在现代企业管理中，会议是不可或缺的沟通工具。然而，许多企业在会议过程中面临着效率低下、参与度不足以及思维不够聚焦等诸多挑战。这些问题不仅浪费了时间和资源，还可能影响团队的士气与绩效。因此，如何提升会议的效率，成为了许多中基层管理者亟待解决的痛点。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

会议效率低下的根本原因

会议效率低下的原因多种多样，主要可以归结为以下几个方面：

• 缺乏明确的会议目的：许多会议在未明确目标的情况下召开，导致参会人员无法聚焦于重要议题。
• 参与度不足：部分与会者往往在会议中处于被动状态，缺乏积极参与的动力。
• 结构化流程缺失：无规范的会议流程，使得会议容易偏离主题，讨论内容杂乱无章。
• 缺少有效工具支持：没有适当的工具来辅助会议的进行，使得信息的传达和讨论的深度受到限制。

这些因素不仅导致会议时间的浪费，也影响了团队合作的效果，最终影响了企业的整体绩效。

行业需求与解决方案

随着企业对效率的日益重视，针对会议管理的需求也在不断增长。企业需要一种系统化的方法来提升会议的质量和效率，确保每一次会议都能创造出真正的价值。

在这样的背景下，采用结构化会议的管理理念便显得尤为重要。结构化会议强调会议的规范性和目的性，通过明确的流程和工具来提升会议的效率。它不仅能够帮助团队更好地聚焦于核心问题，还能促进群体思维的碰撞与融合。

结构化会议的核心价值

结构化会议的核心价值在于其系统性与有效性。通过对会议进行结构化管理，企业能够实现以下几个重要目标：

• 提升会议效率：通过明确的议程和流程，确保会议在规定时间内完成，减少不必要的讨论。
• 增强团队协作：结构化会议促进团队成员之间的互动与沟通，提高参与度，增强团队凝聚力。
• 明确问题解决思路：运用工具和方法帮助团队系统地分析问题、寻找解决方案，提升决策的科学性。
• 推动绩效提升：通过有效的会后管理和持续的反馈，确保会议决策得以落实，推动团队和企业的绩效提升。

如何实施结构化会议

实施结构化会议需要遵循一系列的步骤和方法。以下是一些实施建议：

会议准备阶段

会议的成功与否，很大程度上取决于准备工作。在会议准备阶段，需要注意以下几点：

• 明确会议目标：在会议召开前，清晰定义会议的目的和预期成果。
• 设计会议议程：列出会议的主要议题，确保每个议题都能得到充分讨论。
• 准备必要的工具：根据会议内容准备工具和材料，例如活动挂图、数据报告等，以支持会议的顺利进行。

会议进行阶段

会议进行中，需要运用结构化的方法来引导讨论，确保会议的有效性：

• 控制会议进程：在会议中，主持人应引导讨论，确保与会者不偏离主题。
• 促进群体参与：使用适当的工具，如头脑风暴、六顶思考帽等，激发团队成员的创意和参与感。
• 记录关键信息：安排专人记录会议要点和决策，确保信息的准确传递。

会后管理阶段

会议结束后，及时的跟进和反馈同样重要。企业应建立有效的会后管理机制：

• 落实会议决策：确保会议中讨论的决策能够得到有效执行，并设定相应的责任人和时间节点。
• 评估会议效果：定期对会议的效果进行评估，收集与会者的反馈，以便于持续改进。
• 促进团队发展：通过会议提升团队的协作能力，增强团队对目标的共同认知。

可视化工具的应用

在结构化会议中，使用可视化工具如活动挂图法，能够大大提升会议的效率和效果。这种方法通过图示化的方式，将复杂的信息进行简化和整理，使得与会者能够更清晰地理解讨论内容。活动挂图法的应用，不仅能够促进思维的碰撞，还能够帮助团队成员更加主动地参与到讨论中来。

总结

综上所述，结构化会议不仅是解决企业在会议中面临的效率低下、参与度不足等问题的有效途径，更是推动企业整体绩效提升的重要手段。通过明确的目标、规范的流程和有效的工具，企业可以将每一次会议都转化为提升团队协作和决策质量的机会。最终，实现企业在竞争激烈的市场环境中的持续发展与突破。

结构化会议的实施并不是一蹴而就的过程，而是需要企业在实践中不断探索、调整与优化。只有这样，才能真正发挥结构化会议的价值，助力企业在高效管理与团队协作中迈向新的高度。