结构化会议培训：提升团队思维与效率的实用工具

高效会议管理：解决企业痛点的关键

在现代企业管理中，会议已经成为沟通与决策的重要工具。然而，许多企业却常常面临会议效率低下、参与度不足和问题解决不力等困扰。这些痛点不仅影响了团队的协作效率，还可能导致决策失误，进而影响整个公司的运营。因此，如何提升会议的有效性，成为了管理者亟需解决的重要课题。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

会议效率低下的根源分析

许多企业在召开会议时，常常会发现会议内容偏离主题，导致与会人员的参与度和积极性大打折扣。这种现象的原因主要有以下几点：

• 缺乏明确的会议目标：许多会议没有清晰的目的或议程，导致讨论过程漫无目的，无法集中精力解决关键问题。
• 流程不规范：在会议中，缺少规范化的流程和工具，使得讨论往往陷入无效的争论，而不是理性的问题分析。
• 文化缺失：企业内部缺乏鼓励群体参与的文化，导致与会者在会议中不愿意发表意见，讨论氛围冷淡。

解决这些问题，需要从会议的结构化管理入手，提升会议的科学性和有效性。通过对会议本质的深刻理解和应用相应的工具，企业能够有效改善会议流程，提升决策质量。

结构化会议的核心价值

结构化会议是一种通过规范化流程和工具来提升会议效率的方法。它的核心在于将会议的每一个环节进行系统化管理，从问题定义到解决方案的落实，确保每个参与者都能在会议中发挥作用。

结构化会议的价值体现在以下几个方面：

• 提升会议效率：通过明确的会议目的和结构化的流程，减少了时间浪费，提高了会议的效率。
• 促进群体参与：利用特定的工具和方法，鼓励所有与会者积极参与讨论，提升参与度和决策的科学性。
• 系统化问题解决：通过科学的分析工具，帮助团队深入剖析问题根源，制定有效的解决方案。

活动挂图法：可视化会议的有效工具

在结构化会议中，可视化工具的应用至关重要。活动挂图法作为一种有效的会议可视化工具，能够帮助团队更好地理解讨论内容，提升信息传递的准确性。

活动挂图法的优势包括：

• 增强信息共享：通过图形化的方式，参与者能够更直观地理解讨论内容，减少信息传递中的误解。
• 提升讨论效率：在可视化的支持下，团队能够更快速地聚焦问题，促进高效讨论。
• 便于记录与跟踪：活动挂图法使得会议记录更为清晰，后续的跟踪与落实也变得更加方便。

结构化会议的实施步骤

为了有效实施结构化会议，企业可以按照以下步骤进行：

• 明确会议目标：在会议开始前，确保所有与会者了解会议的目的和预期结果。
• 进行问题分析：使用各种分析工具（如鱼骨图、结构树等）来识别和分析当前面临的问题。
• 制定解决方案：通过头脑风暴等方法，集思广益，筛选出可行的解决方案。
• 制订行动计划：根据解决方案，制定详细的行动计划，明确责任与时间节点。
• 评估与反馈：在会议结束后，评估会议效果，并对会议过程进行反馈，以便不断优化。

管理者的角色与技能要求

在结构化会议中，中基层管理者的角色至关重要。他们不仅需要具备组织和引导会议的能力，更需要掌握一系列会议管理技能，以确保会议的顺利进行。

管理者需要具备的技能包括：

• 会议设计能力：能够根据会议主题设计合理的议程，确保讨论有序进行。
• 控制会议氛围：有效引导讨论，确保每位与会者积极参与，创造良好的讨论氛围。
• 评估与反馈能力：能够对会议结果进行评估，通过数据和反馈不断优化会议流程。

总结：结构化会议的实用性与核心价值

在企业日常运营中，会议的有效性直接影响到团队的协作效率和决策质量。通过结构化会议的实施，企业可以有效解决会议中常见的低效率、参与度不足等问题，提升团队的整体表现和执行力。

结构化会议不仅是一种管理工具，更是一种思维方式。它要求团队成员从问题出发，系统化地分析和解决问题，提升团队的创新能力和决策水平。通过运用可视化工具和科学的方法，企业能够在复杂的环境中保持高效运作，进而在竞争中立于不败之地。

因此，面对现代企业的发展挑战，构建高效的会议管理体系是每个管理者应当重视的任务。通过不断优化会议流程，提升团队协作能力，企业将能够更好地应对快速变化的市场环境，实现可持续的发展。