结构化会议培训：提升团队协作与决策效率

提升会议效率：企业管理的关键挑战

在现代企业中，会议是沟通和决策的重要工具。然而，许多企业在会议管理上面临着诸多挑战，如会议效率低下、参与度不足以及思维不同步。这些问题不仅浪费了宝贵的时间和资源，还可能导致决策失误，影响团队的凝聚力和工作效率。因此，如何提升会议的效率，成为了企业管理者亟需解决的重要课题。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

企业会议管理的痛点分析

在许多企业中，会议常常被视为一种必要但耗时的活动。通过调研，可以发现以下几个主要痛点：

• 偏离主题：许多会议在进行过程中，讨论内容常常偏离原定主题，导致会议目标无法实现。
• 效率低下：缺乏有效的会议管理流程，使得会议时间被浪费在无关紧要的讨论上。
• 参与度不足：部分与会人员缺乏参与积极性，导致信息传递不畅，决策的多样性受到限制。
• 缺少规范化的流程：许多企业缺乏对会议流程的规范和管理，导致各类会议形式多样但缺乏实质性效果。

这些痛点不仅影响了企业的运营效率，还可能削弱团队的合作精神和创新能力。因此，寻找一种能够有效提升会议管理效率的解决方案显得尤为重要。

结构化会议：解决企业会议痛点的有效工具

针对上述问题，结构化会议作为一种有效的会议管理方法，逐渐受到企业管理者的关注。结构化会议通过对会议目标、流程和参与方式进行系统化设计，能够有效提升会议的效率和成果。

结构化会议的核心要素

结构化会议的核心在于将复杂的会议过程进行分解和梳理，确保每个环节都有明确的目标和方法。这种方法的关键在于：

• 明确会议目标：在会议前，明确会议的目的和预期成果，确保所有与会人员都能朝着同一方向努力。
• 规范会议流程：通过标准化的流程设计，确保会议按计划进行，避免无效讨论和时间浪费。
• 鼓励群体参与：通过设置明确的角色和任务，鼓励所有与会人员积极参与讨论，提升集体智慧。
• 可视化会议内容：使用可视化工具，如活动挂图法，使讨论内容一目了然，帮助与会者更好地理解和参与。

如何实施结构化会议

实施结构化会议需要一定的方法和工具。以下是一些具体的实施步骤和技巧：

会议前的准备

有效的会议管理始于充分的准备。管理者需要：

• 制定会议议程：根据会议目标，设计详细的会议议程，标明每个环节的时间和讨论内容。
• 选择合适的参与者：确保与会人员具有相关的知识和经验，能够为会议的讨论提供有效的支持。
• 准备必要的工具：如活动挂图法、鱼骨图等工具，帮助与会者更好地分析和解决问题。

会议中的控制与管理

会议进行时，管理者需要保持对会议进程的控制，确保讨论不偏离主题。具体措施包括：

• 运用六顶思考帽：通过不同的思维模式，引导与会者从多角度进行讨论，全面分析问题。
• 角色分工：明确主持人、记录员和与会者的角色，确保每个人的任务清晰，参与到讨论中。
• 实时记录与反馈：及时记录讨论结果和决策，确保信息的透明与共享。

会议后的跟进与评估

会议结束后，管理者需进行有效的跟进和评估，确保会议成果得以落实。这包括：

• 行动计划的制定与实施：根据会议讨论结果，制定具体的行动计划，并明确责任人和时间节点。
• 评估会议效果：通过问卷或反馈会议，评估会议的有效性和参与度，为下一次会议提供改进依据。
• 持续改进：根据评估结果，不断优化会议流程和管理，提升团队整体的会议效率。

核心价值与实用性分析

采用结构化会议的管理方式，能够帮助企业解决多种会议管理的难题，提升整体会议效率。其核心价值体现在以下几个方面：

• 提高决策效率：通过明确会议目标和规范流程，减少无效讨论，提升决策效率。
• 增强团队协作：鼓励所有与会者积极参与，促进团队成员之间的沟通与协作。
• 提升问题解决能力：借助可视化工具和结构化分析方法，帮助团队更有效地识别和解决问题。
• 促进持续发展：通过系统的评估与反馈机制，推动团队和组织的持续改进与发展。

在当今快速变化的商业环境中，企业需要不断提高自身的运营效率和决策能力。结构化会议作为一种有效的会议管理工具，能够帮助企业克服传统会议带来的种种挑战，提升团队的创造力和执行力。随着企业对会议管理重视程度的不断提升，掌握结构化会议的技巧和方法，将为企业的长期发展提供强有力的支持。