结构化会议培训：提升团队思维与决策效率

高效会议管理：破解企业沟通障碍的关键

在当今快节奏的商业环境中，高效沟通已成为企业成功的必要条件。然而，许多企业在会议管理上面临着诸多挑战，如会议效率低下、参与度不高以及思维不同步等问题。这些问题不仅影响了决策的质量，也损害了团队士气。为此，企业需要一种系统化的会议管理方法，以提升会议的效果和团队的协作能力。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

会议管理中的痛点与挑战

企业在会议管理中常常遇到以下几个痛点：

• 偏离主题：会议常常在讨论过程中失去焦点，导致重要议题未能充分讨论。
• 低参与度：部分与会者缺乏参与感，导致讨论质量和决策水平低下。
• 缺乏规范化流程：没有明确的会议流程和结构，使得会议变得混乱无序。
• 缺乏有效工具：没有适当的工具来支持问题的分析和解决，限制了思维的广度和深度。

这些问题不仅影响了会议的效率，还可能导致企业在关键时刻做出错误的决策，进而影响整体业务的发展。因此，企业需要一种能够有效应对这些挑战的方法论。

结构化会议管理的必要性

为了解决上述问题，企业需要引入结构化会议的概念。结构化会议强调对会议过程的规范化和系统化管理，通过明确的会议目的、流程和工具，使得会议能够更高效地达成预期目标。具体来说，结构化会议包含以下几个核心要素：

• 明确的会议目的：每次会议都应有清晰的目标，确保与会者明确讨论的主题。
• 规范的会议流程：制定标准化的会议流程，确保会议有序进行。
• 有效的工具支持：使用适当的工具来促进思维的碰撞和问题的解决。
• 持续的跟进与反馈：会后要有明确的行动计划和跟进机制，确保会议的成果能够落地实施。

可视化工具在会议管理中的作用

在结构化会议中，可视化工具的使用是提升会议效率的重要手段。具体来说，活动挂图法作为一种可视化工具，能够帮助团队在会议中更清晰地表达观点，促进信息的共享和交流。通过活动挂图法，团队成员可以将复杂的信息以图形的方式展现，帮助思维的整理和问题的分析。

活动挂图法的优势在于：

• 增强参与感：通过可视化的形式，鼓励团队成员积极参与讨论，提升会议的互动性。
• 提高信息传递效率：图形化的信息展示能够帮助与会者更快速地理解复杂问题。
• 促进思维碰撞：可视化的工具能够激发创新思维，帮助团队在讨论中产生更多的创意。

结构化会议的具体流程与技能

一个成功的结构化会议需要明确的流程和必备的技能。以下是结构化会议的基本流程：

• 会议准备：在会议前，设计会议的四个要素，包括目的、议程、参与者和时间地点。同时，准备好会议所需的工具和材料。
• 会议进行：会议中要控制讨论的方向，确保与会者能够围绕主题展开讨论。使用六顶思考帽等工具来引导思维，确保不同观点的充分表达。
• 会议总结：在会议结束时，进行总结，明确下一步的行动计划，并分配责任人。
• 会后跟进：确保会议决策能够得到落实，定期反馈会议成果，促进团队的持续改进。

通过上述流程和技能，企业可以有效提升会议的质量和效率，确保决策过程的科学性和有效性。

企业如何选择合适的会议管理方法

在选择合适的会议管理方法时，企业需要考虑以下几个方面：

• 企业文化：不同的企业文化对会议的期望和要求有所不同，需选择适合自身文化的管理方法。
• 团队构成：团队的规模和构成会影响会议的类型与形式，需依据实际情况进行选择。
• 会议频率：频繁的会议需要更高效的管理方法，以避免时间的浪费。
• 目标导向：会议的目标明确程度会直接影响到会议的形式和所需工具。

综合考虑这些因素后，企业可以选择最适合自己的会议管理方法，从而提升整体的会议效率和团队协作能力。

课程带来的核心价值与实用性

通过参加一系列关于结构化会议管理的学习，企业能够掌握系统化的会议管理方法，解决当前面临的沟通障碍和效率问题。课程中涉及的可视化工具和流程化的会议管理技能，将为企业提供实用的解决方案，帮助企业在快速变化的市场环境中保持竞争力。

在课程中，参与者将通过实际演练和案例分析，深入理解结构化会议的本质和特点，掌握有效的会议工具和流程。这不仅能提升个人的管理能力，还能增强团队的整体协作能力，促进企业的持续发展。

总之，企业在面对复杂的市场环境时，必须重视会议管理的重要性。通过系统化、结构化的会议管理方法，企业能够有效提升沟通效率和决策质量，从而在竞争中立于不败之地。