结构化会议培训：提升团队协作与会议效率

高效会议管理的必要性与企业痛点

在现代企业中，会议已经成为决策、沟通和协作的重要工具。然而，许多企业却面临着会议效率低下、参与度不足和主题偏离等问题。这些痛点不仅浪费了时间和资源，还可能导致决策失误和团队士气下降。企业需要找到有效的解决方案，以优化会议管理，提高工作效率。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

首先，低效的会议往往源于缺乏结构化的会议流程。许多企业在召开会议时，没有明确的议程和目标，导致与会者在会议中无法集中注意力，无法有效参与讨论。在这种情况下，会议的目的变得模糊，讨论往往围绕着琐碎的细节进行，而非聚焦于核心问题。

其次，很多企业缺乏有效的沟通工具，尤其是在复杂问题的讨论中。传统的讨论方式可能无法充分挖掘团队成员的智慧，导致问题的根源无法被准确界定。结果是，会议并未达到预期效果，反而增加了团队的困惑和不满情绪。

这些问题不仅影响了会议的效率，还可能导致企业整体绩效的下降。因此，企业需要一种系统化、结构化的会议管理方法，以提高会议的有效性和生产力。

解决方案：结构化会议的理念与方法

结构化会议是一种通过规范化、系统化的流程来提高会议效率的管理方法。它的核心在于通过科学的方法来界定问题、分析原因、制定解决方案，从而确保会议的每个环节都能为达成会议目标服务。

结构化会议的本质与特点

结构化会议的本质在于将团队的思维过程进行系统化，减少思维的偏差和盲点。其特点包括：

• 明确的会议目标：每次会议都应有清晰的目的，以引导讨论的方向。
• 规范的流程：通过设定会议的前期准备、会议进行中的控制、以及会后的跟进，确保会议高效进行。
• 高效的工具应用：利用各种思维工具和可视化工具，提高讨论的深度和广度。

通过这些特点，结构化会议能够有效减少会议中的偏离和低效，提升团队的参与感和责任感。

底层架构与问题解决方法

在结构化会议中，问题的分析和解决是核心环节。通过以下步骤，企业可以对会议中的问题进行有效管理：

• 查找与界定问题：采用三点法和六化法等工具，帮助团队明确会议的核心问题。
• 分析问题的根源：使用鱼骨图和结构树，深入剖析问题的成因，确保不遗漏任何关键因素。
• 筛选解决方案：通过头脑风暴和六顶思考帽等工具，鼓励团队成员提出多样化的解决方案。
• 制定行动计划：利用决策矩阵和甘特图，明确每个方案的实施步骤和时间安排。
• 实施与评估：通过实施成效检查表，监控计划的执行情况，确保每个环节都能落实到位。

这种结构化的思维方式不仅能帮助团队高效解决问题，还能在团队内部建立起良好的沟通文化，促进信息的流通与共享。

可视化工具的应用：活动挂图法

在结构化会议中，如何让讨论过程变得更加直观和高效是一个重要的挑战。活动挂图法作为一种可视化工具，能够有效提升会议的参与度和效率。

活动挂图法的特点与应用

活动挂图法的核心在于将讨论内容以图形化的方式展现，使得会议过程更加清晰。它的主要特点包括：

• 直观的视觉效果：通过图示化的方式，帮助团队成员快速理解会议内容，减少误解。
• 增强的参与感：与会者可以通过参与挂图的绘制，增强对讨论内容的理解与记忆。
• 系统化的组织结构：挂图法能够将复杂的讨论内容进行梳理，使得每个环节都能有序展开。

在实际应用中，企业可以通过设计结构化会议的议程，运用活动挂图法进行团体研讨。通过这种方式，团队成员不仅能有效参与讨论，还能共同推动会议目标的实现。

流畅的会议流程与必备技能

会议的顺利进行不仅依赖于结构化的设计，还需要掌握一些必备的会议技能。这些技能包括会议准备、会中控制以及会后管理等。

会议准备的四要素

在会议准备阶段，企业应关注以下四个要素：

• 会议目的：明确本次会议希望达成的具体目标。
• 与会人员：确保相关人员均能参加，提升讨论的全面性。
• 会议时间和地点：合理安排会议的时间和地点，避免因时间冲突影响与会人员。
• 准备工作清单：列出会议所需的材料和工具，确保与会人员在会议前做好充分准备。

会中控制与技能

在会议进行中，控制会议进程至关重要。企业可以运用六顶思考帽的概念，帮助团队从不同角度分析问题，确保讨论不偏离主题。此外，会议的三角色（主持人、与会者、记录员）应明确各自的职责，以保证会议的高效进行。

会后管理的重要性

会后管理同样是结构化会议不可或缺的一部分。企业应重视会议后的执行和反馈，通过持续的跟进和评估，确保会议决策能够落实，并不断提升团队的绩效。这不仅能增强团队成员的成就感，还能促进团队能力的发展。

总结：结构化会议的核心价值与实用性

综上所述，结构化会议为企业提供了一种科学、系统的会议管理方法，能够有效解决会议低效、参与度不足和主题偏离等痛点。通过明确的目标、规范的流程以及高效的工具应用，企业能够大幅提升会议的效率和成果。

此外，活动挂图法等可视化工具的应用，使得会议讨论更加直观和互动，增强了团队成员的参与感。通过流畅的会议流程和必备的会议技能，企业可以在会议中充分挖掘团队的智慧，推动决策的落实。

最终，结构化会议不仅提升了企业的工作效率，还为团队创建了良好的沟通文化，促进了协作与创新。因此，在当今竞争激烈的商业环境中，掌握结构化会议的理念与方法，将是企业提升绩效、实现可持续发展的重要一步。