结构化会议培训：提升团队协作效率与思维同步

提升会议效率的关键：结构化会议管理

在现代企业中，会议已成为决策和沟通的重要工具。然而，许多企业在会议管理上面临着诸多挑战，导致会议效率低下、参与度不足和决策质量不高等问题。这些问题不仅浪费了时间和资源，也直接影响了团队的绩效和士气。因此，企业亟需探索更有效的会议管理方式，以提升会议的整体效率和效果。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

企业面临的会议管理痛点

在企业的日常运作中，会议的形式多种多样，但其核心目的始终是为了高效沟通和问题解决。然而，许多企业在这一过程中却遭遇了以下几个主要痛点：

• 思维不同步：与会人员在会议中常常存在不同的思维方向，导致讨论偏离主题，影响决策的效率。
• 参与度低下：部分与会者缺乏参与感，导致会议讨论单向进行，无法充分发挥团队的智慧和创意。
• 缺乏结构与规范：许多会议缺乏明确的议程和结构，导致会议过程混乱，时间被不必要的讨论浪费。
• 跟进与执行困难：会议结束后，如何有效跟进决策和行动计划的执行，往往成为企业面临的一大挑战。

行业需求的变化与会议管理的价值

随着企业环境的快速变化，市场竞争日益激烈，企业对高效会议管理的需求也愈发迫切。有效的会议管理不仅能够提升团队的沟通效率，更有助于推动决策的落地和执行。因此，企业需要采用结构化的会议管理方式，以系统化的流程和工具来解决会议中的问题。

在这一背景下，结构化会议管理应运而生。其核心在于通过科学的工具和方法，帮助团队在会议中高效地进行问题分析、决策制定和后续跟进。通过清晰的结构和规范的流程，企业能够更好地应对会议管理中的各种挑战，从而提升整体运营效率。

结构化会议管理的核心内容

结构化会议的管理不仅仅是一种会议形式的改变，更是一种思维方式的转变。通过对会议内容的精细化管理，企业可以在以下几个方面获得显著的效益：

• 明确会议的目的：每次会议都应有明确的议题和目标，确保与会人员聚焦讨论内容，避免无效的时间浪费。
• 运用可视化工具：通过活动挂图法等可视化工具，帮助团队理清思路，提升信息传递的效率，确保每个与会者都能参与到讨论中来。
• 系统化的问题分析：运用多种分析工具，如鱼骨图、结构树等，帮助团队深入挖掘问题根源，制定切实可行的解决方案。
• 规范会议流程：制定标准化的会议流程，确保会议的每个环节都能够高效运作，从准备到执行，再到后续跟进，形成闭环管理。

如何通过结构化会议管理提升企业绩效

结构化会议管理不仅仅是理论上的创新，更是一套实用的操作流程。通过以下几个步骤，企业可以有效提升会议效率，进而提升整体绩效：

• 会议准备：在会议前进行充分的准备，包括制定会议议程、明确与会人员及其角色、准备必要的资料和工具等，确保会议能够顺利进行。
• 控制会议过程：在会议中，运用六顶思考帽等工具，引导与会者从不同的角度进行思考，提升讨论的深度和广度。
• 会后跟进：会议结束后，及时整理会议记录和行动计划，确保每个决策和任务都能够得到有效的执行和跟踪。
• 持续提升：通过对会议效果的评估，不断优化会议流程和工具，提升团队的会议管理能力，增强团队的凝聚力和创造力。

总结：结构化会议管理的核心价值

在当今竞争激烈的商业环境中，企业必须重视会议管理的科学性和系统性。结构化会议管理作为一种创新的思维方式和实践方法，能够有效解决企业在会议中面临的诸多问题，提升会议的效率和效果。

通过明确会议目的、运用可视化工具、系统性的问题分析和规范化的会议流程，企业可以更好地应对市场变化，推动团队协作，提升整体绩效。结构化会议管理不仅仅是提升会议效率的工具，更是推动企业持续发展的重要保障。

因此，企业在进行会议管理时，不妨从结构化会议的理念出发，结合实际情况，制定适合自身的会议管理方案，以实现更高效的沟通与决策，最终推动企业的整体发展。